Резюме разговора или подведение итогов после деловых планерок помогает участникам вспомнить обсуждаемые вопросы. Более того, они будут знать, какие дальнейшие действия и задачи перед ними поставлены. Это хорошее решение для улучшения коммуникации внутри команды и с клиентами. Рассказываем, кто отвечает за составление и как это сделать.
О резюме разговора
В ходе переговоров, бизнес-конференций составляют краткий обзор беседы. Это и есть резюме совещания. Помимо того, что участники могут вспомнить, о чем шла, в обзоре также указывают все детали. Речь идет об обновлении проектной деятельности, сроках, задачах каждого.
Чаще такие обзоры краткие. Их отправляют как служебную записку или follow-up email – электронное письмо с результатами по каждому пункту собрания, планом действий, конкретными задачами. Такой вариант подходит как для работников внутри компании, так и партнеров, клиентов. Это способствует выстраиванию коммуникации.
На что обращать внимание
При составлении обязательно укажите:
- сроки, их изменения;
- всех, кто будет отвечать за выполнение поставленных задач;
- любые изменения, связанные с функционалом;
- решения, которые были приняты;
- распределение задач со сроками выполнения.
Чем отличается резюме совещания от такого же протокола
На заседаниях обычно предпочитают вести протокол – полную запись происходящего. Этот документ также содержит перечень участников и тех, кто не пришел, а также повестку заседания с подробным описанием каждого вопроса. Чаще протокол начинают с просьбы утвердить вариант прошлого заседания.
Резюме совещания – это изложение результатов беседы более неформального типа. В нем просто напоминают участникам о том, о чем говорили на собрании.
Пример
Для большего понимания не лишним будет увидеть наглядный пример:
«Тема», «Дата», например, 5 мая 2024 года
Добрый день, команда!
На встрече 5 мая мы говорили о новом проекте для клиента – «Название компании». В ходе беседы поднимались такие вопросы, как:
- «Вопрос 1».
- «Вопрос 2».
- «Вопрос 3».
После обсуждения, мы пришли к выводу, что можно действовать тремя способами:
- «Вариант 1» (17 мая, отвечает Владимир).
- «Вариант 2»(19 мая, контролирует – Сергей).
- «Вариант 3»(13 мая, занимается вопросом – Наталья).
Следующая встреча пройдет 25 мая. На ней мы увидим достигнутый прогресс, а также решим, что делать дальше. Если будет что-то непонятно, свяжитесь со мной.
Главную информацию лучше представлять в виде абзацев, чтобы облегчить получателям быстрое чтение. Так они лучше усвоят содержание.
Кто отвечает за подведение итогов
Подводить итоги должен ответственный. Назначить можно:
- Фасилитатора – модератора. Он отвечает за структуризацию общения, контроль тайминга, дает высказаться.
- Организатора. При отсутствии фасилитатора за итоги будет отвечать инициатор встречи.
- Сотрудника. Делегирование задачи коллегам также возможно. Главное – доверить это тому, кто умеет составлять, предупредить его заранее.
Важность подведения результатов совещаний
Повысите ответственность работников
Благодаря четкой цели, срокам сотрудники будут знать, что от них ждут, а, значит, активнее работать.
Будете на одной волне
Резюме переговоров поможет поддерживать общую позицию. Это особенно актуально в работе над проектами для удаленных/гибридных команд, которые не могут в офисе уточнить дальнейшие действия.
Все зафиксируете
Краткий отчет поможет зафиксировать все детали и не пропустить определенных нюансов беседы.
Сможете отслеживать прогресс
Отчеты об обсуждениях можно использовать как документ со всеми сведениями о развитии вашего проекта. Так руководитель сможет отследить прогресс, достижение необходимых показателей.
У каждого появится больше времени
Для работы в оптимальном темпе не всегда выгодно проводить многочисленные деловые беседы, так как они отнимают время. Если у сотрудников будут все указания, это положительно скажется на их деятельности.
Сможете обеспечить юручет
Несмотря на то, что резюме – документ не официальный, он может стать хорошей правовой защитой, если возникнут споры в компании. Например, подтвердить инструкции клиента, ответственных за их исполнение. Так вы оградите себя от претензий.
Структура результатов встречи
Follow-up письмо включает 5 блоков:
- Приветствие.
- Данные о состоявшемся мероприятии: дата, место, тема;
- Выводы всех решений, а также договоренностей;
- План действий в перспективе или определенные задачи со сроками выполнения и ответственными;
- Контактную информацию для связи по возникшим вопросам.
Как написать
Подготовка
Предварительно ознакомьтесь с темой обсуждения. Желательно посмотреть обзоры прошлых бесед, чтобы понимать о чем пойдет речь.
Также можно создать лист регистрации для фиксирования присутствующих.
Детальные заметки
Во время мероприятия делайте записи. Желательно, чтобы они были подробными. На этом этапе важно сосредоточиться на главной теме, но не стоит забывать о фиксировании принятых решений.
Краткость
По окончании просмотрите все записанное. Если получилось много информации, сведите записи к нескольким предложениям, которые проще усвоить. Главное – не упустить ничего важного. При этом чем более удастся сократить, тем проще будет прочитать написанное и вернуться к нему при необходимости.
Благодарность
Подводить итоги лучше с позитива. Поблагодарите всех, кто решил принять участие в собрании или выступил с докладом.
Главные вопросы
Краткий обзор основных вопросов очень важен. Чаще всего они будут задавать цели встречи, а все решения – давать ответы на них.
Пункты действий
Кратко изложите каждое действие, решение и ответственных. Не забудьте указать временной промежуток выполнения.
Соглашения
Некоторые собрания подразумевают достижение соглашений, достигнутых путём переговоров между сотрудниками или между фирмой и клиентом. В таком случае стоит обязательно отметить имена сторон и предстоящие действия.
Подтверждающие документы
Можно добавлять любые документы, например, контракты, проектные инструкции. Также можно прикрепить статьи, которые содержат важные для обсуждения сведения или инструкции.
Напоминание о дальнейших встречах
Если вы хотите повторно встретиться по такой же теме, укажите дату, время и место, а также имена присутствующих. Это позволит понимать, в течение какого времени нужно выполнить поставленные задания.
Совершенствование материала и отправка
После составления резюме, просмотрите его еще раз, чтобы проверить орфографию и грамматику на ошибки. Также перепроверьте точность записанного. Когда закончите редактировать записи, можно переходить к его отправке в виде электронного письма и служебной записки.
Особенности итогов для различных типов встреч
Для простых планерок и аналогичных собраний подойдут рекомендации, описанные выше. У более сложных бесед, о которых пойдет речь далее, есть свои особенности.
Мозговой штурм
Его проводят для генерации идей и выбора из них лучших. В результате вы получаете множество вариантов решений, каждый из которых важно записать. Чаще на оформление резюме такого формата времени уходит больше – 7-21 день, в некоторых случаях даже месяц. Это связано с отбором идей, сбором дополнительных данных, проведением исследования.
Не менее важным здесь является обратная связь организатора. Обязательно нужно показать сотрудникам, как были воплощены их идеи. Это отлично сработает для мотивации.
Ретроспектива
На ретроспективе подводят итоги этапа или всей проектной деятельности, обсуждают плюсы, минусы, трудности, находят точки роста. Это необходимо для исправления ошибок и улучшения рабочего процесса в дальнейшем.
По итогам ретроспективы стоит выделять сразу несколько пунктов, которые вы планируете внедрять в компании. Лучше, если это будут два-три изменения – так повышаются шансы на их реализацию. Также стоит назначить человека, который будет отвечать за контроль процесса.
Итоги можно собрать в отдельную папку или на вики-сайте. Это позволит каждому сотруднику при необходимости открыть и просмотреть их. Также ретроспектива может быть отражена как доклад и представлена на корпоративной конференции.
Стратегическая сессия
Такая сессия подразумевает формулировании целей компании, проекта, а также прописывание способов их достижения практическим путем.
Обзор сессии может быть оформлено как дорожная карта, чтобы каждый мог сверяться с планом при выполнении своей работы. Итоги очень важны, так как есть риск, что идеи никто не реализует. Поэтому выберите направления и выделите ресурсы для развития.
Сессия с командой
Цель таких собраний – договориться о рабочих принципах и правилах внутри коллектива или между несколькими коллективами. Обычно на подобных сессиях занимаются разработкой идеи, которую в дальнейшем будут транслировать клиентам продукта. А также синхронизируют разработанные решения с бизнес-процессами и разрешают конфликтные ситуации.
Как поможет транскрибация
Сложность создания обзора совещания заключается только в том, что нужно одновременно вести запись и участвовать в обсуждении.
На помощь приходить транскрибация – она упрощает весь процесс. Вместо поручения вести запись, можно записать разговор с FollowUp, и преобразовать аудио в письменный текст. Точность транскрибации составляет более 98%.
Наше решение уже зарекомендовало себя в таких отраслях, как:
- продажи;
- рекрутинг;
- консалтинг;
- менеджмент;
- проектирование;
- маркетинг;
- образование;
- медиа & подкастинг.
Поэтому при подготовке резюме разговора, собрания можно использовать автоматические решения. Это позволит более продуктивно поработать, не отвлекаясь на ведение записи.
