Проект – это предприятие, направленное на создание некоего продукта. Каждый ограничен по времени и ресурсам, которые надо использовать с максимальной эффестивостью. Планирование проектов как раз и решает эту задачу. Это стартовая стадия любого начинания, на которой менеджер определяет общие цели, формирует команду, распределяет задания, решает вопросы с привлечением ресурсов, продумывает и оценивает возможные риски.
Что такое план проекта?
План проекта – это пошаговое описание его реализации. Он включает обозначение цели, перечень задач, которые надо решить для её достижения, а также описание организационных моментов:
- рабочий график с указанием сроков и промежуточных контрольных точек;
- бюджет;
- потребность в нефинансовых ресурсах, например, трудовых, технических, сырьевых;
- методы достижения промежуточных задач;
- формат привлечения подрядчиков, если необходимо;
- ответственные лица;
- способы коммуникации.
План – документ не окончательный, корректирующие действия могут потребоваться на любом этапе внедрения. Однако чем подробнее будет разрабртан план, тем меньше непредвиденностей возникнет при его выполнении. А значит, шансы на успешную своевременную реализацию будут высокими.
Чтобы минимизировать риски, менеджеры разрабатывают мультисценарный план, т. е. описывают несколько сценариев развития проекта при разном стечении обстоятельств.
Различают планирование стратегическое и оперативное. Стратегическое осуществляется на уровне руководства компании, когда определяются общие направления развития предприятия, её бизнес-цели, миссии, приоритеты, концепции, ценности.
Оперативное планирование показывает, каким образом компания будет месяц за месяцем достигать поставленных стратегических задач. Оперативный план охватывает короткий интервал времени, например, один месяц, когда определяется:
- каких контрольных показателей надо достичь;
- какие методы применить;
- каковы критерии успеха;
- с какими опасностями можно столкнуться;
- по каким показателям можно оценить, что всё развивается по плану.
Рекомендуется оперативный план обсуждать с командой, другими заинтересованными лицами, прислушиваться к мнению коллег. Учёт замечаний, а также мнений сторон – один из эффективных приёмов снижения опасности возникновения рисков.
Этапы планирования проекта
Подготовка
Любой проект начинается с подготовительных мероприятий, в ходе которых делают наброски, отмечая основные моменты:
- формулируют общие цели, задачи;
- намечают ожидаемые результаты;
- определяют круг заинтересованных лиц;
- прикидывают бюджет;
- определяют, какие ресурсы понадобятся (сырьевые, трудовые);
- назначают крайний срок;
- устанавливают критерии, по которым можно будет понять, что проект завершён;
- устанавливают формы коммуникаций.
Хорошо, если уже на этом этапе удастся обозначить потенциальные опасности, продумать альтернативные сценарии. Это поможет минимизировать появление непредвиденных обстоятельств, предотвратить часть опасностей или снизить их негативные последствия.
На подготовительной стадии рекомендуется обсуждать каждое положение со всеми заинтересованными сторонами – инвесторами, заказчиками, менеджерами, членами команды. С помощью такого метода выявляют опасения, дополнительные задачи (например, необходимость переобучения персонала), выслушивают предложения. Чем больше вопросов будет решено во время подготовки, тем быстрее и проще пройдёт этап внедрения.
Составление плана
Сначала необходимо составить набросок, в котором:
- конкретизировать общую цель и расписать задания;
- составить график работ с указанием точных дат;
- перечислить необходимые ресурсы;
- отметить сопутствующие задачи, которые придётся решить;
- выявить и записать любые допущения, например, насколько можно продлить тот или иной этап, откуда взять дополнительное финансирование, если потребуется;
- составить бюджет.
Когда набросок готов, необходимо собрать команду и обсудить каждый пункт. Мнение специалистов важно, поскольку каждый, работая на своём участке, знает его лучше других и может внести важные предложения. Кроме этого, при открытом обсуждении создаётся атмосфера доверия, что усиливает мотивацию каждого участника.
Когда все мнения проработаны, можно приступать к оттачиванию наброска и составлению основного плана. Он должен быть максимально подробным и включать даже те мелочи, которые кажутся несущественными:
- всю общую информацию, касающуюся проекта, включая наименование, имена заказчиков, даты начала и окончания, номер версии;
- подробное описание каждого этапа с указанием задач, сроков, ответственных лиц, ожидаемого результата;
- подробное описание каждого задания с дополнениями и уточнениями;
- описание рисков и сценариев реагирования на них;
- подробный график мероприятий;
- откорректированный бюджет.
Готовый план ещё раз предлагают для обсуждения рабочей группе, а также предоставляют для одобрения инвесторам, заказчикам, руководителям компании для окончательного утверждения.
Реализация и корректировка
Проектный план – это документ, которой может и должен корректироваться на всех стадиях реализации. Любые изменения внутренних или внешних факторов требуют внесения дополнений, уточнений, изменений. Например, техника может сломаться, технические сотрудники уйти на больничный или уволиться, компании-партнёры – разориться. Эти обстоятельства могут нарушить промежуточные сроки. Потому на каждой стадии менеджеры обязаны мониторить ситуацию и принимать оперативные решения.
Методы эффективного планирования
Project Management Body of Knowledge (PMBoK)
Это система знаний по управлению проектами, которую разработал профильный институт PMI. Основная идея заключается в том, что планирование – это процесс непрекращающийся. Поэтому менеджер должен непрерывно управлять:
- Содержанием. На этой стадии определяется общая цель. Детали обсуждаются с заказчиками, заинтересованными лицами, а менеджеры составляют список малых промежуточных задач.
- Сроками. Здесь надо:
- определить последовательность и длительность операций;
- рассчитать время для каждой;
- продумать, как организовать взаимосвязь между задачами.
- Стоимостью, т. е. оценкой всех необходимых ресурсов.
- Качеством. Его проверяют по запланированным контрольным точкам, каждую из которых необходимо проверять.
- Ресурсами (человеческими и машинными). Менеджер должен сформировать команду, распределить роли. Если компания реорганизуется, то этот пункт становится одним из наиболее важных.
- Коммуникациями. Управление этой задачей подразумевает определение каналов связи, т. е. как часто будут проходить планёрки, в каком формате.
- Рисками. На этом этапе необходимо собрать информацию о потенциальных опасностях, а также разработать сценарии действий.
- Интеграцией. Это завершающий этап, на котором следует свести в единую картину все отдельные элементы, согласовать с командой, заинтересованными сторонами.
Agile
Это методика гибкого управления. У работающей по ней команды нет конечной цели, она работает короткими циклами. Задача менеджера – спланировать этот цикл:
- составить перечень заданий;
- рассчитать ресурсы;
- спланировать длительность каждого цикла;
- стоимость работ;
- приоритеты.
При работе по методу Agile невозможно составить классический план на начальном этапе. Планирование происходит параллельно с исполнительной частью. А чтобы контролировать промежуточные результаты, планируются частые встречи с клиентами и командой, в ходе которых вносятся дополнения. Такой подход называется планирование инкремента продукта (PI).
Планирование рисков
Идентификация рисков — это выявление потенциальных опасностей и их анализ, чтобы сделать предположение о том, как сильно они могут отразиться на бизнесе. Идентификация рисков помогает составить представление о факторах, которые могут их спровоцировать, а также наметить пути выхода из кризисов.
Выявление потенциальных опасностей необходимо проводить на всех стадиях развития проекта, поскольку ситуация не остаётся неизменной, постоянно возникают те или иные обстоятельства, которые приходится преодолевать. Идентифицировать риски необходимо, чтобы:
- своевременно отреагировать на появление отраслевых проблем;
- не выйти за рамки правовых норм (законодательство часто меняется, в законы одни поправки вносят, другие исключают);
- оставаться привлекательным для инвесторов, которые всегда ищут проекты с низкими рисками и высокими доходами;
- повышать эффективность производства и производительность труда.
Способы выявления рисков
Мозговой штурм
Это эффективный приём, когда вся команда собирается и обменивается мнениями, опасениями, информацией с мест. В ходе открытой беседы всегда вырабатывается общее мнение, которое поддерживается большинством, исходя из разных фактов. Например, руководство видит ситуацию в целом, но люди, которые работают на процессе, в непосредственном контакте с заказчиками, поставщиками видят ситуацию под иным углом зрения, могут заметить опасности, которые не видны сверху. Суть метода заключается в обмене такой информацией и поиске единого решения.
Беседа со стейкхолдерами
Этим сложным термином называют лиц, заинтересованных в реализации проекта. Чаще всего это крупные инвесторы. Интервью с ними позволяет узнать, что по их мнению может грозить успешной реализации общего дела.
Метод номинальных групп
Это разновидность мозгового штурма, организованная по другой схеме. Члены коллектива собираются вместе и пишут свои опасения на бумаге, не обсуждая с коллегами. Затем каждый высказывает свои мысли вслух, а руководитель записывает их на доске, соединяя повторяющиеся идеи линиями. Когда все выскажутся, проводиться расстановка приоритетов: определяются опасения, которые набрали больше всего голосов, затем составляется список.
Диаграмма сродства
Напоминает метод номинальных групп. Участникам предлагают написать наиболее реальные по их мнению опасности по категориям, например, финансовые, отраслевые, общеэкономические, риски безопасности. Проанализировав мнения участников обсуждения, можно выделить потенциальные опасности, наиболее волнующие коллектив, распределив их по категориям.
Анализ первопричин
Это методика исследования предыдущих риков, которые могут быть связаны с реализацией текущего проекта. Здесь могут обсуждаться вопросы устаревшего оборудования, низкокачественного сырья, нарушения сроков поставок. Выявление этих проблем помогает принять меры к их предотвращению.
SWOT-анализ
Это метод, позволяющий команде лучше понять цели и задачи проекта, а инвесторам – почему в него стоит вложиться. SWOT-метод построен на анализе 4 составляющих:
- сильных сторон предприятия, т. е. в чём команда преуспевает;
- слабых сторон, где можно повысить эффективность работы;
- возможностей – направлений, в которых можно расширить бизнес;
- угроз, которые могут возникнуть, но которые можно предотвратить или минимизировать их негативное воздействие.
Заключение
Планирование проектов – процесс динамичный. Он не должен заканчиваться на этапе составления плана, а должен продолжаться до завершения предприятия. Это единственный способ реализовать задуманное в сроки и с нужным результатом. Меняющиеся внешние и внутренние факторы требуют немедленного реагирования, чтобы не сорвать намеченные промежуточные планы, это задача менеджеров. А постоянные коммуникации между заказчиками, инвесторами и рабочей командой позволят своевременно заметить неочевидные надвигающиеся опасности и применить запасной сценарий.
