Протокол переговоров – как организовать переговоры на высшем уровне

Важным критерием делового общения будет формирование положительного образа компании, который формируется на основе разнообразных форм общения через контакты с потенциальными деловыми компаньонами. Нередко встречается ситуация, когда малейший допущенный огрех, непродуманные шаги или некорректное поведение во время аудиенций приводят к тому, что нет никаких результатов собраний. Итог таких непродуманных действий – провал диалога. Чтобы снизить этот риск, необходимо иметь протокол переговоров, который собственно является элементом правил делового этикета. Принято считать, что если имеется предложение одного из партнеров о встрече, то это и есть протокол.

Непосредственная подготовка переговоров

Любое начало ведения протокола преддоговорных переговоров начинается с организационных вопросов. Как правило, комплекс вопросов включает в себя следующие моменты:

1. Разработка программы приема.
2. Определение круга персон, входящих в переговорную команду.
3. Выбор месторасположения и времени диалога.
4. Разработка повестки дня с учетом количества раундов.
5. Согласование аудиенции с заинтересованными третьими лицами (учреждения, ведомства, организации).

Следующим пунктом будет разработка и утверждение программы визита, где требуется четко, подробно оговорить все возможные детали встречи. Этот момент необходимо обязательно согласовать, чтобы не возникло впоследствии непредвиденных ситуаций. Главные принципы программы для протокола переговоров с поставщиком являются ясность, четкость и детализация. Разработкой программы занимается уполномоченное на то лицо. В качестве назначенного исполнителя может быть помощник руководителя организации, так и ответственный профильный менеджер подразделения или службы протокола:

1. Компиляция события требует окончательного одобрения с приглашенной половиной, где требуется выяснить следующие аспекты.
2. Определение категории гостиницы – количество фигурантов, номеров, тип бронирования.
3. Оплата проживания. Если покрытие расходов производит приглашенная часть, уточняются доступные способы – счет на оплату, безналичный, наличный, банковские карты финучреждений. Если оплата осуществляется принимающим участником, вносятся уточнения – адрес гостинцы, отеля, условия для пребывания и т.д.
4. Для зарубежных визитеров уточняется наличие и действительность виз. Помощь в оформлении миграционных документов.
5. Выбор способа передвижения – автомобиль, автобус, речной или морской транспорт, железнодорожные поездки, самолеты или вертолеты. Уточнение удобного времени прибытия и отбытия основных и дополнительных визитеров мероприятия.
6. Разработка культурной программы визита. Уточнение мест посещения, круга персон, определение комплексного сценария мероприятия.

В целом программа пребывания согласно протоколу проведения переговоров включает следующие пункты итогового преддоговорного отчета:

1. Сведения о прибытии и отбытии делегации.
2. Определение уточненного перечня фигурантов переговорного процесса.
3. Информационный блок о размещении в гостинице (отеле).
4. Сведения о транспорте, обслуживающем персонале, питании.
5. Проведение делового комплаенса.
6. Определение культурной программы.
7. Назначение ответственных персон, исполнителей переговорного процесса.
8. Программа согласовывается с приглашенной половиной, после чего передается на подпись и утверждение руководителю компании.

Рабочие нюансы подготовки переговорного процесса

Согласно утвержденной программе, примерно за 3-4 дня до назначенной даты, ответственные лица мероприятия выполняют следующие задачи:

1. Проверка информации о прибытии (убытии) партнеров. Уточнение места и времени, номера рейса или поезда. Если билеты покупает принимающий субъект, уточняется вопрос о выкупе билетов с последующим получением.
2. Уточнение перечня членов делегаций обеих субъектов, уточнение данных сопровождающих лиц.
3. Подтверждение брони отелей и гостиничных комплексов. Проверка качества предоставленных номеров (процедура выполняется в том случае, если задача по бронированию осуществлялось принимающей частью).
4. Уточнение и решение вопросов транспорта. Определение трафика маршрута перемещения. Согласование организационных вопросов с водителем, оперативное информирование о возможных изменениях маршрута перемещения.
5. Подготовка территории проведения аудиенции (помещение, зал).
6. Проверка наличия канцелярских принадлежностей, информационных, рекламных материалов собрания, уточнения комплектации технических, информационных средства для мероприятия.
7. Закупка продуктов питания для фигурантов совещания (напитки, угощения).
8. Предоставление окончательных сведений и информации для заинтересованных персон в диалогах.
9. Заказ и изготовление дополнительных рекламных буклетов, визиток и прочих элементов визуализации.
10.  Информирование лидера о выполненных работах с предоставлением предварительного отчета.

Вся информация заносится в бланк отчета, где указывается время события, название мероприятия, адрес события, ответственное лицо, контактный номер телефона.

Протокольные моменты приема делегации

В ситуации если деловой партнер прибывает первый раз на аудиенцию, то делегацию встречает непосредственный лидер организации. Причем, ранг и должность руководителей принимающей и встречающей команды должны быть идентичные. В дальнейшем, если будут складываться деловые отношения между партнерами, встречать гостей имеет право помощник руководителя или иное должностное (доверенное) лицо.

 По установленным правилам, главу встречающей делегации сопровождает не более 2-3 человека. Важно учесть, что если представитель прибывает вместе со второй половиной, то и старший встречающего субъекта должен быть с мужем или женой.

Чтобы подчеркнуть статус субъектов или отдать почтение гостям, встречу можно организовать у трапа самолета или непосредственно у вагона поезда.

Согласно устоявшейся протокольной практике, предусмотрен обязательный порядок представления визитеров в следующем порядке:

1. Председатель принимающей половины.
2. Муж или жена главы принимающей стороны (при необходимости).
3. Председатель приглашенной части.
4. Супруга или иное родственное лицо главы приглашенного участника.
5. Члены стороны встречи (сначала женщины по рангам, затем мужчины по рангам).
6. Члены команды прибытия (первыми представляют женщин по рангу, следом – мужчины).

Важный момент! Визитные карточки – это обязательный атрибут дебатов, который имеет свои особенности вручения. Никогда не нужно вручать визитки в аэропорту или на вокзале в момент прибытия представительства. Визитные карточки передаются только в офисе, и только перед началом диалога.

Дополнительно нужно учесть такой момент – количество фигурантов события. Нельзя, чтобы количество принимающей команды было больше, чем количество гостей, если иное не предусмотрено договоренностями.

Есть определенные особенности проводов. По общим правилам, элементы аудиенции и проводов имеют идентичные характеристики. Однако могут быть отличия. Ответственное лицо принимающей части должно в первый же день согласовать моменты проводов с курирующим лицом протокола со стороны визитёров. Если общий порядок проводов остается в силе, тогда нет необходимости вносить изменения в организационную часть.

Правила протокола переговоров для организации передвижения на транспортном средстве

Гостей мероприятия необходимо доставить на автомобиле к пункту проведения диалога. Согласно общепринятой практике, есть почетные и непочетные места в машине:

1. Самым почетным местом принято рассматривать правое заднее сиденье по ходу движения транспортного средства, при этом место шофера спереди слева. На это сидение направляется глава делегации.
2. Вторым по значимости будет левое заднее сиденье, где садится старший принимающей команды.
3. Рядом с местом водителя располагается помощник протокольной части руководителя принимающей половины. Также это сидение предназначено для переводчика, если это иностранные визитёры.

Указанное правило предусмотрено не только для подачи автомобиля специального назначения, но и для передвижения на такси.

Считается, что тот, кто является «почетным гостем», должен первым сесть в машину, и первым выйти из нее.

 Если старший принимающей половины будет за рулем, тогда почетный гость садится с ним на переднее место.

Если делегация насчитывает свыше 3-4 человек, для встречи привлекают дополнительное транспортное средство для передвижения. Аналогичное правило действует и к порядку подачи транспортного средства. Автомобиль для удобства посадки почетного представителя подается к тротуару с правого бока. При невозможности использовать подачу с правого бока, допускается изменение статуса почетного места с левого бока при условии подачи машины к левой части тротуара. По приезде автомобиля к пункту назначения парковка авто осуществляется таким образом, чтобы лидер смог выйти на тротуар с правой стороны сидения. Обязанность закрывать или открывать дверь возлагается на представителя встречающей делегации, водителя транспортного средства, иногда на переводчика.

При сопровождении визитеров в гостиницу или отель нужно проводить представителей только до ресепшена, точнее до стойки. Далее визитёры самостоятельно направляются в свои комнаты отдыха. Допускается решить ряд организационных моментов для дальнейшей коммуникации гостей. Например, можно уточнить время и место подачи автомобиля на следующее утро. С самим заселением не должно быть проблем, поскольку эта задача была решена ранее.

Непосредственное проведение переговоров

Организационная часть пройдена, теперь нужно правильно организовать сами дебаты. Организатор мероприятия должен знать ранг, чин каждого гостя, каждого участника события, особенно приглашенной половины. Статус каждого участника дебатов повышает респектабельность мероприятия. Неоправданное завышение или занижение статуса участников переговорного процесса может привести к нежелательным последствиям.

Первоначальный этап дебатов — это определенный порядок действия, который необходим для разработки дальнейшей стратегии:

1. Приветствие каждой команды.
2. Официальное представление участников мероприятия, обмен визитными карточками.
3. Знакомство всех участников мероприятия с программой.
4. Прения и обмен мнениями.
5. Согласование деталей аудиенции.

Учитывайте, что время для проведения диалогов имеет ограниченное действие. Поэтому требуется делать график более насыщенным, поскольку это будет выгодно каждой команде.

 По поводу распределения времени, существует рекомендация использовать часы следующим образом:

1. Время дебатов с 10 час. 00 мин. до 13 час. 00 мин.
2. Время дебатов с 15 час.00 мин. до 18 час.00 мин.
3. Первый обед с 13 час. 00 мин. до 15 час. 00 мин.
4. Второй обед – после 18 час. 00 мин.

Обед и ужин предполагает совместный статус для обеих команд. Все члены представительства приглашающей миссии обязаны быть на месте за 5-10 минут до начала диалога. Допускается также ускорить процесс проведения дебатов, путем предоставления партнерам программы на бумажном носителе в аэропорту, на вокзале.

Рекомендуется для ознакомления предоставить следующий вид программной части:

1. Повестка дня с указанием пунктов вопросов.
2. Регламент переговоров, с указанием времени (начало, окончание, общее, перерывы).
3. Состав членов делегаций с обеих миссий.
4. Подписи согласования программы руководителей.

Оптимальное рекомендуемое время для диалога – это 3 часа, в перерывах предусматривается перерыв хотя бы на 1 час. Примерно за 10-15 минут до окончания раунда диалогов или перерыва оглашаются предварительные итоги и дальнейший порядок действия сторон.

 Завершение дебатов также предусматривает проведение определенных действий:

1. Участники делают общее фото.
2. Производится обмен подарками.
3. Можно сообщить итоги дебатов представителям прессы, если это не конфиденциальная часть.
4. Завершение собрания оформляется торжественным обедом или ужином, иногда допускается фуршет.

Выбор помещений для диалога согласовывается между службой протокола и АХС (административно-хозяйственной службой). После выбора помещения, согласие дает руководитель. Для проведения переговорного процесса в режим «с глазу на глаз», используется кабинет лидера. Сама переговорная комната подготавливается точно также, как при проведении совещания (совещательные комнаты).

Правила рассадки за столом

Здесь действует общепринятое правило «правой руки», которое имеет свои особенности:

1. Лидер встречающей миссии сидит напротив другого главы партнерства. У каждого представительства есть своя сторона для рассадки.
2. Справа от главы миссии сидит второе значимое лицо представительства. Все остальные визитеры рассаживаются по местам по рангу.
3. Переводчик садится слева от главы. Иногда переводчик сидит сзади с правой стороны.
4. Желательно рассаживать членов представительства по рангам друг напротив друга, чтобы можно было осуществлять коммуникацию.

Правилом плохого тона будет рассадка визитёров спиной к двери. Рекомендуется устанавливать именные таблички для членов представительства, которые помогут сориентироваться гостям при рассадке. Рекомендуемое оптимальное расстояние между членами представительства – 1,5 метра.

Во время проведения переговорной части разрешается вести письменный отчет записи деловой беседы или специальную форму «Протокол переговоров». Причем документы оформляются в 2 экземплярах для каждой из миссий. Отчет вручается каждой стороне переговорного процесса, причем, если требуется перевод, осуществляется указанная работа ответственными персонами. Допускается ведение протокольной записи в письменном виде, на диктофоне или с использованием иных технических средств. В последнем случае, если используется видео, диктофон, фото, необходимо согласование каждой команды на использование указанных средств телекоммуникации.

Важные моменты деловых переговоров

Спикером процесса является одно и то же лицо для каждого раунда. Как правило, это руководитель. Нельзя прерывать речь или вмешиваться в действия лидера. Спикер дает высказаться по вопросам всем членам делегации. При необходимости могут привлечь к диалогу консультанта, который заходит в совещательную комнату, дает свое заключение и уходит.

Во время дебатов нельзя вести беседы на отвлеченные темы (семья, погода, общее мнение о городе, стране и т.д.). После беседы оформляют протокол записи, где отображаются следующие данные:

1. Общая продолжительность времени диалога, с указанием времени начала и конца совещательного процесса.
2. Кто является организатором собрания.
3. Перечень фигурантов беседы.
4. Содержание беседы.
5. Когда ожидается срок ближайших консультаций или новой встречи.
6. Подписи персон, которые проводили беседу (руководители).
7. Дата ведения протокола беседы.
8. Данные ответственного лица, который вел записи беседы.
9. Записи оформлены на 2 экземплярах.

Содержание беседы включает:

• вопросы, которые поднимались на аудиенции;
• какая документация была представлена командам;
• какие были высказаны предложения на совещании;
• какие документы будут согласованы в скором времени.

В конце совещания миссии могут подписать предварительные документы:

1. Об ожиданиях (протокол намерений).
2. О партнерстве (соглашение сотрудничества).
3. О результатах мероприятия (протокол).

Вышеуказанные документы не имеют ни юридических, ни финансовых обязательств. По сути, это декларации, которые станут основой для юридически значимых документов. Во избежание неприятностей рекомендуется указать отсутствие юридических и финансовых обязательств непосредственно в указанных документах (преамбула).

В дальнейшем указанные документы используются для разработки полноценного Договора, который будет иметь юридическую силу для обоих субъектов. Документ определяет, что каждый участник берет ответственность в соответствии с российским или международным законодательством.

Протокол переговоров играет ключевую роль в обеспечении эффективного ведения бизнеса и достижения успешных результатов. Формат коммуникации позволяет участникам сохранить ясность и структуру в ходе дискуссии, фиксируя основные моменты, принятые решения и обязательства сторон. Важно помнить, что качественно составленный отчет не только служит документацией процесса, но и способствует предотвращению недоразумений, конфликтов и споров в будущем. Правильное применение основ протокольной части повышает профессионализм участников, способствует построению доверительных отношений и значительно улучшает результаты взаимодействия партнеров.