Что такое саммари встречи и чем оно отличается от других форм итогов?

Саммари встречи – это краткое изложение её содержания. В нём обычно фиксируются основные выводы из обсуждений, а также сформулированные задачи.

Во время одного производственного совещания могут обсуждаться десятки тем, приниматься множество решений по разным вопросам. С ростом частоты и сложности встреч может быть сложно отслеживать всё, что обсуждалось.

Без тщательного документирования часть важной информации легко потерять. Ведение заметок позволяет управлять деталями, не упуская ни одной из них.

Резюме собраний помогают членам команды в согласовании целей и гарантируют, что каждый понимает, что должен делать. Выступая в качестве ориентиров, они особенно полезны тем, кто не смог присутствовать на собрании. Наконец, резюме собраний могут способствовать прозрачности и подотчётности в организации.

Саммари проще делать с использованием ИИ: это экономит время, а также человеко-ресурсы. Если резюмирующего устройства на предприятии пока нет, резюме можно составить вручную. Ниже представлены рекомендации о том, как это сделать эффективнее.

Отличия резюме встречи от других форматов

Саммари

В дословном переводе с английского summary означает «краткое изложение». Этот термин обычно применяется для сжатого описания деловой встречи. Саммари фиксирует только основные моменты разговора: вопросы, решения по ним, ответственных лиц. Все детали происходящего во время собрания опускаются: обмен мнениями, незапланированные выступления, итоги голосований. Но это лишь один из форматов записи совещаний.

Протокол

Это более детализированный формат описания. Ведение протокола требуется для официальных встреч, заседаний совета директоров или юридических целей.

В него обычно включают все подробности: имена, должности выступающих, главные мысли их выступлений, суть обсуждений, мнения, аргументы, итоги голосований.

Формат протоколирования выбирают, когда встреча:

• включает важные решения, контракты или официальные резолюции;
• нуждается в официальном юридическом оформлении обсуждений;
• проводится с внешними заинтересованными сторонами, например, клиентами или регулирующими органами.

Протоколы собраний предоставляют более формальный, подробный отчёт о собрании, гарантируя, что все юридические, а также процедурные требования выполнены.

Протокол встречи:

• создаётся в процессе встречи;
• является всеобъемлющим и подробным;
• соответствует формальной структуре;
• может включать стенограммы, официальные резолюции.

Резюме

Это тоже вариант описания встречи. Оно более подробно, чем саммари (включает больше деталей, например, обоснование решений, краткий контекст выступлений), но менее подробно, чем протокол. Резюме собраний способствуют прозрачности в команде: помогают держать всех в курсе, предотвращая недопонимание.

Руководитель прибегает к формату резюме, когда:

• хочет держать свою команду в курсе событий, не перегружая её излишними подробностями;
• проводит относительно неформальную встречу, например мозговой штурм;
• собрание – это короткое совещательное мероприятие, призванное решить конкретный вопрос, обсудить возникшую проблему или получить справочную информацию по действиям, а также решениям на местах;

В таких ситуациях резюме обеспечивает идеальный баланс между краткостью и ясностью.

Распространение резюме собраний:

• позволяет оперативно сообщать самую важную информацию, что повышает эффективность внутренней коммуникации;
• помогает контролировать выполнение задач, поставленных перед членами команды;
• позволяет принимать более обоснованные решения, обеспечивая всем доступ к одной и той же информации.

Резюме создаётся по итогам встречи (летучки). Оно должно:

• быть хорошо структурированным;
• кратко излагать основные моменты;
• легко читаться и усваиваться;
• подчёркивать пункты действий, а также решения.

Обычно оно отправляется заинтересованным сторонам по электронной почте, чтобы те, кто:

• не присутствовали, могли быстро узнать, что произошло;
• присутствовали не забыли о задачах и конкретных обязанностях, возложенных на них.

Стенограмма

Это дословная запись устной речи. Производится при помощи системы особых знаков, позволяющих записывать речь со скоростью 60-70 слов в минуту. Стенограммы используются всё реже, но совсем в прошлое они пока не ушли. Например, их ещё используют при проведении следственных действий (наряду с другими средствами фиксации происходящего), а также они могут потребоваться в качестве приложения к протоколам особо важных заседаний, где каждое слово выступающих сторон имеет значение. Если во время встречи ведётся стенограмма, то протокол можно оформить позже, при этом не упустив ни одной детали.

При ведении обычных производственных собраний, совещаний и ежедневных летучек чаще используют формат резюме.

Основные элементы резюме

Качественное описание должно охватывать самую важную информацию встречи, а также предоставлять обзор, позволяющий участникам и заинтересованным сторонам понять, что обсуждалось, какие решения были приняты. Оно также должно быть ясным, кратким, легко читаемым и включать:

• заголовок, цель, дату, время;
• список участников, а также отсутствующих членов коллектива;
• перечень тем к обсуждению;
• принятые решения по каждому вопросу;
• действия с указанием ответственных лиц и сроков исполнения поручений;
• шаги, которые должны быть предприняты по окончании заседания;
• время следующей запланированной встречи.

Пошаговая инструкция составления резюме

Шаг 1. Подготовка

1. Убедитесь, что у вас под рукой все необходимые инструменты для ведения записей: ручка, блокнот, ноутбук.
2. Заранее уточните повестку.
3. Если планируется обсудить вопросы, связанные с заданиями, полученными на предыдущих заседаниях, целесообразно поднять предыдущие записи и уточнить детали.

Шаг 2. Активное слушание и создание заметок

Если у вас есть разрешение на запись, это ещё лучше, поскольку ручное ведение заметок может быть трудоёмким и иногда приводит к неточным или неполным заметкам.

Если разрешения нет, то начните с основной информации:

• чётко сформулируйте название встречи;
• укажите дату, время, место проведения;
• составьте список присутствующих и отсутствующих (это можно сделать, пустив по кругу лист бумаги, чтобы каждый из присутствующих вписал своё имя);
• добавьте краткое заявление о цели встречи, чтобы установить контекст.

Шаг 3. Выделение основных моментов

Не полагайтесь полностью на то, что успеете записать. Во время самой встречи внимательно следите за происходящим, слушайте, вникая в суть выступлений. Позже это поможет сформулировать мысли кратко. Резюмируйте основные моменты, старайтесь писать простым языком:

1. Обзор повестки дня: цель, основные вопросы.
2. Выделите наиболее важные темы обсуждений.
3. Чётко изложите все решения, принятые во время собрания.
4. Перечислите элементы действий и ответственных лиц.
5. Постарайтесь делать обзор максимально кратко, не углубляясь в ненужные подробности.
6. Перечислите задачи, которые должны быть выполнены до следующего собрания, с указанием ответственных лиц и сроков исполнения.
7. Опишите важные принятые решения.
8. Выделите все ключевые решения, принятые во время встречи, а также их обоснования.

Шаг 4. Добавление элементов действий

Несмотря на то, что описание должно быть кратким, оно должно включать детали, необходимые для чёткого понимания всех поднятых вопросов: ни у одного члена команды не должно возникнуть сомнения или недопонимания в отношении заданий, дат, ответственности. Детали необходимы, чтобы избежать путаницы.

Организуйте информацию, связав решения с соответствующими пунктами повестки дня, а задачи – со сроками и ответственными лицами.

Шаг 5. Внесение основных выводов

Независимо от того, насколько хорошо составлено резюме, внизу в нём должно быть примечание или раздел основных выводов. Эта короткая часть будет включать решённые задачи и членов команды.

Шаг 6. Прикрепление подтверждающих документов 

Этот пункт необязателен. Однако если во время совещания были представлены презентации, электронные таблицы, отчёты, брифы клиента, их лучше добавить в виде подтверждающих документов или ссылок. Они сделают концепцию более ясной, облегчат членам команды доступ к необходимым ресурсам и станут гарантией своевременного выполнения задач.

Шаг 7. Вычитка, внесение правок

Внимательно прочитайте резюме и убедитесь, что:

• оно составлено грамотно, последовательно, логично;
• текст точно отражает то, что обсуждалось во время встречи;
• в текст внесены все важные моменты обсуждений, а детали являются правдивыми и правильными.

Если возникли сомнения в фактах, цифрах, датах или иных сведениях, поднимите свои записи и перепроверьте информацию. Если обнаружились нарушения в логике или последовательности изложения событий, исправьте это. Следите, чтобы текст оставался простым, ясным, чётким, лаконичным.

Шаг 8. Рассылка резюме заинтересованным сторонам

После того, как резюме отшлифовано, разошлите его всем участникам, а также тем, кто отсутствовал на собрании, и всем, кого надо проинформировать. Сделайте это как можно быстрее, пока мотивация сотрудников высока. Убедитесь, что все, кто должен знать о встрече и её деталях, находятся в списке рассылки.

Часто допускаемые ошибки

1. Излишняя или недостаточная детализация. Избыток деталей делает текст тяжеловесным, запутанным, трудным для понимания, что снижает его полезность. Слишком обобщённый, напротив, может стать непонятным из-за отсутствия уточнений. При составлении резюме важно соблюдать баланс между избыточной и недостаточной детализированностью.
2. Непоследовательный формат. Этот недочёт также может вызывать сложности в восприятии текста.
3. Отсутствие сроков или ответственных за задачи. Это серьёзный недочёт, в результате которого сотрудники не выполняют поставленные задачи. Отсутствие сроков и имён ответственных лиц фактически делает документ бесполезным.
4. Запоздалая рассылка. Чем позже разосланы письма с текстом, тем ниже мотивация сотрудников, поскольку эффект от остроты дискуссий притупился.

Советы, которые помогут улучшить резюме

Лучшие практики по написанию резюме собрания

Следующие 10 лучших практик по написанию резюме собрания могут сделать ваши документы ещё лучше. Используйте их, чтобы превратить эту часто упускаемую из виду задачу в мощный инструмент коммуникации.

1. Используйте шаблон. Его применение:

• позволит экономить время;
• гарантирует сохранность всей важной информации;
• стандартизирует внешний вид резюме компании.

Можно воспользоваться шаблонами Google Docs или Microsoft Word или использовать более креативный вариант на основе ИИ – Notion.

2. Соблюдайте краткость:

• не утопайте в деталях;
• избегайте дословных расшифровок;
• сосредоточьтесь только на том, что действительно важно;
• резюмируйте главные моменты обсуждения;
• чётко обозначайте пункты действий.

3. Сохраняйте объективный тон:

• пишите беспристрастно;
• представляйте факты;
• избегайте вставки личных мнений, интерпретаций или сложного жаргона.

4. Используйте силу подзаголовков и маркированных списков. Разбейте текст на разделы, например: «Принятые решения», «Пункты действий» и «Следующие шаги». Маркированные списки будут выделять важную информацию для быстрого просмотра.
5. Оставьте пробелы. Включите их в короткие абзацы, межстрочный интервал и поля. Это сделает текст визуально более простым и лёгким. Читателю проще будет понять суть.
6. Прикрепляйте вспомогательные документы. Хоть этот пункт считается не обязательным при составления резюме, лучше его не упускать. Любые визуальные материалы, которые обсуждались, должны быть доступны к просмотру для челнов команды. Кроме этого, желательно составить краткое описание каждого документа, чтобы те, кто просматривает текст через некоторое время, легко находили интересующую информацию.
7. Рассылайте текст описания собрания своевременно: в идеале в течение 24 часов, пока обсуждения всё ещё в центре внимания участников. Расшифровку и составление текста в черновом варианте по той же причине лучше сделать сразу по окончании собрания.
8. Отзывы от коллег. Чтобы отточить формат резюме, рекомендуется обсуждать с коллегами каждое описание. Выберите тех, кто принимал непосредственное участие во встрече, поскольку их идеи будут наиболее релевантными. Задавайте конкретные вопросы, например:

• было ли упущено что-то важное;
• сохранён ли нейтральный тон;
• легко ли читается текст.

9. Установите единый формат описаний. Стандартизация упростит заполнение документа ответственному лицу, а также поиск информации членам команды. Лучше всего, если шаблон разработают коллективно, тогда он будет соответствовать общим потребностям вашей организации.

Инструменты для автоматизации

При помощи сервиса, разработанного компанией FollowUp, можно значительно упростить работу по составлению саммари. AI-секретарь:

• транскрибирует разговор;
• зафиксирует задачи, сроки исполнения, договорённости;
• разошлёт саммари всем участникам.

Точность транскрибации превышает 98%, при этом на 100% сохраняются все важные детали переговоров.

Сервис успешно работает в таких отраслях, как:

• торговля;
• образование;
• проектирование;
• консалтинг;
• рекрутинг;
• маркетинг;
• менеджмент.

Применение AI-секретаря гарантирует конфиденциальность: сервис размещён в надёжном дата-центре FollowUp, а информация передаётся по защищённым каналам в соответствии с федеральным законом № 152. При необходимости инженеры Follow up доработают сервис под нужды вашей компании, а также помогут с его интеграцией или разработают спецпротокол под нужды отдельных отделов.

Заключение

Итак, вы получили исчерпывающее руководство для написания саммари встречи или её более подробной версии – резюме. Пошаговая инструкция в совокупности с советами на тему, как писать лучше, повысят профессиональные навыки лица, занимающегося составлением описаний собраний, а команде позволит оставаться организованной и сосредоточенной.

Однако не следует пренебрегать возможностями ПО, разработанного на базе искусственного интеллекта. Оно:

• мгновенно расшифровывает речи, разговоры, беседы;
• определяет элементы действий;
• генерирует резюме за секунды;
• оставляет команде больше времени для решения стратегических задач.