Более 50% опрошенных предприятий сообщили, что уже активно инвестируют в автоматизацию производства и внедрение новых ПО. Они это делают с целью повышения экономии ценных ресурсов и оптимизации мощностей компании. Решения дают им преимущество среди конкурентов и влияют на увеличение прибыли. Рассмотрим, что такое автоматизация основных бизнес-процессов, и почему она заслуживает внимания руководителей крупных и средних предприятий.
Описание процесса
ПО влияет на рентабельность бизнеса независимо от сферы его развития. С помощью этих решений можно повысить производительность организации, делегировать несложные задачи.
Какой бизнес можно сделать автоматическим
Комплексная автоматизация повышает рентабельность компании. Внедрение ПО зависит от ее размеров:
- Для малых предприятий – облачное или коробочное решение.
- Средний бизнес интегрирует передовые IT-решения. Они могут работать с двумя разными сервисами для обмена данных.
- Крупные организации развивают одновременно несколько направлений – внедряется единая система, охватывающая разные службы, департаменты.
Руководители компаний часто задаются вопросом: какой продукт выбрать на рынке автоматизации бизнес-процессов. Признаки, указывающие на необходимость внедрения:
- увеличение числа рутинных задач;
- масштабирование баз данных;
- появление сложностей в коммуникации (как с клиентами, так и внутри коллектива);
- сильное влияние процессов друг на друга;
- срыв сроков;
- введение контроля над соблюдением норм, стандартов;
- рост объема задач в связи с расширением компании;
- сокращение риска ошибок.
При наличии трех признаков нужно внедрять новую систему.
Какие процессы можно автоматизировать
- проведение финансовых операций – бухгалтерия, управление счетами, обработка платежей, учет доходов, расходов организации;
- sales-менеджмент – сбор и анализ данных, отправка писем, уведомлений, подбор предложений;
- управлением складским учетом, производством – ведение закупок, оптимизация запасов на складе, анализ качества, проверка техники, находящейся на эксплуатации;
- маркетинг – рассылка рекламных предложений, управление рекламной кампанией;
- работа отдела персонала – оплата труда, оформления документации при найме/увольнении, учет рабочего времени сотрудников;
- система аналитики и отчетности – планирование сделок, снижение риска ошибок, составление информативных отчетов.
При возникновении неожиданных ситуаций автоматизация не даст результатов. То же самое касается данных, которые не структурированы.
Кто занимается автоматизацией для бизнеса
Проектирует и внедряет решения группа экспертов, которых называют системными интеграторами. Они оказывают комплексную поддержку на всех этапах.
Инструменты для автоматизации
Замена ручного труда во всех сферах считается сложной задачей, но при этом IT-технологии – гарантия роста бизнеса. Разработчики помогают оптимизировать разные направления: от бухгалтерии до складского учета.
Автоматизация продаж
При увеличении клиентской базы у менеджеров появляется дополнительная нагрузка. Если не предпринимать активных действий, эффективность работы отдела резко начнет снижаться. Автоматизированные средства позволяют избежать негативных последствий. На что они направлены:
- устранение зависимости от человеческого фактора;
- система оповещений не даст пропустить важное событие;
- построение воронки продаж, влияющей на оптимизацию внутренних процессов;
- быстрое реагирование на заявки, отслеживание запросов целевой аудитории.
Автоматизация маркетинга
Работа отдела автоматизации включает:
- одновременное продвижение нескольких каналов;
- сегментацию базы клиентов, выделение предпочтений каждой группы;
- контроль эффективности.
Какие инструменты автоматизации бизнес-процессов применяются на практике: чат-боты, CRM, поисковые системы для аналитики, оптимизации.
Автоматизация документооборота
Оптимизировать введение бумажных документов позволяет введение СЭД (система электронного документооборота). Программное обеспечение содержит шаблоны, необходимые для оформления договоров, отчетов. Документы заверяются цифровой подписью, а также сохраняются в базе данных.
Автоматизация управления предприятием
Назначением инструментов считается прозрачность всех процессов. Руководители могут отслеживать статус сделки и отправлять рекомендации для менеджеров среднего звена. Удобна опция оперативной аналитики: отчеты о работе отдела формируются при помощи нескольких кликов.
Автоматизация склада и логистики
Технологии обеспечивают гибкое управление складскими потоками. В результате товары не будут залеживаться, а компания значительно сокращает потенциальные убытки. Для чего используют IT-решения:
- для прогнозирования спроса;
- для контроля потока товаров;
- для обеспечения прозрачности документооборота.
Какие системы используют для автоматизации
CRM-системы
Благодаря им можно систематизировать клиентскую базу, используя удобные электронные карточки. Отслеживать их заполнение могут менеджеры, перед которыми можно ставить сроки. Вышестоящие руководители могут следить за результатами работы, делать замечания по взаимодействию с клиентами.
Функциями системы являются:
- Возможность ставить, распределять задачи внутри компании. Ресурс формирует заявку после добавления нового контакта, назначает сотрудника, который будет ответственен за ее выполнение. При этом учитываются загруженность менеджера, вид товара или услуги, с которыми нужно работать, их стоимость, место реализации.
- Формирование и отправка адресату напоминания о задачах и сроках их выполнения. Любое действие исполнителя влияет на изменение статуса сделки. Когда срок подходит к концу, по почте или в выбранном мессенджере придет уведомление.
- Регулярное обновление данных о клиентах. Менеджеру повторно не вносит информацию – система способна выполнять эту задачу автоматически.
- Рассылка уведомлений клиентам о том, как идет работа по их заказу.
- Анализ качества работы сотрудников. Руководитель получает возможность оценить работу каждого менеджера, находящегося у него в подчинении. Он получает статистику: сколько звонков клиентам было сделано, сколько сделок совершено.
Оптимизирующие работу компании программы рекомендуют вводить для повышения прозрачности продаж.
ERP-системы
Этот ресурс рекомендован к использованию в крупном и среднем бизнесе. Приобретать систему целиком необязательно. Можно применять модули, которые помогают реализовывать текущие потребности.
Какие возможности предлагает система:
- управление любыми процессами (учет затрат, производственные процессы, финансы и бюджет, продажи, складские мощности, коммуникация с клиентами);
- анализ работы разных подразделений, сотрудников;
- интеграция с другими ресурсами.
Система помогает упрощать рутинную деятельность, повышать продуктивность.
Чат-боты
Они повышают эффективность внутренней и внешней коммуникации. Функционал зависит от предпочтений клиента. Что можно делать при помощи чат-ботов:
- давать ответы на элементарные вопросы клиентов, разгружая рутинную работу оператора;
- влиять на повышение качества обслуживания;
- первичная обработка заявок;
- помощь в подборе персонала;
- упрощение коммуникации внутри организации;
- рассылка сообщений о корпоративах;
- интегрирование с другими ресурсами.
Заказать внедрение чат-бота можно у разработчиков программных решений.
Сервисы на основе искусственного интеллекта (ИИ)
Программное обеспечение значительно упрощает рабочие процессы на производстве, в сфере торговли, ведении бухгалтерского учета и других отраслях.
ИИ позволяет:
- Улучшать сферу услуг. За счет технологичных ресурсов можно автоматизировать коммуникационные процессы и настроить рекламные рассылки.
- Повлиять на эффективность персонала. За счет ИИ происходит автоматизация рутинных задач. К примеру, можно упростить ввод данных. Это позволит сотрудникам тратить рабочее время на решение более важных вопросов.
- Заниматься управлением за счет предоставленных данных анализа информации, статистики и аналитики.
- Прогноз роста и падения спроса на товар или услугу.
- Предотвращение простоев в производстве. ИИ позволяет спрогнозировать появление сбоев оборудования. Мастера могут вовремя заняться их ремонтом.
Предоставленный перечень задач является неполным. Возможности ИИ считаются практически неограниченными.
Сервисы для улучшения пользовательского опыта и повышения конверсии
Их работа направлена на сбор информации. Это позволяет клиентам предлагать вид товаров или услуг. Упрощают поиск потенциальных покупателей.
Как измерить эффективность автоматизации
Универсальной формулы для оценки использования автосистем нет, поэтому каждая компания работает по своим показателям. Главное – отсутствие серьезных финансовых проблем.
Что можно ждать:
- при самом оптимистичном сценарии окупаемость произойдет через 1 год;
- при более реалистичном подходе – через 2 года;
- если настрой пессимистичный, либо системы подобраны некорректно, то на срок окупаемости будет ограничен 3 годами.
Окупаемость зависит от целей внедрения и разработки, цены ресурсов, текущего оборота, поэтому ориентироваться только на эти показатели нельзя.
Ограничения
Методы автоматизации используются в разных сферах, но есть области в которых, они бессильны:
- Творчество и креативность. Решения ИИ часто принимаются за счет аналитического мышления.
- Взаимодействие с клиентами – сбор данных о клиентах и формирование персональных предложений.
- Если данные неструктурированные, то их анализ будет усложнен.
- Сложность некоторых процессов не позволяет их автоматизировать. Например, данные судебных или медицинских экспертиз.
- Анализ событий, которые сложно предугадать. Например, возникновение нештатных ситуаций, кризисов, аварий.
Этапы автоматизации
Как работает система:
- Анализ процессов.
- Разработка проекта системы.
- Работа над конкретной программой для поставленных задач. Интеграция успешно работающих инструментов.
- Тестирование для выявления сбоев.
- Интеграция проекта в систему.
- Поддержка – регулярное обслуживание и обновление ПО.
Примеры удачного внедрения
В разных отраслях можно привести свои примеры, которые служат маркером повышения эффективности работы.
В рекламе
Разработанное ПО позволяет улучшить процесс управления рекламными кампаниями. Система позволяет управлять бюджетом. Она определяет эффективность рекламных каналов и гарантирует точность аналитики.
Для работы с клиентами
Система ускоряет обработку запросов. Это дает возможность менеджерам заниматься более важными задачами. Ресурс гарантирует равномерное распределение работы между менеджерами.
Стоимость автоматизации
Расчет цены зависит от различных факторов. Речь идет о масштабе проекта, типе системы, технологиях и др.
Возможные причины неудач
Бывают случаи, когда внедрение ПО не приносит результатов. Разберемся вместе, с чем это объясняется.
Недостаточное понимание процессов
Чтобы выбор инструментов был максимально эффективным, руководство компании должно определить задачи для автоматизации на этапе разработки Иначе деньги на приобретение ресурса будут потрачены впустую.
Неправильный выбор
Проект не будет успешно реализован, если руководители компании выберут неподходящие инструменты. Затраты не будут оправданы результатом.
Недостаточная оценка систем
Стоит следить за миграцией данных между ресурсами. Их нарушение ухудшает работу ПО.
Сопротивление внедрению со стороны пользователей
Чтобы этого не произошло, нужно на этапе внедрения подключать пользователей к использованию ПО, повышая значимость системы. Можно назначить ответственных лиц.
Недостаточное внимание к безопасности данных
Утечка информации чаще происходит из-за несоблюдения правил использования ПО. Из-за этого страдает бизнес в целом.
Неудачное планирование и управление проектом
Результат проекта зависит от четкого планирования его процессов. Их нарушение ведет к низкой эффективности.
Перспективы
Внедрение автоматизации дает преимущество перед конкурентами. Ресурс станет гарантией высокой производительности и быстрого реагирования на изменения, происходящие на рынке.
Частые вопросы
Какие преимущества дает компаниям автоматизация?
В работе разных отделов компании наблюдается снижение издержек. Рутинный ручной труд автоматизируется. Компания экономит ценные ресурсы и направить их на более важные цели.
Как автоматизация бизнес-процессов помогает выделяться среди конкурентов?
Это происходит за счет повышения оперативности работы каждого сотрудника, улучшения коммуникации.
