Как создать группу в Teams и управлять ею – пошаговая инструкция

03 мая 2024

Работа в Microsoft Teams подходит для решения проблем, возникающих в коммуникации с сотрудниками компании или в неформальном общении с друзьями. Знание функций программы выстроит в онлайн-мире корректное общение между двумя и более людьми. Если вы не знаете, как создать группу в Teams для объединения нескольких участников, то эта пошаговая инструкция для вас.

Как создать группу

Teams

Нужно выполнить простых пять шагов, чтобы создать группу для совместного созвона нескольких людей для любых целей:

  1. Выберите «создать группу». В этой вкладке вы можете создать свою собственную команду или присоединиться к уже существующим.
  2. Придумайте группе название. Можно еще добавить краткое описание группы, чтобы участники при получении ссылки-приглашения смогли сразу узнать о цели вступления в группу.
  3. Созданная группа будет закрытой по умолчанию, в нее не смогут вступить другие люди без вашего приглашения, поэтому придется вручную добавлять участников.
  4. Необходимо выбрать опцию «общедоступная» для группы, если вам важно, чтобы любой сотрудник организации мог присоединиться к ней, и группа станет открытой для новых участников.
  5. Пятым шагом вы можете добавлять участников. Можно добавлять как по одному человеку, так и сразу несколько выбранных контактов. Также можно приглашать новых участников в качестве гостя в группу через адрес электронной почты.

Находясь в одной группе участникам доступно совместное редактирование документов, в которые можно вносить правки и не пересылать другим по почте. Это поможет в несколько раз снизить время, затрачиваемое на редактирование текстов.

Кроме того, в рабочей группе можно проводить видеосозвоны. Для этого нужно начать его одним движением руки, и всем участникам моментально придет уведомление. Теперь не нужно обзванивать каждого и говорить одни и те же указания много часов подряд.

Teams позволяет результативно работать даже в поездке без Интернета, так как все нужные данные под рукой – в группе.

Как управлять группой

Группа в Teams

После пяти простых действий у вас появилась группа в Teams, которой теперь можно управлять:

  1. Чтобы просмотреть дополнительные функции по управлению группой, нажмите «Выбрать» рядом с названием команды.
  2. Выберите «Управление командой», если нужно найти конкретного участника, какой-то канал, изменить настройки для своей группы.
  3. Создатель группы может менять изображение, придавая таким образом уникальность группе, чтобы ее легче было найти в общем списке. Для этого нажмите «Настройки» и «Изображение команды».
  4. Четвертый шаг – это, скорее, совет, а не рекомендация. Советуем назначить владельцами группы как минимум двух человек на случай утери пароля или взлома аккаунта одного из них.

Плюсы и минусы Teams

Главным плюсом Teams является корпоративная безопасность, данные компании находятся под защитой от спама и хакеров, если они появляются в рамках видеосозвона. Обновления программы постоянно следят за подозрительной активностью и удаляют ее последствия.

Возможность скачать мобильную версию приложения, а также отсутствие необходимости платить за его использование повышает рейтинг Teams среди подобных программ.

Будучи участником группы в Teams можно:

  • организовывать видеосозвоны;
  • отправлять видео и фотоматериалы;
  • дистанционно управлять презентациями;
  • включать демонстрацию экрана с мобильного телефона;
  • удаленно работать с документами и электронной почтой.

При этом у Teams есть и немного минусов, которые отмечают пользователи:

  • сложный интерфейс, для изучения которого нужно время (наша инструкция создана для облегчения процесса);
  • невозможность подключения участников из других компаний, если это корпоративный созвон в группе (участники конференции, которые хотят что-то сказать или продемонстрировать свой экрана телефона должны быть авторизованы под учетными записями той компании, которая создала группу);
  • частые проблемы со звуком, если в помещении неидеальная тишина (кроме того, нельзя транслировать звук при демонстрации экрана мобильного телефона).

Дополнительные функции

Microsoft Teams

Teams появился в 2016 году и в период пандемии коронавируса завоевал доверие пользователей, так как удалось продолжить работу, пусть и в удаленном формате. Teams является частью пакета Office 365 и доступно по корпоративной подписке.

В Teams доступны дополнительные функции, которые пригодятся всем участникам группы:

  • возможность «Поднять руку» и обратить на себя внимание спикера;
  • нажать «Демонстрация экрана» и ознакомить участников группы с какой-либо графической информацией;
  • сделать запись видеоконцеренции, чтобы не присутствовавшие участники смогли вникнуть в информацию и не пропустить ее;
  • сменить задний фон на более официальный, если нет возможности организовать рабочее пространство в домашней обстановке.

Как подключить участников группы к созвону

Чтобы организовать видеосозвон и подключить к ней участников группы, нужно:

  • открыть программу;
  • нажать на «Начать»;
  •  ввести название видеоконцеренции, которые участники будут видеть при поступлении звонка;
  •  настроить звук и проверить видимость вебкамеры;
  • нажать «Присоединиться сейчас»;
  •  после этого скопировать ссылку-приглашение и направить остальным участникам;
  •  дождаться их подключения и начать задуманное.
Microsoft Teams

Если возникли проблемы на самом первом действии – создании учетной записи, то вот пошаговая инструкция, как это сделать быстро:

  • обозначить цель создания учетной записи (учебная, рабочая, личная);
  • зарегистрировавшись в Microsoft Teams, придумав логин и пароль, приступайте к настройке профиля;
  • нажмите на иконку своего профиля в правом верхнем углу программы;
  • во вкладке «Настройки» нажмите «Общие», если хотите изменить тему оформления и отключить автозапуск Teams при включении устройства;
  • отредактируйте уведомления в одноимённой вкладке;
  • во вкладке «Устройства» и «Расширенные настройки» убедитесь, что подключен микрофон и камера именно того устройства, с которого вы вошли в учетную запись;
  • нажмите «Сделать пробный звонок» и проверьте внесенные вами изменения.

Надеемся, что после такой подробной пошаговой инструкции, вам понятно, как создать группу в Teams. Желаем успехов в онлайн-мире!

Автоматическое резюме встреч в Zoom / Google Meets / Microsoft Teams

Подробнее