Оптимизация управления компаниями – процесс постоянного и системного влияния на функционирование их внутренних структур, и на взаимодействие с внешними объектами на рынке – по конкурентной борьбе, поставкам и потреблению, общему сотрудничеству.
Почему старые методы управления перестали быть эффективными
Долгое время такое управление персонифицировалось, и строилось на влиянии личностей руководителей на эти процессы.
Они выстраивали жесткую иерархию по управлению, строгие правила и формальные процедуры. Регламенты снижали риски ошибок человека, делали их предсказуемыми. Производительность измерялась по раньше установленным критериям.
Управление современное
Оно должно фокусироваться на гибкость, креативность, вовлеченность персонала:
- Гибкие уровни управления – в минимальном числе, максимальная автономия сотрудникам, для быстрого реагирования на изменения.
- Адаптивность с изменениями по ситуациям и текущим потребностям в бизнесе.
- Оценки результатов сотрудников по вкладу и достижениям.
- Мотивации к развитию, привлечение к обучению для самореализации и профессионального роста.
Вывод: с традиционным управлением удобно работать в стабильной среде бизнеса. Но динамика развития требует использования современных подходов.
Уход от рутины и человеческого фактора, переход к автоматизации
Жесткая иерархия, рутина в делопроизводстве, были вызваны существующим уровнем технологий.
Например, таблицы Excel – громоздкие и трудно осваиваемые. Они намного ускоряли ручную обработку информации, но чтобы с ними работать, требовалось проходить целые курсы. Теперь данные обрабатываются по одной команде.
При автоматизации управления комплексные алгоритмы реализуют взаимодействие с рынком. Сейчас это уже не прихоть, а необходимость.
Автоматизация – не тренд, а выживание
Современный рынок – это огромные объемы информации и скорости их обмена. Для управления процессами требуется эффективная автоматизация предприятий и отраслей.
Автоматизация как фактор конкурентоспособности
Автоматизацией оптимизируются процессы, с исключение человеческих ошибок и сокращением затрат. Достигаются факторы, повышающие способность конкурировать:
- Повышается скорость реакций по запросам рынка.
- Снижаются издержки благодаря роботизации производства, автоматизации операций в управлении.
- Услуги улучшаются по качеству, исключая человеческий фактор.
- Мгновенные адаптации по запасам и спросу.
- Снижается требовательность к квалификации рядового персонала.
Компания Gartner прогнозирует, что на 2027 год две трети компаний станут конкурентоспособными благодаря автоматизации.
Какие задачи можно автоматизировать прямо сейчас
Функции, которые уже сейчас успешно автоматизируются:
- Бухгалтерский учет с управлением зарплатами.
- Кадровые вопросы, по их приему и перемещению.
- Контент-маркетинг по созданию и распространению информации.
- Управлять задачами, отслеживать их выполнение.
- Обрабатывать базы данных.
- Подготовка, прием и отправка заявок, отчетов, уведомлений, рассылок.
Степень внедрения зависит от уровня запросов.
Примеры инструментов
Популярными текущими инструментами могут быть:
- Make.com – для визуального отображения процессов, интегрируясь с популярными сервисами и сетями.
- Zapier – российский конструктор регулирования процессов и веб-приложений, повторяющихся задач. При поступлении писем, сообщений, выполняет предписанные задания.
- Trello – визуализирует задачи досками, списками, карточками. Планирует, синхронизируясь с календарем.
Инструменты доступны в браузерах и мобильных устройствах. Они не требуют знаний программирования, обращение с ними на уровне пользователя.
Что должно автоматизироваться в первую очередь
Первыми автоматизируются участки с актуальными проблемами и ручным трудом, повторяющиеся задачи. Среди них:
- Финансы с бухгалтерией.
- Процессы продаж через CRM с рассылками.
- Документооборот с электронными подписями ЭДО – исчезают бумаги.
- Управлять текущими задачами работников по проектам.
Пример управления предприятием на всех уровнях – универсальный российский комплекс CRM Битрикс 24. Достигается эффективность, простота, охват функций.
Контроль и аналитика, как измерение успеха автоматизации
Эффективность измеряется методами:
- Анализа производительности по времени, ошибкам, ресурсам.
- Оценки качества по стандартам.
- Анализа затрат. В том числе системная аналитика в бухгалтерии BI.
- Сравнением плановых и фактических показателей.
Используется диагностическая и прогнозная аналитика, а также предписывающая – для делегирования решения системе.
Комплексными показателями эффективности КПЭ являются индексы KPI по пяти группам: КПЭ по результатам, расходам, функционированию, производительности, эффективности. На основе оценок KPI по отделам и сотрудникам, в системе вырабатываются решения для планирования бизнес-процессов, распределения ответственности, и мотивирования кадров.
Результаты и рекомендации комфортно для восприятия визуализируются сервисами, интегрируемыми с системой. Это удобный метод интерпретации результатов анализа (например, продаж) по сравнению с ручными методами.
Автоматизация как часть корпоративной культуры
Большинство людей настороженно воспринимает нововведения. Необходимо формировать позитивное восприятие автоматизации, показывая ее полезность, в том числе для сотрудников:
- Прозрачностью и четкостью процессов, уменьшая так стрессовость.
- Исключением рутинных задач переключать работников на важные и креативные задания.
- Вовлекать к взаимодействию между коллегами и отделами на разных уровнях, поощрять предложения по улучшению.
- Автоматизация устраняет ошибки и недопонимание, повышая доверие.
- Признавать достижения, которые легко фиксируются системой.
Эффективность вовлечения и признание автоматизации корпоративной культурой повысится при комплексном обучении сотрудников. Это привнесет понимание важности и необходимости автоматизации для успешности предприятия.
Оптимизация бизнес-процессов: цель, задачи и содержание
Цель оптимизировать процессы в бизнесе – сделать их продуктивными, а предприятие – успешным и конкурентоспособным, с растущей прибылью и благосостоянием. Нужно выполнять задачи: повышать качество продукции и услуг, формировать удовлетворенность целевой аудитории, наращивать показатели, и на этой основе масштабировать бизнес
Для этого выявляются узкие места, разрабатываются новые процессы и внедряются. Для этого применяются инструменты:
- Lean – совершенствует процессы в разработках и проектах, сокращает время циклов, исключает избыточные операции в логистике, формирует бережливость. Впервые методика внедрена Тойотой в 1950-х годах.
- Инструмент Six Sigma (Шесть Сигм) – определять, измерять и анализировать, совершенствовать и контролировать. Служит для снижения дефектов и параметров, вызывающих неудовлетворение потребителя. Внедряется Моторолой, Майкрософтом, Нокиа.
- BPM – комплексно управлять бизнес-процессами компании, а не подразделениями, для повышения лояльности клиентов и рентабельности продукции.
- Agile – метод проектной работы в процессах с высокой неопределенностью. Позволяет гибко выстраивать взаимодействие в команде разработчиков.
Это примеры взаимосвязанных концепций и методологий (кроме последней), направленные на комплексную оптимизацию предприятий. У каждого инструмента своя ниша применения.
Ключевые проблемы
Даже самые совершенные системы имеют недостатки. Сегодняшние проблемы автоматизации:
- Теряется контроль со стороны персонала из-за недопонимания того, как что происходит, при сбоях.
- Недостаток гибкости под изменяемые процессы.
- Высокая стоимость внедрения.
- Угрозы посторонних доступов через интернет.
- Сопротивление персонала ведет к замедлению внедрения.
- Ошибки ввода от операторов.
- Сложно интегрироваться с другими системами.
- Зависимость от поставок лицензионного оборудования и программ.
- Потребность в техподдержке и регулярных обновлениях.
- Отсутствие квалифицированных кадров.
Важный минус в том, что уровень анализа определяется алгоритмами, которые готовятся человеком. В этом отношении важная перспектива – внедрение глубоких DeepTech технологий (США) для решения проблем в бизнесе. С охватом общестрановых научных структур, применением суперкомпьютеров и ИИ. Работают в особо конкурентных секторах. Их решения – долгие научные исследования, большие инвестиции для решения фундаментальных проблем.
В России финтех развивают Яндекс, Сбер, Майл.ру. Это новые подходы в оптимизации управления.
Набор инструментов и технологий
Чтобы автоматизировать работу и бизнес, оптимизировать управление, улучшить взаимодействие с клиентами, и ускорить процессы, применяются инструменты разного уровня:
- Make.com – платформа с мощной интеграцией разных сервисов, имеющая визуальный интерфейс типа конструктора с быстрой обратной связью.
- Zapier – платформа интегрируется с пятью тысячами сервисов, со своими шаблонами, инструкциями. Удобна для начинающих. Make и Zapier автоматизируют маркетинговые email-рассылки, публикации и рекламу.
- CRM – комплексное управление бизнес-процессами в торговле. 1С CRM, Мегаплан, Битрикс 24.
- ERP – программы для общего управления бизнес-процессами производственной компании по финансовому учету, закупкам, кадрам, складу, маркетингу. Лучшие системы – 1С, на западе Oracle ERP Products.
- BI – комплекс программ помогает собирать, систематизировать и наглядно отображать анализируемые данные.
Данные программы и комплексы помогают оптимизировать бизнес в различных направлениях. Они рассчитаны на разный уровень структур в автоматизации. Все вместе помогают оптимизировать управление, улучшить взаимодействие с клиентами и ускорить процессы.
Заключение
Современные комплексы и инструменты оптимизации управления позволяют эффективно управлять бизнес-процессами на отдельных участках и в компаниях. Им еще не хватает гибкости из-за большой части процессов, зависящих от человека. Эта проблема будет уходить при их интеграции с искусственным интеллектом, и взаимодействием с рынком на более высоком уровне.
