Как вести запись протоколов собраний в Microsoft Teams

Microsoft Teams – это платформа, упрощающая документирование обсуждений и решений, принятых во время производственных встреч, собраний, совещаний. 

Благодаря удобному интерфейсу и простым командам даже новички могут быстро освоить ведение протоколов. Использование функции записи позволяет участникам свободно вести беседу, не делая подробных заметок, что повышает эффективность обсуждения. Опция автоматической транскрибации аудиозаписи в текст позволяет в секунды составлять точные, ясные письменные отчёты, что упрощает просмотр и ссылку на пункты, обсуждавшиеся во время встречи.

Эта статья о том, как записывать протоколы собраний в Microsoft Teams.

Стандартная запись собраний

Производится через встроенный рекордер. Для систематической записи производственных встреч это наилучший вариант, поскольку не требует установки дополнительного ПО. Однако встроенный рекордер позволяет вести только обычные аудиозаписи. Для ведения записей тайных инструмент Microsoft Teams не пригоден.

Пошаговая инструкция прямой записи

1. Чтобы начать записывать:

• откройте приложение Teams на своём устройстве;
• войдите в систему, используя свои учётные данные;
• найдите «Собрание» и кликните его;
• перейдите на панель инструментов внизу;
• кликните значок «…», чтобы увидеть дополнительные параметры;
• выберите «Начать протоколирование» и активируйте эту функцию.

Теперь вы можете участвовать во встречах и быстро фиксировать ключевые обсуждения и решения, назначать задачи в рамках протоколов собраний, чтобы максимизировать производительность.

2. После окончания встречи вновь нажмите значок «…», выберите опцию «Закрыть протокол» и кликните на неё. Аудио автоматически сохраняются в OneDrive или SharePoint, откуда их в любой момент можно воспроизвести в формате онлайн. Если рекордер не остановить, запись продолжится и автоматически отключится через 4 часа.

Ограничения возможностей Microsoft Teams

1. Функции запуска и остановки звукозаписи доступны только сотрудникам компании.
2. Аудио сохраняются только в OneDrive или SharePoint, скачивание доступно только ведущему, остальные члены команды могут просматривать их онлайн.
3. Если запись началась, все участники встречи получают об этом уведомление.
4. Функция записи Microsoft Teams доступна только в платном пакете.

Альтернативные способы записи

Чтобы записывать ход встречи команды в режиме инкогнито, придётся воспользоваться другими программами, например:

• AnyRec;
• Tipard Screen Capture;
• AnyMP4.

Каждая из них позволяет записывать без уведомления участников. 

Рассмотрим вариант с применением AnyRec Screen Recorder. Чтобы начать:

• запустите программу на своём компьютере;
• выберите опцию «Видеомагнитофон» и кликните на неё;
• выберите вариант «Пользовательский» или «Полный»;
• в открывшихся настройках вы увидите возможности настройки экрана, громкости, микрофона, вебкамеры, каждую из которых можно отрегулировать по желанию;
• перейдите на экран собрания;
• нажмите кнопку «Запись».

Чтобы остановить процесс, надо нажать на «Стоп», а чтобы сохранить аудио (видео) – «Сохранить». Чтоб посмотреть результат, нажмите кнопку «История записи». Здесь можно не только просмотреть весь ролик, но также отредактировать его, вырезав ненужное, и отправить файл в соцсети.

Как записывать собрания Teams на Android и iPhone

Этот способ удобен, если знаете, что позже будете просматривать (прослушивать) видео (аудио) или делиться им с теми, кто не смог присутствовать на встрече. Схема записывания на мобильное устройство ничем не отличается записи на десктопе:

1. Установите последнюю версию мобильного приложения Microsoft Teams.
2. Присоединитесь к собранию.
3. Нажмите «Многоточие» – значок, расположенный внизу экрана.
4. Кликните «Начать запись» в открывшимся окне. О том, что процесс записи начался, свидетельствует баннер, находящийся в верхней части экрана.
5. Прервать процесс можно через «Многоточие» – «Остановить».
6. Трек автоматически сохраняется в облаке.

Транскрибирование

В собраниях и событиях Microsoft Teams есть опция автоматического транскрибирования записей. Её может включать и отключать администратор.

Если транскрибирование включено, пользователи получают расшифровку произносимой речи, которая записывается почти в реальном времени. Расшифрованный текст хранится вместе с аудио (видео) записью встречи. Однако если видео скопировать из облака, то субтитры на ней не отобразятся.

По умолчанию транскрибированный текст отображается на том языке, на котором был произнесён. Но его можно перевести на нужный язык.

Кроме этого, платформа позволяет подключать опцию динамических субтитров. Они будут создаваться и воспроизводиться в режиме реального времени, однако не сохранятся на видео. Субтитры также могут воспроизводиться на языке, на котором говорят участники встречи, или переводиться на язык, удобный для пользователя. Последние могут сами включать и выключать опцию динамических субтитров и их перевод, но только если на это получат разрешение от администратора.

Опция транскрибирования платная, чтобы ей воспользоваться у организатора собраний должна быть лицензия Teams Premium.

Заключение

Протоколирование деловых встреч – важный инструмент для повышения эффективности работы персонала и компании в целом. Письменная фиксация задач, сроков, ответственных лиц повышает мотивацию сотрудников, не оставляет шанса упустить детали обсуждений. Чтобы оптимизировать процесс, рекомендуется разобраться, как можно записывать протоколы собраний в Microsoft Teams, и внедрить эту возможность в своей организации. Благодаря простым командам и удобному интерфейсу изучение не займёт много времени, при этом:

• сэкономит десятки рабочих часов;
• упростит делопроизводство;
• повысит внутреннюю коммуникативность;
• позволит сотрудникам всегда быть в курсе всех обсуждений (даже если они не присутствовали на совещании лично);
• обеспечит своевременность выполнения поставленных задач.