Тимс от Майкрософт является корпоративной облачной платформой, дающей возможность коммуницировать при совместной работе. Работает с 2016 года в составе пакета Майкрософт 365. Здесь общаются, обмениваются знаниями, разрабатывают коллективные проекты в реальном времени. Статья описывает, как в Тимс создать встречу со ссылкой, посещать собрания, вести чаты.
Microsoft Teams сегодня используют для онлайн-встреч (видеоконференций) при удаленной работе по совместным проектам, сотрудничестве разнесенных партнеров. Команды или группы собеседников общаются в едином виртуальном пространстве, обмениваясь информацией, работая с общими разработками.
Это идеальный вариант управления удаленными сотрудниками. Кроме видеоконференций, участники работают с чатами и каналами, применяют совместно экраны, пользуются виртуальными комнатами. Предусмотрен вариант записывать встречи, с доступом к облачному хранилищу.
Такой удобный инструмент подходит для работы, учебы, и личных встреч. Человек может пользоваться единым каналом во всех сферах деятельности. Он имеет через него доступ к своим связям и контактам из любого места планеты, где есть интернет, включая дорогу.
Создание собрания в Microsoft Teams
До того, как создать собрание в Тимс, необходимо зарегистрироваться, получив учетную запись. Организовать онлайн-собрание можно, в том числе в бесплатной версии сервиса. Он намного функциональнее обычных мессенджеров. Но в бесплатной версии допустимо собрать только сто человек, не более чем на час.
Организация собрания в Teams возможна с компьютеров или лэптопов, также с мобильных устройств.
Организация на компьютере
Открывать Teams необходимо из меню «Пуск», а также через панель задач. Далее выполнять действия:
- Переход к вкладке «Календаря», ее значок слева на экране.
- Выбрать одну из двух команд: «Встретиться сейчас» – для немедленного форума; нажимать «Новую встречу», когда она необходима на запланированный срок.
- Создание собрания: указание его названия, запланированного времени, наименования канала для трансляции передачи. Добавляются участники. Программа их уведомит об этом электронным письмом, и в приложении.
- Нажать «Сохранение» справа вверху.
После сохранения вкладка Нового собрания закроется, участникам отошлются сообщения с информацией. Немедленное собрание откроется.
С мобильных устройств
В смартфонах/планшетах перейти к приложению нажатием его иконки на экране (фиолетовые спаренные знаки по белому фону). Дальше выполнять действия:
- Перейти на «Календарь», его знак внизу справа.
- Заполнить данные по собранию на полях открывшегося окна «Нового мероприятия». Назвать его, записать тех, кто участвует, назначить срок с датой, временем. Для видимости мероприятия в канале, выполнить присоединение, «Поделиться».
- Нажать «Готово» справа вверху, когда появится окно «Нового события».
Важно помнить, что в мобильном приложении собрания только планируются заблаговременно. Можно применять планирование через Outlook.
Настройки микрофонов и камер
Пользоваться участникам камерами можно разрешать или запрещать переключателем перед тем, как создать встречу в Teams. Ее вместе с микрофоном можно отключить от присутствующих, чтобы они не отвлекались от важного. Потом включать по надобности.
Отключать микрофон можно одновременно всем, или персонально отдельным лицам. Второй вариант выполняется в «Дополнительных параметрах», где выбирать из списка конкретных участников.
Чат онлайн-мероприятия можно включать всем только на время проведения, или для постоянного общения. Возможно полное отключение. Существует включение режима Q&A для анонимных сообщений и ответов присутствующих. Организаторы могут модерировать их, или оставлять как есть.
Ссылка на встречу
Генерируется и копируется линк для встречи (собрания) в Тимс также из ПК или мобильных устройств.
Компьютер
Как создать ссылку на собрание в Teams:
- При открытом приложении перейти к «Календарю» из левого меню.
- Выбор «Нового собрания» для запланированной встречи. Возможна настройка времени, добавление людей, включение сообщений, указание, будет ли повтор.
- Как назначить встречу в Тимс немедленно: нажать «Встретиться сейчас», сразу начинать общение.
- После выбора одной из двух кнопок, настроек по ним, нажать «Получение ссылки к совместному использованию». Ссылка отправляется в чат или по адресам почт персонально через учетную запись в Outlook.
Не надо формировать приглашение из собрания Тимс, так как отправить ссылку на собрание в Тимс необходимо через почту и мессенджеры. Новое мероприятие будет с новой ссылкой. Иначе может произойти путаница.
В мобильных
Генерирование линка мобильным приложением делается так:
- Из приложения перейти к «Календарю»
- Нажать «+» справа внизу для назначения встречи. Могут добавляться участники, время, информация о повторах, канале.
- Для немедленной встречи трогайте «Видеокамеру» справа вверху, нажимайте «Встреча сейчас».
После этого по ссылке можно пригласить как внутренних пользователей, так и внешних. Отправлять линк на электронные почты или в мессенджеры.
Оперативные мероприятия
Помните о варианте «Meet Now» для быстрых встреч. Этой функцией можно сразу начинать разговоры командой в реальном времени, не дожидаясь официальную встречу. Полезно для мозговых штурмов, спонтанных встреч.
Присоединение к собранию
Входить на мероприятие участникам можно по нескольким вариантам: через приложение Teams, из браузера или мобильного устройства.
Гостям без аккаунтов в Тимс войти на собрание тоже возможно, но только по ссылке-приглашению. На компьютере им можно входить по ссылке из браузеров Майкрософт Эдж и Гугл Хром. Разрешить доступ к камере с микрофоном, и «Присоединяться». Непроверенным пользователям администраторы могут назначать проверочный код.
Из мобильных устройств, в приглашении нажать «Щелкнуть здесь», и потом все равно скачать приложение Тимс. Разрешить пользование микрофоном и камерой, «Присоединиться как гость».
Существуют ограничения бесплатной версии. Самому нельзя звонить или организовать собрания, заниматься администрированием, активно работать с командами.
Использование чата для организации встречи
В чатах Teams можно организовать комнаты, собирать желающих, общаться. Обмениваться текстами, аудио, видео.
Как создать новый чат и добавить участников
Возможно создание парных чатов наедине друг с другом, или групповых – до 20 человек для звонков.
Для персональных бесед:
- Открыть приложение и «Чат». Потом «новый чат» вверху списка.
- Указать телефон или электронную почту в строке «Кому».
- Написать сообщение, «Отправить».
Дальше вести индивидуальные беседы.
Групповой чат создать:
- В перечне чатов сверху выбор «Нового сообщения».
- Открыть раздел «Кому», записать логины будущих участников.
- Нажатием стрелки справа вниз перейти к открытию «Имени группы».
- Ввести выбранное имя.
Приглашенные получат сообщения, смогут присоединиться. Дальше вести общение, назначать встречи. Так можно приглашать коллег для создания команды, студентов к преподавателю.
В приложении легко демонстрировать экраны, совместно работать с файлами.
Из рабочего стола десктопа:
- Зайти в командное собрание (конференцию).
- Найти панель инструментов, нажать «Поделиться». Выбрать, чем: всем экраном, окном, белой доской для совместных эскизов при мозговом штурме, PowerPoint со слайдами.
- Делиться. Идет показ выбранного.
- Для окончания процесса перейти к «Прекращению общего доступа» в панели инструментов. Вернется картинка общего собрания.
В мобильных экран демонстрируется из мобильного приложения. При первом сеансе будет запрос разрешения записи и трансляции.
Совместная работа с файлами
Обмениваться материалами можно из каналов, собраний, чатов. Публикуется ссылка на материал, и отправляется через Тимс. Можно выбирать, кого допускать к доступам, просмотрам. Один и тот же документ могут рассматривать несколько человек одновременно.
Функции во время собрания
Во время мероприятия возможны выполнения функций:
- Переговорных комнат по групповым заданиям.
- Встроенных приложений, ботов.
- Виртуальных досок.
- Демонстрации экранов, документов, презентаций.
- Подключения/отключения видео, микрофонов.
- Обмениваться в чате сообщениями.
Организатор может добавлять новых участников по ходу звонка, также как сделать групповой звонок в Тимс.
Что делать, если вас пригласили на встречу
Получив приглашение, нужно присоединяться, заходить на собрание.
На ПК перейти по ссылке, присоединиться в браузере или из приложения. На предварительном просмотре написать ник, настроить камеру с микрофоном, включить их или выключить. Дальше «Присоединиться».
Для мобильных устройств автоматически откроется приложение. Если без учетной записи, то присоединяться, как гость, указав имя. Или входить по учетной записи Майкрософт. Настроить видео с микрофоном. «Присоединиться».
Как принять вызов или присоединиться вручную
Это можно сделать по ссылке организатора, или через календарь на запланированное мероприятие. По ссылке перейти из браузера или приложения, настроить параметры, «Присоединиться».
Для второго способа зайти в «Календарь» (левая часть Тимс), и нажать «Присоединение». Личные общения ведутся только через учетные записи.
Что делать, если звонок был пропущен
В таком случае проверяются настройки в приложении, соединениях сети. Есть ли доступы к микрофонам (динамикам). Действительна ли лицензия Майкрософт 365. Перезапустить Тимс. Обновить его. Отключить тяжелые приложения в устройстве. Избавиться от заблокированных номеров. Если такое наблюдается у нескольких участников, обращаться к технической поддержке.
Как управлять микрофоном/камерой во время звонка
Во время мероприятий управление возможно через настройки «Параметров». Для микрофона включить автоматическое регулирование, или отрегулировать вручную громкость, чувствительность, уровни шума.
«Камеру» нужно настраивать в «Параметрах видео»: по яркости, контрастности, зеркалу, мягкой фокусировке.
Советы по стабильной работе
Для надежной работы рекомендуется создание каналов под различные проекты, настройка уведомлений персонально, оптимизация сетевых настроек. Использовать проводные подключения, обновлять вовремя Teams, проверять камеру и микрофон заранее.
Полноценная версия будет доступной после установки Office 365.
Заключение
Как в Тимс создать встречу со ссылкой было описано выше. Приложение MS Teams удобно для учебы и работы. Даже освоение базовых функций позволит проводить встречи любого уровня. Общаться комфортно как в индивидуальных чатах, так и в групповых. Многофункциональность дает возможность легко реализовать командные проекты, управлять удаленными сотрудниками, общаться лично и по интересам. Приложение архивирует записи мероприятий, которыми можно всегда пользоваться.
