Когда решение задачи требует много времени и сил, самое время обратиться к календарному плану проекта. Его составление не должно вызвать сложностей, но потребует внимания. В статье мы собрали советы по написанию плана проекта, ответили на самые важные вопросы по этой теме.
Что такое календарный план и что он включает
Календарный план представляет собой определенный список дел с разбивкой по срокам, схематично изображенный на календарной сетке. Если в реализации участвует несколько исполнителей, обязательно указывают:
- ответственных и исполнителей;
- совещания, встречи для обсуждения прогресса;
- последовательность, взаимосвязь между задачами;
- требуемые ресурсы для выполнения;
- возможные риски, способы их устранения.
Учитывая особенности задачи отмечают элементы, имеющие ключевое значение. Можно разделять дела на общие и внутренние, чтобы каждый отдел или сотрудник знали свои действия.
Зачем нужно календарное планирование
Чтобы достигнуть цели ее необходимо правильно обозначить. Точный график позволяет добиться своего еще быстрее. Также в графики могут быть отражены риски, способы их преодоления. Календарный план – это точный график всех действий, которые необходимо выполнить с указанием исполнителей, сроков, разделенный на небольшие шаги. В нем обычно указывают:
- название задачи;
- период выполнения;
- ответственных лиц;
- отдельные поручения для определенных исполнителей;
- отчетные периоды с измеряемыми показателями;
- все мероприятия, проводимые в рамках проекта.
Подготовить такой документ могут руководители компании или менеджеры проектов. Предварительно требуется созвать собрание, где будут присутствовать все задействованные в новом проекте. Участники подскажут, какими способами получится добиться поставленного результата.
Готовый график позволяет руководителю следить за прогрессом. Сотрудники смогут обращаться к документу в любое время для уточнения своих поручений и сроков их выполнения.
В чем польза календарного плана
Пользу календарного плана в реализации проекта можно заметить на следующих этапах:
- планирование, когда все действия визуализированы и гораздо проще соблюдать сроки;
- при распределении ресурсов, поскольку обратившись к документу можно быстро определить что нужно для выполнения работы и в каком количестве;
- график позволяет избежать конфликтов в расписании, поскольку все задачи распределены равномерно, а значит команда выполняет все последовательно, точно в срок.
Когда можно писать план проекта
Точно понять, что пора начинать составлять график, можно по нескольким признакам:
- цели и задачи уже определены;
- сформирован окончательный бюджет;
- определен список подзадач, необходимых для реализации проекта.
Создать документ можно в стандартных текстовых редакторах или в виде таблицы.
Как выглядит календарный план
Формат таблицы является самым удобным для подобного документа. Лучше, если таблица будет обновляемой, с возможностью доступа к ней и редактирования разными участниками проекта. В таблицу вносят виды работ, последовательность их выполнения, сроки, ответственных.
Некоторые независимые поручения могут выполнять параллельно разными сотрудниками. Это помогает экономить время, сокращает общий срок реализации. Отразите в графике время встреч, их формат, отчетные периоды. Это поможет сотрудникам ориентироваться в процессе.
Инструменты и полезные сервисы
На помощь компаниям в планировании приходят технологии. Существуют вспомогательные сервисы, например:
- Google Tasks. Софт от Google с большими возможностями планирования, работающий даже оффлайн. Это бесплатный сервис, у него много инструментов, простой и эффективный.
- ЛидерТаск. Отечественный софт, для небольших компаний или студентов. Также может работать оффлайн, в нем есть встроенный планировщик, напоминания о встречах, корпоративный чат. Доступна бесплатная версия, возможность платной подписки с расширенным функционалом.
- Worksection. Подойдет для решения разных вопросов, работает только с подключением к интернету. Есть бесплатный пробный период на 2 недели, также можно пользоваться бесплатной ограниченной версией, или купить подписку.
- Wrike. Сервис предлагает пользователям встроенные шаблоны, возможность интегрирования задач. Также есть бесплатная пробная версия и несколько вариантов подписок.
- Kissflow Project. Простой, легкий, может интегрироваться с Google Workspace. В сервисе можно устанавливать приоритетность, напоминания о дедлайне. Работает только онлайн, иногда наблюдаются сбои при передаче документов. Бесплатная пробная версия предоставляется на две недели. Далее — платные тарифы.
Примеры календарного планирования проекта
В качестве примера календарный план реализации проекта можно разобрать в рамках разных ситуаций. Это может быть разработка приложения или организация мероприятия. Для каждой ситуации будут свои особенности.
Разработка приложений
Процесс можно разбить на несколько этапов:
- Проработка идеи приложения, создание дизайна. На данном этапе определяется функционал, целевая аудитория, визуальный стиль. Задачи обозначаются в начале проекта с указанием последовательности.
- Программирование. В дело вступают разные команды, а сами процессы начинаются в разное время. Отражаем все на графике в соответствии с приоритетом, проставляем зависимости между задачами.
- Тестирование. Когда закончены основные части приложения можно начинать тестирование. На данном этапе выявляют и исправляют ошибки. Он должен следовать после разработки, а на его исполнение закладывайте реальные сроки.
- Финал. Заключительный этап по подготовке к запуску, публикации в магазинах приложений. Закладывайте время, которое потребуется магазинам на проверку.
Каждый их этапов может быть разбит на мелкие поручения. На каждое назначается исполнитель и прописывается на графике.
Организация мероприятий
За основу планирования мероприятия берем столбчатую диаграмму Ганта. На первом этапе размечаем крупные задания:
- проработка концепции;
- отрисовка дизайна;
- поиск, наем подрядчиков;
- рассылка приглашений и прочее.
Помечайте на плане поручения, которые будут исполнять подрядчики, прописывайте все сроки. Также отмечайте параллельные крупные процессы. Подзадачи распределяйте между отделами и исполнителями применяя канбан-доски.
Какие документы нужны для календарного плана проекта
Чтобы календарный план график проекта содержал всю необходимую информацию при его создании опирайтесь на следующие документы:
- список и график работ;
- сроки на каждую цель;
- последовательность поручений, зависимость между ними.
Приложите к основным документам смету, предусмотренную на мероприятие, ресурсный, коммуникационный план, матрицу рисков.
Типичные ошибки при использовании календарного плана
При составлении графика иногда можно допустить некоторые ошибки. Изучите их заранее, чтобы избежать их на своем опыте.
Слишком амбициозные сроки
Очень важно иметь четкое понимание того времени, которое потребуется на выполнение работы. Это относится к общему сроку и дедлайнам на выполнение подзадач. Чтобы понять эти сроки установите коммуникацию с командой. Только исполнители могут точно осознавать, сколько времени занимает решение вопроса. Закладывайте дополнительный запас времени на форс мажоры.
Отсутствие гибкости
Составляйте график с учетом возможности редактирования. В ходе работ могут происходить изменения, потому важно иметь возможность внести корректировки.
Проблемы в общении
Календарный план мероприятий проекта должен регулярно обсуждаться. Убедитесь в том, что все члены команды понимают свои назначения, сроки их исполнения, свою значимость в общем успехе проекта.
Невнимание к деталям
Из мелочей складывается полная картина, потому скрупулезно отмечайте все данные по задачам. Каждый этап должен быть задокументирован, подзадачи расписаны, риски предусмотрены.
Дополнительные аспекты для составления графика
При составлении рекомендуем учесть не очевидные особенности, например:
- если с графиком будут знакомить заказчика, то лучше создайте два экземпляра. Один расширенный, для внутреннего пользования, второй сокращенный, без ненужных заказчику деталей;
- заполняйте расширенный вариант очень подробно, с указанием сроков, исполнителей, рабочих встреч и созвонов;
- рассчитывайте бюджет проекта и сметы раздельно, но обязательно привязывайте эти документы к документу. Можно пользоваться дополнительными листами или перекрестными ссылками, они не перегружают документ;
- определяйте дедлайны основываясь на внешних факторах или мнении команды. Опросите участников, составьте график исполнения по задачам, выстройте последовательности процессов.
5 приложений для разработки календарного плана
Современные технологии делают составление плана проще, удобнее, быстрее. Есть несколько приложений, в которых можно составить график с возможностью редактирования и множественным доступом.
WEEEK
Первый пример приложения для календарного плана проекта – WEEEK. Привычный формат календаря, который можно распланировать на неделю или месяц. Для наглядности можно использовать диаграмму Ганта, создавая длинные задачи на дни и месяцы. Их можно связывать между собой, назначать поручения сотрудникам, которые не отобразятся на общем плане, но будут доступны непосредственным исполнителям.
Google Sheets
Знакомые и понятные гугл таблицы также подходят для планирования. Это бесплатный софт, доступный на любом устройстве, с возможностью редактирования. Таблицы обладают необходимыми инструментами, шаблонами, возможностью построения диаграммы Ганта. Несколько листов документа могут содержать разную информацию по одному проекту, чтобы не нагружать общий документ. Не самый простой, вариант. Он для тех, кто умеет пользоваться.
YouGile
Отечественный сервис YouGile с возможностью планирования в нескольких вариантов. Особенно удобно выстраивать графики придерживаясь принципа Ганта. Задачи раскладываются на доске, их можно перетаскивать, расставлять на свое усмотрение. Можно менять сроки, вносить другие важные корректировки.
Roadmunk
Приложение, которое специально разрабатывалось для построения всевозможных графиков, планирования, визуализации. Есть готовые шаблоны, интерфейс удобный, понятный, различные методики детализации позволяют планировать точно, с учетом малейших особенностей. Есть минус – приложение платное, а пробной версии в 2 недели не хватит, чтобы до конца разобраться во всех инструментах и возможностях.
GanttPro
Функциональное приложение для построения календарного плана проекта GanttPro посвящено диаграмме Ганта. Здесь планируется все до мелочей, есть отдельные столбцы для исполнителей. Масштабировать диаграмму можно по дням, месяцам, неделям. В нем можно учитывать время работы, ресурсы, для удобства их распределения.
