Сделать так. чтобы предприятие работало четко и слаженно – это обеспечить стабильную прибыль, минимизировать затраты. Какие существуют методы оптимизации работы, преобразующие компанию в слаженный механизм? Как не допустить ошибок при налаживании процессов? Об этом наша статья.
Что такое оптимизация рабочего процесса
Оптимизация – это улучшение. В рамках конкретного предприятия – применение тактик, стратегий, улучшающих работу сотрудников, подразделений и компании. Процедура сокращает расходы, ошибки, затраченное время.
В крупных предприятиях часто появляются звенья с малой эффективностью, требующие пересмотра. В итоге, задача состоит в упрощении этих алгоритмов, сокращении цепочек, «крадущих» время, деньги, общую эффективность производства. Можно взяться за дело глобально, но разумнее и дешевле постепенно внедрять изменения.
На чём основана оптимизация и когда она нужна
Инициатива по внедрению изменений может исходить от руководителя всего предприятия, или менеджеров отдельных подразделений. От руководителя исходит инициатива глобальных изменений, от менеджеров более узкие запросы модернизации.
В основе оптимизации лежит желание руководителя сформировать эффективное, менее затратное производство. Здесь важно сформировать стратегию, которая постепенно, безболезненно приведет к улучшению рабочих показателей. Понять, что это необходимо можно по нескольким признакам:
- товары или услуги не качественные, потребители оставляют плохие отзывы, не хотят сотрудничать;
- не налажено взаимодействие между подразделениями, что приводит к обособленности, затормаживает работу;
- задачи распределяются неравномерно между сотрудниками и отделами или не распределяются вовсе;
- решения принимаются недостаточно быстро, рабочий процесс тормозится за счет длинной цепочки утверждения задачи или по другой причине.
Проблемы часто удается решить анализом, планированием, распределением, установлением инструкций. В некоторых случаях могут потребоваться более серьезные вмешательства, наем дополнительных сотрудников, внедрение технологий, сокращение штата и прочее.
Преимущества оптимизации
После оптимизации бизнес лучше конкурирует на рынке. Сокращая время на выполнение необязательных задач компания высвобождает ресурсы, которые может перенаправить на более важные дела. Например повышение узнаваемости бренда, положительный имидж предприятия, улучшение качества.
Следите, чтобы потребитель был удовлетворен продуктом. Это ключевая цель бизнеса. При этом сегодня важно быстро реагировать на изменения, сокращать свое влияние на окружающую среду. Через упрощение производства можно решить следующие проблемы:
- Отношения с потребителем. Компания, которая оперативно реагирует на запросы своих клиентов, умеет работать с возражениями, быстро исправляет свои недочеты, обречена преуспевать.
- «Бутылочное горлышко». Эффект «бутылочного горлышка» возникает там, где процессы затормаживаются. Исключить такие «места», где сливается впустую время, ресурсы, усилия команды также можно за счет упрощения.
- Лишние процедуры. Проанализируйте работы, исключите те алгоритмы, которые не несут практического смысла. Если действие можно удалить без негативного влияния, то оно не является необходимым.
- Увеличение скорости работы. Чем быстрее будет вырабатываться продукт, тем выше будет эффективность бизнеса, его прибыльность. Повышайте скорость производства устраняя эффект «бутылочного горлышка».
- Гибкость производства. Неэффективные рабочие операции тормозят производство. Тогда как оптимизация позволяет предприятию адаптироваться быстро.
- Согласованность. Необходимо, чтобы сотрудники соответствовали единому стандарту качества. Улучшите работу, чтобы алгоритмы были понятны старым и новым сотрудникам.
- Многозадачность. Чем больше компания, чем больше в ней сложных операций, тем больше она нуждается в упрощении. Это необходимо, чтобы несколько операций работали слаженно и одновременно.
- Рабочая культура. Необходимо чтобы все процессы были записаны, так сотрудники будут тратить меньше времени на исправление ошибок, выполнение несуществующих задач.
- Соответствие стандарту. Установление общего стандарта, а также последующее соответствие ему позволяет контролировать внутреннюю политику предприятия, а также отвечать правовым нормам государства.
Текущий анализ
Предварительный анализ позволяет грамотно выстроить стратегию улучшения на предприятии. Предпринимать шаги необходимо последовательно:
- сбор данных через сотрудников, документацию, наблюдение за работой;
- визуализация текущих процессов позволяет понять принципы работы, определить проблемные места;
- определение проблемных зон, где действия затормаживаются, теряют эффективность;
- оцените текущую эффективность выполнения.
Методы оптимизации
Существует несколько способов улучшить ситуацию на производстве. После того, как проведен анализ, можно приступать к действиям по улучшению. Каждый из описанных методов может применяться в зависимости от эффекта, которого необходимо добиться или какие задачи решить:
Принцип бережливого производства Lean
Техника повышения эффективности производства, которая включает в себя определение клиентской ценности, создание предложения без задержек, постоянное внедрение улучшений.
Метод улучшения качества и сокращения цепочек Six Sigma
В который входит:
- понимание проблемы, постановка целей улучшения;
- сбор информации, измерение параметров;
- анализ данных, выявление причин;
- внедрение улучшений для устранения причин;
- системный контроль.
Теория ограничений
В которой главная задача – выявить ограничения, влияющие на работу и устранить их. Это осуществляется за несколько этапов:
- Определение ограничения;
- Эксплуатация с максимальной отдачей;
- Подчинение ограничения через настройку остальных процессов;
- Увеличение пропускной способности через устранение ограничения;
- Повторение цикла на другом ограничении.
Как подготовиться к оптимизации
Самое важное на данном этапе определить, что работает, а что требует улучшения. Используйте все доступные данные для того, чтобы определить компоненты, нуждающиеся в доработке. Для достижения результата необходимо сделать несколько шагов:
- Пересмотр целей. Четкое понимание конечных целей позволяет правильно поставить задачи.
- Текущий анализ. определите, какие звенья провоцируют ошибки, являются неэффективными. Лучше всего спросить мнения тех сотрудников, которые непосредственно имеют с ними дело.
- Установите ограничительные факторы. Что именно мешает вам улучшить работу? На этом этапе важно советоваться с командой.
- Определение «узких» мест. Это те места, где возникают проблемы. Совместно с командой выявите места перегрузок, чтобы разработать стратегию по улучшению ситуации.
Лучшие практики оптимизации
Оптимизировать бизнес необходимо, если предприятие хочет конкурировать и оставаться на рынке долго. Устранить проблемы на пути к улучшениям менеджерам помогает понимание соответствующих практик:
- изучите шаги согласно теории ограничений, с их помощью гораздо легче последовательно влиять на изменения;
- чем больше одновременно выполняемых действий, тем ниже выработка, поэтому работайте над сокращением цепочек;
- определите, для каких именно областей подойдет принцип бережливого производства, применяйте его точечно;
- многозадачность сотрудников приводит к хаосу, если команда сосредоточена на одной задаче, она добьется успеха быстрее и сможет приступить к следующей;
- возьмите за правило регулярно проводить переоценку принципов построения работы, так можно быстрее заметить проблемы и решить их;
- работайте над улучшением постоянно, оптимизация – это цикличный процесс, к которому приходится возвращаться;
- свежий взгляд будет только полезен, не отказывайтесь от новых знакомств и партнерств, это может привнести новые идеи;
- будьте терпеливы, любое изменение требует времени, а спешка может только навредить;
- делегируйте задачи, позвольте другим членам команды принимать важные решения, освободите себя от части задач, чтобы направить энергию на самое важное;
- привлекайте консультантов, если новый проект кажется слишком сложным, далее это сэкономит ресурсы компании;
- планируйте весь процесс, создайте визуальную схему пошаговых изменений, чтобы не упустить ничего важного, сообщите об этом команде;
- визуализируйте предстоящие изменения, используя современные цифровые инструменты, командам будет проще ориентироваться в предстоящих изменениях.
Инструменты для автоматизации
Автоматизация – один из наиболее эффективных способов улучшить работу предприятия. Есть много инструментов, которые в этом помогают. Таким образом можно сократить время на выполнение тех или иных задач, сократить количество ошибок.
Системы управления проектами
Для организации работы в команде на предприятиях используют такие системы как Trello, Asana и Jira. Это средства для распределения задач, сокращения количества ошибок, улучшения общей выработки.
Автоматизация работы
Рутинные повторяющиеся задачи можно сделать автоматическими при помощи инструментов Zapier и Integromat. Настройте процессы, не требующие участия человека.
CRM-системы
Внедрение в работу CRM-систем автоматизируют взаимодействие с клиентами, упрощают управление продажами. Они полезны для налаживания управления и анализа базы данных.
ПО для обмена документами
Общее облачное хранение при помощи вспомогательных систем вроде Google Drive и Dropbox обеспечивают свободное ориентирование в большом количестве бумаг. Такие инструменты открывают быстрый доступ к необходимым бумагам, позволяют совместно использовать их внутри компании.
Частые ошибки
Подход к автоматизации должен быть постепенным, иначе вместо прогресса можно прийти к регрессу. Чтобы не навредить своему бизнесу учитывайте ошибки других:
- Обобщенный подход. Не стоит пытаться поменять сразу все. Лучше разбить процесс на этапы, составить план и придерживаться его.
- Изменение важных действий. Не стоит сразу браться за главное. Лучше всего начать с неосновных принципов, которые не повлияют в случае чего на работу предприятия.
- Некорректное целеполагание. Сразу ставьте правильные цели, иначе это может привести к разрушению стабильно работающих процессов.
- Плохие инструкции. Позаботьтесь, чтобы инструкции для сотрудников были корректны, недопонимание ведет к ошибкам, порой, очень серьезным.
Примеры оптимизации
Оптимизацию рабочих процессов лучше всего выстраивать по принципу визуального схематичного подхода. Простые блок-схемы, содержащие информацию о каждом действии, отличный инструмент сохранения данных. Создайте собственные схемы или используйте готовые из интернета, чтобы визуализировать и записать цепочки:
- управления проектами;
- производства;
- контент-маркетинга;
- приема клиентов;
- обучения новых сотрудников;
- управления изменениями;
- управления поставок.
Рекомендации по оптимизации
Эксперты дали несколько советов:
- изменения должны быть ориентированы на удовлетворение клиентов;
- расходуйте рабочее время эффективно;
- не проводите рабочие встречи и совещания без надобности;
- визуализируйте все шаги и этапы, чтобы не упустить важное;
- включайте в обсуждение изменений всех членов команды, советуйтесь;
- автоматизируйте задачи.
Часто задаваемые вопросы
Далее мы собрали ответы на частые вопросы.
Инструменты для цифровизации
Инструменты нужно выбирать основываясь на запросах бизнеса. Попробовать варианты и выбрать лучший – нормальная практика.
Частота пересмотра и обновления планов
Регулярность – путь к позитивному обновлению без ошибок. Как минимум ежеквартально следует проводить пересмотр, чтобы внести корректировки, вовремя заметить негативные изменения.
Какие факторы важно учитывать при анализе?
Самое важное в этом вопросе – учет времени на выполнение рабочих задач, затраты ресурсов, степени довольства клиентов и персонала.
Как мотивировать команду на улучшение?
Мотивация команды важна на пути к улучшению. Поощряйте сотрудников за своевременно или ускоренно выполненную работу, проявленную инициативу, самостоятельное внедрение инноваций в работу. Наладьте коммуникацию, всегда находитесь в контакте с подчиненными, дайте им почувствовать, что вы одна команда.
Как измерить эффективность внедренных изменений?
Цифровая оптимизация позволила упростить измерение эффективности внедренных изменений. Сейчас существуют инструменты, которые помогают измерить KPI. Это упрощает сравнение для подведения итогов проделанной работы.
Какие методы существуют для предотвращения выгорания?
Проблема профвыгорания актуальна в тех коллективах, где нет благоприятной рабочей атмосферы, не соблюден баланс между работой и отдыхом. Исключите эти проблемы. Не лишним будет создать возможность получить психологическую поддержку.
Как правильно установить систему KPI для оценки работы команды?
Внедрение системы KPI для оценки работы потребует определения ключевых целей и задач, установки измеряемых показателей. Следующим шагом, разработайте методику подсчета и оценки результатов, установите четкие критерии оценки эффективности работы команды.
Как помогает ПО?
Современное ПО разработано для упрощения процессов. Можно упростить вопросы обмена документами, постановки рабочих задач, коммуникации между подразделениями и прочего. Это сокращает потребность в ручном труде, экономит время, высвобождает дополнительные ресурсы.
Как выбрать ПО?
Программное обеспечение, разработанное для оптимизации работы, направлено на упрощение процессов. Это касается производства, оборота документов, коммуникации. Пробуйте различные инструменты, чтобы внедрить те, которые максимально отвечают запросам компании.
