В современном бизнесе многие встречи организуются онлайн. Это позволяет общаться людям, удаленным друг от друга на любые расстояния. Форматы деловых встреч требуют протоколирования. Во время виртуальных собраний это выполняют специальные сервисы автоматически – с записями голоса, и часто с транскрибацией в текст. Но, при высоких преимуществах, возможны сбои и неполадки аппаратуры, плохая коммуникация. Поэтому решающее значение имеет выбор программных и технических средств для встречи. Еще важнее – иметь анализ встреч и записи.
Что такое онлайн-встречи
Онлайн-встреча является новым форматом в деловом общении, когда подключение происходит через видеоконференцию в интернете. Используются специализированные приложения. Локация участников может быть любой – офис, дом, поездка в любой регион. Все будут связаны воедино общей онлайн-платформой, каждый видит и слышит всех участников, при необходимости берет слово, и выступает. Кроме прямой видеосвязи, проводится обмен файлами и документами, с использованием для этого общего чата.
Для компаний встречи в онлайн-режимах могут применяться как для внутренних мероприятий (отчетов, командных планерок, брейнштормов), так и для внешних связей (партнерских переговоров, презентаций клиентам, представительских и обучающих вебинаров). Такой виртуальный формат удобен для докладов и обсуждений, интерактивных опросов, онлайн-досок к совместной работе.
Преимущества встреч в онлайн-формате
Виртуальные собрания обладают рядом выгодных достоинств:
- Экономится бюджет и время – персонально и для компании. Нет потерь часов в дорогах, автомобильных пробок, или организации специальных командировок. Подключения всех участников происходят из любых точек планеты. Встречи через интернет являются идеальным форматом, для переговоров с далеко расположенными партнерами. Позволяют организовать собрание компании, бизнес которой разделен подразделениями из разных городов, и сотрудников, работающих в удаленном режиме.
- Сохраняется информация в полном объеме по собранию. Если в офлайн-мероприятиях участники уходят только со своими заметками и общим протоколом, то после онлайн-встречи сохраняется запись – в видео и аудио форматах, с текстовой расшифровкой. В оговоренной форме материалы рассылаются участникам, и архивируются в базах данных. К ним всегда можно вернуться для анализа коллегам, которые на мероприятии не присутствовали.
- Интерактивный режим способствует вовлеченности. В современных платформах поддерживается демонстрация экранов, возможность совместно редактировать документы и голосовать. Если обсуждается маркетинговая кампания, прямо в процессе переговоров может включаться показ рекламных креативов, с внесением правок в реальном времени. Большинство приложений поддерживает в конференциях параллельное ведение текстового чата – прямо во время обсуждений участники выражают свои позиции и мнения, не прерывая основные переговоры.
- Гибкость возможностей для разных задач. При переговорах на земле, переговорные комнаты и залы ограничены вместимостью участников. В онлайн-платформах могут участвовать от нескольких человек, до нескольких сотен и тысяч. Возможности могут ограничиваться только финансово.
Кроме всех выгод, виртуальным переговорным не нужно содержание помещений и штат для поддержания их в чистоте, функциональной готовности.
Форматы в видеоконференциях
С помощью видео платформ можно проводить различные мероприятия в зависимости от запросов компании.
Режим совещаний и планерок
В этом наиболее распространенном формате проводятся собрания, чтобы обсудить задачи, согласовать проекты, быстро скоординировать команду. Пример – маркетинговое агентство по утрам проводит в течение пятнадцати минут созвон сотрудников. В этих коротких переговорах сотрудникам обеспечивается обратная связь от руководителя, просмотр планов. Или еженедельно встречается руководство подразделений крупного предприятия.
Режимы вебинаров с обучающими сессиями
В этом формате презентуются продукты, проводятся образовательные курсы и корпоративное обучение. Во время выступлений, спикерами используются слайды, демонстрируются на экранах видео. Участниками или аудиторией могут задаваться вопросы как голосовые, так и в чате текстом. Пример – онлайн-школой проводятся вебинары с основами по предпринимательству, или как построить личный бренд.
Проведение воркшкол и мозговых штурмов
При необходимости активной вовлеченности участвующих во встрече людей, применяется формат интерактивного общения. В стратегической сессии могут разбирать маркетинговую стратегию, или проведение брейншторминга, чтобы генерировать идеи. В таких случаях пригождается функция – демонстрация своих экранов выступающими (берущими слово) участниками.
Во время таких конференц-коллов удобным будет использование сервисов Holst, Flip, заменивших Miro. Благодаря их возможностям, члены команды параллельно работают с виртуальными досками, добавляют свои замечания, голосуют по лучшим предложениям и решениям.
Эффективная организация и проведение онлайн-встреч
Проведение виртуальных собраний требует комплексно подготовиться по ряду параметров.
Выбор платформы
Подбирать сервис к онлайн-встрече следует по тому, сколько будет участников, в каком формате будет проходить общение, и нужные технические требования. Если виртуальная комната будет выбрана на большее количество людей, чем нужно, то будут потрачены лишние средства.
Если компания проводит встречу с 5-10 сотрудниками, а на собрании не потребуются для применения сложные функции, то подойдет использование обычного мессенджера, выполняя групповой звонок. Люди будут общаться и обмениваться в чате материалами.
Но для проведения вебинара на 100 с лишним желающих участвовать (до 300), потребуется более функциональная вебинарная комната, с возможностями трансляции экрана и с чатом на такое количество людей – Webinar.ru.
Если планируется участие 1-2 тысяч людей, то понадобится более серьезная платформа — Pruffme. А например, Zoom допускает проведение вебинаров до 1 млн человек.
План онлайн-встречи
Это важная часть, без которой мероприятие может непомерно затягиваться, или отходить от основной темы в стороны. Чтобы избежать таких ситуаций, требуется следующее:
- Формирование повестки. В ней определяется перечень вопросов, планируемых к обсуждению, порядок их рассмотрения, и очередности в выступлениях каждого спикера. Повестки нужно придерживаться на протяжении всего мероприятия. Если темой является – как продвигается бренд, первыми должны разбираться рекламные кампании с их результатами, следующее рассмотрение – идей и планов на дальнейшее развитие, как продвигать маркетинговую стратегию.
- Планирование тайминга. Оптимальным будет выделение времени по каждому пункту в повестке. Рассылку плана мероприятия с таймингом необходимо разослать заранее всем, кто будет участвовать во встрече. Требуется соблюдение запланированных временных рамок. Важно при планировании начала учитывать время по часовым поясам тех, кто будет участвовать.
- Подбор материала. Для презентаций и отчетов необходима предварительная подготовка материалов. Их нужно разослать перед началом. Каждому участнику потребуется время для ознакомления, чтобы подготовиться к обсуждению, подготовить перечень вопросов. Так будут исключены задержки и неожиданности при обсуждении.
- Если руководителем маркетингового отдела планируется обсудить рекламную стратегию, ему потребуется отправка аналитического отчета по прошедшим кампаниям. Участникам станут известны данные заранее, и они будут готовы их сразу обсуждать.
- Проверка технической части. Предварительно нужна проверка стабильности интернет-соединения, проведена ли будущими участниками установка нужного приложения для онлайн-собрания. Необходимо проверить работоспособность виртуальной платформы: как работают микрофоны и камеры, режим конференции. При планируемой демонстрации экранов участниками, проверить настройку их доступов к этой функции.
Определение норм поведения
Для общей организованности, необходимо доведение будущим делегатам конференции порядка и правил, принятых для проведения таких мероприятий, во избежание незапланированных задержек или инцидентов, а также технических накладок:
- Когда участвуют больше, чем 5 человек, необходимо отключение микрофонов тем, кто не говорит – чтобы не возникал фоновый шум.
- Вопросы задаются в чате, спикер будет отвечать на них после своего основного выступления. Поэтому не нужно повторять свои вопросы многократно, не загружать чат. Об этом будет напоминать и модератор встречи в чате текстом.
- При необходимости голосования, или собирать обратную связь, аудиторию нужно предварительно готовить к этому.
Участники должны вовлекаться в ходе мероприятия
При большем количестве участвующих в обсуждении, продуктивность встречи будет возрастать Аудиторию нужно выводить из состояния пассивного слушания периодическими вопросами, предложениями разных вариантов ответов, и призывами выкладывать их в чат. Устраивать голосование, работать с использованием интерактивных досок и документов общего доступа.
Поддержка взаимодействия после онлайн-встречи
Рекомендуется пользоваться дополнительными каналами связи после завершившегося мероприятия:
- Если презентовался новый проект, потребуется создание чата, чтобы команда через мессенджер занималась обсуждением темы, задавались вопросы.
- Когда вебинар закончился, разослать его записи с материалами, для повторения участниками ключевых вопросов.
- Если прошла деловая встреча, тем, кто в ней принимал участие, отправляются итоговые сообщения (фоллоу-ап).
С таким подходом онлайн-мероприятия перестанут быть выступлениями или разговорами. Они превратятся в отличный инструмент, с которым можно эффективно работать.
Как грамотно составить фоллоу-ап
Термином follow-up обозначают краткие итоговые сообщения инициаторов (спикеров), отправляемые после проведенного мероприятия онлайн. Они являются отражением ключевых аспектов и достигнутых соглашений. Показывают возможное распределение обязанностей или функций. Служат для того, чтобы участники всех уровней зафиксировали эти тезисы у себя. Так в дальнейшем будут исключены недоразумения. Участники чувствуют ответственность, ускоряют выполнения заданий.
Фоллоу-ап отправляются после того, как проведены планерки, переговоры или мозговые штурмы, заключена сделка. В этом уведомлении необходимо размещение:
- Краткого итогового изложения, с перечислением центральных аспектов вместе с принятыми решениями. Например, после обсуждения запланирована рекламная кампания по выбранным каналам продвижения, с утвержденным бюджетом и сроками.
- Намеченных задач и ответственных лиц, с указанием сроков по каждой задаче. Например, подготовка плана медиа-продвижения Ивановым намечена на 15 апреля. Согласование креативных идей для проекта с заказчиком поручено Петровой до 20 мая.
- Дополнительных материалов, упоминаемых во время мероприятия, и которых у присутствовавших нет в наличии. Их нужно приложить к уведомлению.
- Если была заключена сделка – напомнить сумму заключенного договора, сроки оплаты, кто будет вести сделку.
- Указать время и дату следующей по договоренности встречи.
Отправка фоллоу-ап – в электронном письме, через мессенджер, или в корпоративном чате. Важна его структурированность и четкость для однозначного понимания.
Приложения для проведения онлайн-встреч
У этих приложений широкие возможности ведения трансляций в видео и аудио, текстовых форматах, также сохранения и анализа материалов и записей.
Mango Talker
У этого российского многофункционального бизнес-коммутатора встроенная виртуальная АТС от его разработчика MANGO OFFICE. Отличное решение для корпоративного мессенджера внутри компаний, и для внешних связей с контрагентами.
Позволяет пользоваться функциями:
- Работы с клиентской аудиторией. Принимать звонки, отправлять СМС, записывать разговоры и онлайн-встречи.
- Корпоративно общаться: через адресную книгу с сотрудниками, с помощью чатов и бесплатных звонков, аудио и видеоконференций.
- Обмениваться материалами с размеров файлов не больше 2Гб, с бесконечным хранением.
- Демонстрировать экраны с видео и презентациями, настройками задних фонов.
- Интегрироваться с распространенными CRM, включая Битрикс24 и amoCRM.
- Синхронизировать информацию, включая историю по сообщениям и вызовам, с доступом для любых устройств.
Важно, что Mango удобен для компаний с любыми оборотами и направлениями. Для подключений по ссылкам не нужно регистрироваться и устанавливать приложение. При этом работает со всеми популярными операционными системами – как настольными, так и мобильными.
Zoom
Ставшая популярной платформа для онлайн-конференций в видео форматах, принимает на мероприятие до миллиона гостей. Работает в платном и бесплатном режимах. Удобная своими преимуществами:
- Адаптивной передачей видео и звука даже при слабой интернет-связи.
- Хранением записей внутри и в облаке.
- Можно пользоваться электронным документооборотом и интерактивными досками.
- Режимом модерирования участников.
- Интеграцией с CRM, календарями Гугл и Outlook.
В бесплатном режиме комната разместит только до 100 гостей, не больше чем на 40 минут.
Skype
Давно популярный сервис с аудио и видеозвонками, чатами, работающий в компьютерах и смартфонах, для групп не больше 50 человек. В чатах можно обмениваться файлами текстовых, видео и аудио форматов, графикой и фотографиями, презентациями.
Позволяет записывать встречи и звонки.
С мая 2025 года сервис больше не будет работать в бесплатном режиме, но остается как раз для бизнес-пользователей. Бесплатные клиенты смогут перейти со всеми учетными записями и контактами, материалами в Teams от Майкрософта.
Google Meet
Сервис также поддерживает и записывает звонки видео и аудио для 100 абонентов бесплатно (не больше часа), и для 500 – платно. Не требуется установка приложения, как в Скайпе, работает из браузеров. Работает с интерактивными досками и документами, имеет функции подавления шумов, защиты информации по корпоративным стандартам.
Яндекс.Телемост
Сервис проводит видеоконференции и встречи, вебинары и совещания с чатом, записями и обменом файлами. Работает из Яндекс браузеров неограниченное время. Можно управлять камерами и микрофонами, планировать встречи по календарю, с оповещением участников о дате и времени.
Сервисы, использующие ИИ, которые автоматически ведут запись, анализируют материалы во время онлайн-переговоров и после них
Лучшими в этой категории с ИИ сейчас являются Fireflies, Wudpecker, Tldv и Follow up.
Fireflies
Сервис автоматизирует и оптимизирует работу онлайн-встреч, создавая воспоминания о них. Выполняет следующее:
- Записывает видео и аудио мероприятия.
- Транскрибирует все разговоры в легко читаемый текст для анализа.
- Ищет, анализирует ключевые точки по сделанным записям.
- Интегрируется с другими подобными сервисами для конференций (Zoom, Google Meet, Teams от Microsoft).
В премиум-доступе есть расширенная функциональность для команд, Записи формируются с высоким качеством.
Wudpecker
Его ИИ помогает готовить встречи, генерирует повестки и шаблоны с материалами. Формирует записи, транскрибированный текст, протоколы встреч. Делится главными аспектами по встрече. Организует общие доступы к записям прямо на платформе. Работает с ПК и мобильными устройствами. Простой и удобный в использовании.
Tldv
Ведет запись, расшифровку и анализ онлайн-собраний на всех ведущих платформах видеоконференций, включая Google Meet и Zoom. Кроссе записей и транскрипций, создает заметки и резюме с короткими сводками, ключевыми выводами по встречам.
Выполняет отчеты по нескольким встречам, помогая принимать стратегические решения.
Интегрируется с шестью тысячами инструментов и CRM, чтобы совместно работать. Подходит для командной работы и школ интернет-обучения.
Follow up
Расширенный комплексный сервис протоколирует, мониторит и анализирует качество на видеоконференциях. Интегрируется с перечисленными платформами, а также со Скайпом и Телемостом Яндекса. На выходе – подробные протоколы и аналитика, высокая эффективность. Кроме основных, выполняет функции:
- Автоматического подключения к встречам по ссылкам из календаря.
- Фиксации заданий со сроками и ответственными лицами.
- Формирования краткого пересказа объемных материалов по конференциям. Они включают договоренности и ключевые моменты.
- Отправки документов с протоколами и саммари всем или указанным адресатам по выбранным каналам – электронной почте, Телеграм, Ватсап.
- Качественных оценок по встречам. Рекомендаций, как улучшить коммуникацию.
Пользователи из личного кабинета могут заниматься просмотрами протоколов по прошедшим встречам и изучением аналитики по ним, отлаживать настройки по интеграциям с форматами протоколирования
Выводы
На онлайн-встречах в виде совещаний и планерок, видеоконференций и вебинаров, могут общаться участники, удаленные на любые расстояния. Они реализуются благодаря специальным платформам и соединению через интернет. Это существенная экономия времени и средств для мероприятий с любым масштабом.
Для организации продуктивной встречи онлайн выбирается подходящая платформа, просчитывается тайминг, с представлением правил участия для делегатов. На таких современных платформах кроме голосового общения и видеоряда, доступна работа с электронной документацией в общем доступе, анализ встреч и всех материалов после окончания мероприятия.
