Чем полезна оптимизация бизнес-процессов для компаний и предприятий

06 июня 2024

В основе бизнес-процесса лежит алгоритм работы внутри компании, который четко распределяет последовательность действий сотрудников, их обязанности, а также ответственность. Хорошо отлаженный алгоритм обеспечивает своевременное выполнение производственных задач, поддерживает репутацию бренда, повышает прибыльность. Если же процессы не отлажены или по какой-то причине получили сбой, слаженная система действий нарушается. Должностные лица сталкиваются с проблемами при решении своих задач, что снижает продуктивность всех производственных звеньев компании. Исправить ситуацию можно, прибегнув к оптимизации бизнес-процессов, т. е. их отладке.

Как следует понимать выражение «оптимизация бизнес-процессов»?

Оптимизация бизнес-процессов

Разберём понятие «бизнес-процесс» на двух примерах – маленькой кофейне и сети кофеен. В первом случае в штате работает не более 2-3 человек, их обязанности просты и понятны: хозяин закупает кофе, бариста его готовит. О том, что зёрна заканчивается, бариста заранее сообщает хозяину, поэтому перебоев никогда не бывает.

Во втором случае звеньев в производственной цепи больше, поскольку тут уже есть:

  • обжарочный цех;
  • отдел маркетинга;
  • скорее всего, курсы подготовки бариста, чтобы поддерживать имидж предприятия.

Кофейное сырьё надо уже не просто купить на оптовом складе, а заказать в большом объёме, возможно даже у производителя, организовать доставку в цех, затем обжарить, потом развести по кофейням. Сбой на любом этапе нарушит работу всей сети.

Если же предприятие крупное, например, фабрика по пошиву одежды или завод, производящий бытовую технику, то всё сложнее. Эффективность работы полностью зависит от своевременной поставки сырья, запчастей, фурнитуры, соблюдения сроков сборки на каждом этапе. Любая заминка приводит к остановке производства.

Тем не менее сбои происходят, поскольку далеко не все процессы можно роботизировать и компьютеризировать. Роль человека остаётся высокой. А значит, нужны инструменты, отлаживающие именно человеческую деятельность. Наиболее эффективный из них – оптимизация производства. Она подразумевает перепроектирование алгоритма, согласованное со стратегией предприятия и имеет цель – улучшение функционирования всех структурных подразделений.

Бизнес-процессы

Оптимизация бизнес-процессов предприятия – это поиск наилучшего пути для его дальнейшего развития. При этом важно не просто устранить возникшие недочёты в работе, а не добавить к ним новые. А это может произойти, если начать менять:

  • слишком резко по принципу «с завтрашнего дня начинаем всё делать по-другому»;
  • всё сразу;
  • не имея чёткой цели, а также поэтапного плана;
  • не владея методикой.

Оптимизация – это процедура поэтапных перемен, вносимых в отдельные звенья, которые проводят по чётко разработанному плану с подведением итогов после каждого этапа. Такой подход поможет коллективу избежать психологического стресса, а руководству восстановить работоспособность предприятия, не растеряв персонал.

Каких эффектов можно добиться от оптимизации бизнес-процессов

Достижения бывают промежуточными и генеральными. К первым относят:

  • улучшение коммуникации между сотрудниками, отделами, производственными подразделениями;
  • сокращение текучки кадров;
  • снижение затрат при выполнении отдельных операций;
  • улучшение логистики;
  • снижение количества брака.

Но все промежуточные цели всегда должны отвечать более глобальным:

  • снижение производственных и административных издержек;
  • увеличение прибыли;
  • повышение конкурентоспособности;
  • увеличение количества клиентов;
  • повышение рентабельности производства;
  • создание новых условий для бизнеса.
Оптимизация

Эффекты зависят от стратегических целей. Если проблемы небольшие, то для их решения достаточно будет отрегулировать недочёты, взяв за основу информацию, поступающую от руководителей нижних уровней. Однако методика «латания дыр» стратегически недальновидна. Оптимизация всегда направлена на отдалённую перспективу, даже когда решаются мелкие локальные проблемы.

Менеджеры крупнейших мировых корпораций, разрабатывая стратегии и методы оптимизации предприятия, во главу угла ставят глобальную стратегическую цель. И только потом приступают к разработке дорожной карты, включающей цели и задачи на ближайшую перспективу. Ниже в таблице приведены примеры такого планирования.

Глобальная стратегическая цельПромежуточная цельЗадачи
Увеличение  прибылиСнижение себестоимости продукции, а также производственных издержекСнижение:
— брака;
— затрат на персонал;
— административных расходов;
— сырьевых затрат
Удовлетворён-ность клиентовповышение точности при обработке заказов, а также скорости их выполненияПовышение:
— скорости рассмотрения заявок и выдачи заказов;
— точности функционирования складов;
— снижение количества жалоб;
— упрощение схемы возврата товара
Повышение качества работы повышение вовлечённости работников, снижение текучести кадров— улучшить систему отбора кадров;
— повысить качество корпоративного обучения;
— упростить процедуру оформления — документов;
— усовершенствовать систему премирования

Разрабатывая стратегию оптимизации, важно точно определить точки роста организации. Глобальные цели (рост конкурентоспособности, повышение рентабельности, увеличение прибыли) – это ответ на вызовы внешней среды. Их решение всегда приводит к развитию фирмы, переходу на более высокий конкурентный уровень, открытию новых возможностей для бизнеса. Задачи, которые ставятся для достижения промежуточных результатов, конкретны и никаких дополнительных ценностей не несут. Но их решение необходимо для достижения результата в комплексе.

Как понять, что время для изменений пришло

Время перемен

Внутренние перемены нужны тогда, когда очевидно, что что-то идёт не так. Например, организация работает, бизнес расширяется, коллектив растет, а прибыль – нет. Почему это происходит?

  1. Качество товаров или услуг снизилось. Это можно понять по росту числа жалоб, негативных отзывов в соцсетях, а также СМИ, увеличению возвратов товаров, уменьшению количества клиентов. Например, в пошивочном цехе из-за низкой квалификации швей и закройщиков качество готовых платьев снизилось. Конструкторский отдел предлагает интересные модели, но шить их по технологии некому.
  2. Нескоординированность действий между отделами. Алгоритм пошива включает моделирование, раскрой, сборку, упаковку, сбыт. Каждая операция выполняется поочередно, как на конвейере. Невозможно начать сборку изделия, если задерживается поступление раскроенных деталей, привезли фурнитуру другого цвета или для другой модели.
  3. Отсутствие распределения обязанностей. Если в цехах распределение обязанностей очевидно, то в управленческих отделах часто работники толком не знают круг своих должностных обязанностей. В результате одни действия дублируются, а другими вещами никто не занимается.
  4. Медленное принятие решений. Этим страдают многие компании: длительная процедура согласований затягивает внедрение проектов на месяцы, в результате ряд хороших начинаний к моменту подготовки всех документов теряет актуальность.

Причинами низкой эффективности работы, требующими немедленных изменений могут быть:

  • отсутствие контроля за выполнением поставленных задач, а также их документированием;
  • дублирование функций отделов, когда разные подразделения в соответствии с должностными обязанностями вынуждены делать одно и то же;
  • нарушение связи между отделами;
  • некорректная постановка задач руководством, при которой подчинённые не понимают, что и как делать;
  • размытость управленческой структуры: нет чёткого понимания, какой отдел кому подчиняется.

Принципы оптимизации

Принципы оптимизации

Чтобы избежать ошибок оптимизаторов-«первопроходцев», надо чётко следовать правилам, которые эти люди наработали за десятилетия практического опыта. Их четыре:

  1. Выявление проблемы. Приступая к модернизации, надо оценить ситуацию «как она есть», т. е. проанализировать и описать процессы, происходящие в организации, определить цифровые параметры, например, сколько времени уходит на раскрой, а сколько на сборку. Это данные, от которых можно оттолкнуться, начиная вводить изменения, а потом оценить результат. Однако не всё можно выразить в цифрах. Например, токсичность климата в коллективе цифрами не опишешь, но нормально работать в таких условиях люди не могут. Такие обстоятельства относятся к неисправимым, их надо полностью ломать и строить что-то новое.
  2. Путь от простого к сложному. Некоторые руководители уверены, что чем быстрее разрушить старое, тем быстрее можно создать что-то новое и эффективное. Это ошибка! Одновременные действия по всем направлениям чреваты упущением многих мелких деталей, а также быстрым исчерпанием ресурсов. При этом разрушения будут хорошо заметны, а достижения – нет. Изменения надо начинать с малых шагов, которых несложно добиться, получить результат и избежать недовольства трудового коллектива. Любые перестроечные действия для персонала большой стресс, поскольку люди неохотно выходят из зоны комфорта, даже если понимают, что время пришло.
  3. Комплексный взгляд. Изменения в одном сегменте предприятия влекут перемены и в других. При этом последние могут оказаться негативными. Чтобы этого не допустить, необходимо просчитывать каждое действие, анализировать возможные последствия. Если есть опасение, что в результате нововведений в других секторах произойдет сбой, то от них лучше отказаться и поискать что-то другое.
  4. Руководствоваться статистикой, а не мнениями. Нарушение устоев вызовет сопротивление коллектива. Проводя модернизацию, надо учитывать мнение работников, но нельзя идти у них на поводу. Необходимо искать способы убеждения сотрудников, повышения их вовлечённости. Эффективнее всего действуют цифры, показывающие, что было, а что стало. 

Методы оптимизации бизнес-процессов 

  1. Инжиниринг – оптимизация внутренних процессов без глобальной перестройки. Инжиниринговые изменения касаются технического переустройства производства и управления. Они включают внедрение инновационных технологий, автоматизацию, совершенствование документооборота, исследование рынка.
  2. Реинжиниринг (BPR) – метод кардинальной перестройки. Применяется в случаях, когда компания оказывается на грани банкротства. Реинжиниринг – процедура болезненная, поскольку предполагает полное разрушение устоявшихся норм, замену их на принципиально новые, начало работы с нуля. Это сложно внедрить руководству и пережить служащим. BPR – метод ресурсозатратный и рискованный, однако в критических ситуациях эффективный.
  3. Метод непрерывного совершенствования. Направлен на повышение удовлетворённости клиента. Руководство постоянно отслеживает мнение клиентов, тесно сотрудничает с персоналом. Менеджеры выслушивают мнения подчинённых, их предложения и на основании этой информации корректируют работу всех подразделений.
  4. Метод бережливого производства. Разработан и внедрён японской автомобильной корпораций Toyota с целью минимизации производственных издержек.
  5. Метод ограничений. Цель аналогична идее бережливого производства – наладить производство с минимально возможным количеством затрат. Для этого ищется ограничитель, позволяющий минимизировать траты, но сохранить высокую работоспособность фирмы, а также обеспечить рост прибыли.

Как проводят оптимизацию

Проведение оптимизации

Схема оптимизации предприятия включает несколько этапов

Постановка цели

Чтобы понять, как улучшить, надо выяснить, что идёт не так. Нельзя ставить абстрактные цели «улучшение ради улучшения», поскольку в этом случае непонятно, что менять, как это делать и как оценивать результат. Конкретизировать цель можно путём постановки последовательных вопросов и поиском точных ответов:

  1. Зачем нужна оптимизация? Чтобы снизить присутствие человеческого фактора.
  2. Зачем его снижать? Чтобы снизить количество ошибок и брака.
  3. Что это даст? Поможет снизить производственные расходы, увеличить производительность.
  4. Для чего нужен рост производительности? Чтобы увеличить прибыль.
  5. На сколько надо увеличить прибыль?

На этом примере видно, как последовательный анализ позволяет точно понять, что и зачем мы делаем. Когда цель ясна, конкретна и сужена, имеет числовое выражение, становится понятным, какими путями её достичь.

Подготовка

Этот этап должен быть разбит на несколько подэтапов:

  1. Создать проектную группу, назначить ответственное лицо. В группу могут входить сотрудники фирмы или приглашённые специалисты, главное, чтобы у всех было достаточно опыта и квалификации для осуществления поставленных задач.
  2. Проанализировать положение вещей. Описать процессы, работу которых планируется улучшить, установить их сильные и слабые стороны, сравнить с показателями конкурентов и определить, что у них получается лучше.
  3. Создать модель, т. е. в теории воспроизвести те изменения, которых хотелось бы достичь.
  4. Определить и отсечь лишние элементы. При планировании могут возникнуть задачи, дублирующие друг друга, их надо установить и удалить. Также для упрощения реализации проекта надо снизить количество согласований.
  5. Выбрать инструменты.

Внедрение изменений

Составление регламента

Для успешной реализации проекта необходимо составить регламент. Изменения должны происходить постепенно, чтобы не вызвать технических и эмоциональных срывов. Но сроки каждого этапа следует устанавливать, иначе проект начнёт пробуксовывать и затянется на неопределенное время.

Каждый шаг, достижение или неудачу надо фиксировать в документах. Это сделает ясной картину текущих событий, проиллюстрирует, что получается, а что нет и почему. 

На этапе внедрения важно опираться на поддержку коллектива. Это можно отнести к самым сложным звеньям. Большинство сотрудников к любым переменам относятся скептически, поскольку это дискомфортно: надо переучиваться, менять привычную схему действий. Однако без поддержки коллектива оптимизировать работу компании не удастся. Коллектив надо готовить к переменам: проводить разъяснительные встречи, мотивировать, советоваться, повышать личную заинтересованность каждого служащего. Люди гораздо легче идут на сотрудничество с руководством, когда видят, что их идеи и предложения выслушивают и внедряют.

Оценка результатов 

Строится на сопоставлении исходных числовых показателей и тех, которых удалось добиться в результате внедрённых изменений. Эффект может выражаться в:

  • сокращении времени от разработки макета модели до её внедрения в производство;
  • увеличении количества клиентов;
  • сокращении производственных расходов в результате снижения брака, возвратов.

Возможные ошибки 

  1. Неправильная или нечётко сформулированная цель. 
  2. Неправильный подход, подразумевающий перемены всего и сразу или по принципу «от большого к малому», в то время, как надо действовать наоборот.
  3. Плохое описание процессов. Поверхностное описание сильных и слабых сторон производства, отсутствие числовых характеристик не позволит понять, что именно надо менять.
  4. Игнорирование внешних факторов. Конкуренты продолжат развиваться, клиенты имеют собственные ожидания, персонал не может работать длительное время в стрессовой обстановке. Если эти и другие внешние факторы не учесть, то эффект от внедрения перемен может оказаться намного ниже, чем ожидалось.
  5. Бездумная автоматизация. Если предприятие работает неэффективно из-за плохо организованной управленческой или производственной структуры, то простая автоматизация ничего не даст. Внедрение технологий должно быть параллельным с всеобъемлющим переустройством, включая обновление подходов к руководству и управлению.
  6. Частичная оптимизация. Т. е. когда переустройство направлено на отдельные звенья цепи, а не на изменение системы в целом. Чтобы было понятнее, можно привести такой пример: если один сотрудник стал работать быстрее, это не значит, что клиенты начнут быстрее получать заказы.
  7. Игнорирование мнения коллектива. Эта ошибка наиболее распространённая. На местах лучше видно, что и как надо менять. Мнение персонала надо использовать. Чем больше сотрудников мотивировано, вовлечено в процесс, тем легче его внедрить.
  8. Внедрение готовых решений. Оптимизацию можно сравнить с лечением пациента. Одного выписанное лекарство вылечивает быстро, на другого не действует вообще. Чтобы оптимизация прошла успешно, дорожная карта нужна своя.
  9. Экономия на специалистах. Не всегда в компании найдётся специалист, способный организовать и взять на себя управление оптимизацией бизнес-процессов. В этом случае лучше не экономить, а пригласить стороннего эксперта. Потери от провала попытки переустройства могут оказаться гораздо выше, чем оплата услуг аутсорсинга.

Советы по оптимизации 

Руководитель и персонал

Они вытекают из наиболее распространённых ошибок её организации:

  1. Не пренебрегайте мнением персонала. Советуйтесь с людьми, разъясняйте важность задуманного, мотивируйте, привлекайте к обсуждениям, демонстрируйте промежуточные достижения.
  2. Разработайте для персонала инструкции, чек-листы, чтобы им было проще ориентироваться и перестраиваться.
  3. Не начинайте революцию без чёткого плана действий, в котором сформулирована цель, поставлены задачи, выбраны подходы, инструменты, проанализировано положение дел.
  4. При составлении бизнес-плана учитывайте влияние внешних факторов.
  5. Не используйте чужие решения, разрабатывайте свои.
  6. Не экономьте на аутсорсе.

Чем может помочь FollowUP

Наша компания на основе искусственного интеллекта разработала удобный сервис – Al-секретаря (программу-секретаря), а теперь адаптирует её под любой тип бизнеса. Al-секретарь:

  • транскрибирует разговоры (переводит из аудиоформата в текстовый);
  • фиксирует договорённости, задачи, сроки и ответственных лиц;
  • рассылает материалы онлайн встречи её участникам.

Интегрировав наш продукт в свой календарь, вы будете получать саммари через 15 минут после окончания каждой встречи, где будут выделены:

  • главные темы переговоров;
  • участники и их роли;
  • предложения;
  • вопросы, на которые пока не найдены ответы.

Точность транскрибации составляет 98%, что гарантирует сохранность всей информации.

Наши адаптированные разработки уже применяются в сфере:

  • образования, помогая записывать лекции с выделением важных моментов;
  • медиа для создания транскрибов и субтитров к видео;
  • рекрутинга, облегчая подбор наиболее перспективных кандидатов;
  • проектирования для записей совещаний и принятых решений;
  • маркетинга для эффективной реализации профильных задач.

Наша компания гарантирует полную конфиденциальность ваших переговоров: транскрибация и саммаризация производятся на наших серверах и хранятся в защищённых базах данных. 

Внедрение искусственного интеллекта в виде Al-секретаря должно стать одним из приоритетных аспектов оптимизации бизнес-процессов вашей компании, поскольку позволит:

  • эффективнее использовать рабочее время персонала;
  • улучшить документирование встреч, конференций, переговоров;
  • упростить согласования, а значит, ускорить принятие решений.

Автоматическое резюме встреч в Zoom / Google Meets / Microsoft Teams

Подробнее