Работа в Microsoft Teams подходит для решения проблем, возникающих в коммуникации с сотрудниками компании или в неформальном общении с друзьями. Знание функций программы выстроит в онлайн-мире корректное общение между двумя и более людьми. Если вы не знаете, как создать группу в Тимс для объединения нескольких участников, то эта пошаговая инструкция для вас.
Как создать группу
Нужно выполнить простых пять шагов, чтобы создать группу для совместного созвона нескольких людей для любых целей:
- Выберите «создать группу». В этой вкладке вы можете создать свою собственную команду или присоединиться к уже существующим.
- Придумайте группе название. Можно еще добавить краткое описание группы, чтобы участники при получении ссылки-приглашения смогли сразу узнать о цели вступления в группу.
- Созданная группа будет закрытой по умолчанию, в нее не смогут вступить другие люди без вашего приглашения, поэтому придется вручную добавлять участников.
- Необходимо выбрать опцию «общедоступная» для группы, если вам важно, чтобы любой сотрудник организации мог присоединиться к ней, и группа станет открытой для новых участников.
- После того, как создали общий чат в Teams, в него можно добавлять новых участников: как по одному человеку, так и сразу несколько выбранных контактов. Также можно приглашать новых участников в качестве гостя в группу через адрес электронной почты.
Находясь в одной группе участникам доступно совместное редактирование документов, в которые можно вносить правки и не пересылать другим по почте. Это поможет в несколько раз снизить время, затрачиваемое на редактирование текстов.
Кроме того, в рабочей группе можно проводить видеосозвоны. Для этого нужно начать его одним движением руки, и всем участникам моментально придет уведомление. Теперь не нужно обзванивать каждого и говорить одни и те же указания много часов подряд.
Teams позволяет результативно работать даже в поездке без Интернета, так как все нужные данные под рукой – в группе.
Как создать и настроить групповой чат в Тимс
После пяти простых действий у вас появилась группа в Teams, которой теперь можно управлять:
- Чтобы просмотреть дополнительные функции по управлению группой, нажмите «Выбрать» рядом с названием команды.
- Выберите «Управление командой», если нужно найти конкретного участника, какой-то канал, изменить настройки для своей группы.
- Создатель группы может менять изображение, придавая таким образом уникальность группе, чтобы ее легче было найти в общем списке. Для этого нажмите «Настройки» и «Изображение команды».
- Четвертый шаг – это, скорее, совет, а не рекомендация. Советуем назначить владельцами группы как минимум двух человек на случай утери пароля или взлома аккаунта одного из них.
Плюсы и минусы Teams
Главным плюсом Teams является корпоративная безопасность, данные компании находятся под защитой от спама и хакеров, если они появляются в рамках видеосозвона. Обновления программы постоянно следят за подозрительной активностью и удаляют ее последствия.
Возможность скачать мобильную версию приложения, а также отсутствие необходимости платить за его использование повышает рейтинг Teams среди подобных программ.
Будучи участником группы в Teams можно:
- организовывать видеосозвоны;
- отправлять видео и фотоматериалы;
- дистанционно управлять презентациями;
- включать демонстрацию экрана с мобильного телефона;
- удаленно работать с документами и электронной почтой.
При этом у Teams есть и немного минусов, которые отмечают пользователи:
- сложный интерфейс, для изучения которого нужно время (наша инструкция создана для облегчения процесса);
- невозможность подключения участников из других компаний, если это корпоративный созвон в группе (участники конференции, которые хотят что-то сказать или продемонстрировать свой экрана телефона должны быть авторизованы под учетными записями той компании, которая создала группу);
- частые проблемы со звуком, если в помещении неидеальная тишина (кроме того, нельзя транслировать звук при демонстрации экрана мобильного телефона).
Дополнительные функции
Teams появился в 2016 году и в период пандемии коронавируса завоевал доверие пользователей, так как удалось продолжить работу, пусть и в удаленном формате. Teams является частью пакета Office 365 и доступно по корпоративной подписке.
В Teams доступны дополнительные функции, которые пригодятся всем участникам группы:
- возможность «Поднять руку» и обратить на себя внимание спикера;
- нажать «Демонстрация экрана» и ознакомить участников группы с какой-либо графической информацией;
- сделать запись видеоконцеренции, чтобы не присутствовавшие участники смогли вникнуть в информацию и не пропустить ее;
- сменить задний фон на более официальный, если нет возможности организовать рабочее пространство в домашней обстановке.
Как подключить участников группы к созвону
Чтобы организовать видеосозвон и подключить к ней участников группы, нужно:
- открыть программу;
- нажать на «Начать»;
- ввести название видеоконцеренции, которые участники будут видеть при поступлении звонка;
- настроить звук и проверить видимость вебкамеры;
- нажать «Присоединиться сейчас»;
- после этого скопировать ссылку-приглашение и направить остальным участникам;
- дождаться их подключения и начать задуманное.
Если возникли проблемы на самом первом действии – создании учетной записи, то вот пошаговая инструкция, как это сделать быстро:
- обозначить цель создания учетной записи (учебная, рабочая, личная);
- зарегистрировавшись в Microsoft Teams, придумав логин и пароль, приступайте к настройке профиля;
- нажмите на иконку своего профиля в правом верхнем углу программы;
- во вкладке «Настройки» нажмите «Общие», если хотите изменить тему оформления и отключить автозапуск Teams при включении устройства;
- отредактируйте уведомления в одноимённой вкладке;
- во вкладке «Устройства» и «Расширенные настройки» убедитесь, что подключен микрофон и камера именно того устройства, с которого вы вошли в учетную запись;
- нажмите «Сделать пробный звонок» и проверьте внесенные вами изменения.
Надеемся, что после такой подробной пошаговой инструкции, вам понятно, как создать группу в Тимс. Желаем успехов в онлайн-мире!
