Как составить резюме по итогам встречи и чем он отличается от протокола собрания?

05 июня 2023

Резюме встречи – это отчет об обсуждениях, важных действиях, объявлениях совещания. Также в нем должны быть указаны детали для работников, которые по каким-либо причинам не смогли присутствовать на собрании. Очень важно, чтобы в резюме попала только ценная и простая для понимания читателем информация. Рассмотрим особенности его составления.

Об отчете

Об отчете

Резюме встречи часто представляет собой сообщение, которое отправляют участникам на электронную почту. Оно содержит краткий обзор сведений и напоминает каждому участнику, какое действие он должен выполнить. Также в кратком резюме встречи должны быть отражены сроки выполнения проектной деятельности.

Плюс такого отчета в помощи участникам – так выше вероятность, что они смогут запомнить важные детали и ничего не упустить. Этот формат подойдет для любого работника/клиента.

Пошаговый процесс отправки отчета

Как уже было сказано, итоги отправляют на эл.почту. Важно, чтобы они дошли до правильной аудитории. Весь процесс состоит из следующих шагов.

Кратко отметить важные нюансы

Кратко отметить важные нюансы

На собрании стоит записывать исключительно важные события, например, задачи для сотрудников, объявления. В примечаниях также можно указать реализованные изменения (если есть). В дальнейшем они помогут персоналу.

Определить получателей письма

После написания резюме по итогам встречи адресуйте его участникам, сотрудникам либо клиентам, которые присутствовали и всем, кто не сумел прийти. Если на собрании есть незнакомые люди, раздайте лист посещаемости, где они смогут указать свои контакты. Если этого сделать не удалось, свяжитесь с человеком, который всех приглашал или обратитесь за помощью к руководству. Руководитель знает, кто должен получить отчет. Так вы сможете отправить документ всем, кому может быть полезна информация собрания.

Поблагодарить всех участников за потраченное время

Поблагодарить всех участников за потраченное время

В письме стоит обязательно поблагодарить аудиторию за то, что смогли выделить свое время на посещение собрания. Также можно выразить благодарность тем, кто предоставил презентацию/отчет. Все это даст возможность начать письмо с положительного настроя и задаст восторженный тон вашему сообщению.

Перечислить обсуждения

В начале основной части письма стоит уделить внимание важной информации. Например, можно написать о целях, плане на перспективу, принятых действия. Лучше стараться делать обзоры кратко.

Определить следующие шаги

Поблагодарить всех участников за потраченное время

Вторая часть главного абзаца должна состоять из важных пунктов, действий. Например, можно написать о новых проектах, задачах для сотрудников, а также стратегических шагах. При отметке пунктов, укажите сроки, которые установило руководство.

Для удобства можно перечислить задачи в отдельных пунктах с указанием имени исполнителя и датой выполнения.

Дополнить письмо подтверждающей документацией (если нужно)

При наличии дополнительной документации от посетителей/супервайзеров прикрепите ее к письму. В качестве пользы для сотрудников отправьте инструкции/рекомендации. Это поможет в работе со сложными проектами.

Включить напоминание о дате нового собрания

Включить напоминание о дате нового собрания

Завершая письмо, не забудьте указать дату следующей встречи, если ее уже установили. Так, персонал сможет добавить это событие в свои календари. Если ее не обсуждали на собрании, можете запросить у руководства.

Проверить и отправить получателям

После написания эл.письма нужно добавить свою подпись. Проверьте сообщение на ошибки и убедитесь, что в нем только актуальные данные. После корректировки документа, отправьте письмо руководству на утверждение. Если руководитель одобрит, отправляйте адресатам.

Пример подведения итогов 

Пример подведения итогов 

Здравствуйте, коллеги.

Сегодня в 16:00 мы говорили о внедрении CRM в вашу компанию.

Резюмирую (если неверно услышал, поправьте):

  1. Управлением проектного внедрения с вашей стороны займется «Имя, фамилия».
  2. К октябрю 2020 запланирован полный переход отдела продаж из старой CRM в новую.
  3. К моменту перехода должны быть подготовлены рабочие регламенты относительно системы.
  4. Первый квартал будет задействован в проработке визуализации итогов отдела.
  5. 13 июля на совете директоров определят сроки и условия запуска проекта.

Наши дальнейшие действия:

  1. Определить поля в карточке сделки – «Имя сотрудника», к 08.07 (список возможных прикреплен к сообщению).
  2. Выслать пример отчета менеджера по продажам – «Имя сотрудника», к 05.08.
  3. Подготовить идею по автоматизировании отчетов – «Имя работника», к 08.09.
  4. Определить дату встречи по теме «Визуализация данных» – «Имя работника», 15.02.

Благодарю за встречу! Если возникнут вопросы, я готов ответить.

С уважением, «Имя, фамилия».

При составлении любого письма, особенно для клиента, помните о том, что его могут переслать без комментариев. Поэтому получателю важно понять, о чем в нем говорится. Также необходимость в перечитывании письма может появиться через 6 месяцев – любой участник должен суметь по нему вспомнить, что происходило на встрече.

Часто спрашивают

Часто спрашивают

Чем отличается подведение итогов совещания от протокола собрания?

Оба документа обзорные, но протокол собрания более официальный и подробный. Его составляют по определенным вопросам с детализацией некоторых разговоров (при просьбе руководителя).

Есть ли необходимость в отправке резюме после телефонных звонков?

При проведении виртуальной встречи по телефону можно отправить резюме по почте с кратким изложением вашего диалога и дальнейшими шагами. Также есть вариант отправки CC своему менеджеру для сообщения о проведенном разговоре. Ваше письмо поможет кратко пояснить детали последнего.

Кто обычно занимается отправкой резюме по эл.почте?

Эту задачу чаще поручают исполнительному помощнику или менеджеру по работе с клиентами.

Заключение

Если вы желаете делегировать задачу по рассылке резюме встреч, мы готовы в этом помочь. Наше ИИ-решение подключается к сервисам видеоконференций и по завершению собрания рассылает краткое содержание главных результатов и решений по обсуждаемым вопросам участникам. Готовый документ содержит информацию с указанием ответственных  за выполнение задач лиц.

Главные преимущества нашего решения заключаются в отсутствии информационных потерь, оптимизации рабочего процесса и универсальности.

Автоматическое резюме встреч в Zoom / Google Meets / Microsoft Teams

Подробнее