В бизнес-процессах регулярно возникает потребность действий после определенных произошедших процессов. Например, напомнить о незавершенном заказе или регистрации с предложением его оформить. Или направить отчеты о встречах, прошедших накануне, зафиксировать окончательное резюме. Такие важные задачи в маркетинге может эффективно выполнять сервис FollowUp. Он выполнит функции секретаря, протоколирования важных встреч онлайн.
Что такое follow-up email
После встреч (видеоконференций, созвонов) часто оговариваемые планы остаются неопределенными, потому что не подготовлены итоги.
Бывает так. Рекламный отдел рассматривал на совещании стратегию продвижения товара. Были наброски идей по рекламной кампании. Но от руководителя уточняющие задачи так и не поступили. Проект остался нереализованным.
С сервисом follow-up проблемы будут решены – участники смогут коммуницировать после собрания, и подвести итоги.
Частой формой подведения итогов являются письма по рассылке follow-up email. В них содержатся результаты по всем пунктам, план с задачами. Оповещаются партнеры, клиенты. Пример – письмо поставщика потребителю с благодарностью за заключенное соглашение по поставкам. С деталями оплаты, и приглашением к дальнейшему сотрудничеству.
Уведомления помогают доводить клиентов к заключению сделок при их сомнениях.
Зачем нужен follow-up
- Фиксация результата. Это важно, когда приходится возвращаться к результатам через неделю, месяц. Отчеты о встречах через сервис помогут восстановлению всех деталей всегда.
- Мотивация персонала. Если итоги не видимы, люди посчитают встречу напрасной. Демотивации не будет при фиксации конкретных результатов, демонстрации их смысла и пользы для компании работникам.
- Организация дальнейшей работы. Наличие плана по итогам – шаг к реализации.
По итогам такой рассылки коллеги будут иметь напоминание о повестке, план, и свои задачи в нем.
Нужен ответственный, чтобы подвести итоги по встрече
Чтобы резюме было, требуется отвечающий за его исполнение. Это может реализоваться:
- Модератором, контролирующий тайминг и дискуссии. После подведения итогов на самом собрании, он формулирует резюме, рассылает его присутствующим людям.
- Организатором (инициатором встречи) – в том случае, когда модератора на собрании не было.
- Делегированным заранее сотрудником с навыками работы с протоколами.
Назначив ответственного, можно иметь четкий план по итогам, и его реализовать.
Когда подводятся итоги
Подведение итогов формируется еще с подготовкой встречи, для которой необходимо:
- поставить цель;
- разработать повестку;
- спланировать результат.
Результат должен отражать главную задачу и цель. Тогда итоги подводить будет легко.
Фиксацию результатов необходимо вести в ходе встречи. Они подведут к итогу, с формулированием выводов, будущих задач, и плана.
Когда решение вопроса перекладывается на другой срок, это нужно отмечать в протоколе с отметкой ответственного. Такие записи будут готовым проектом итогов. Эти предварительные итоги нужно объявить собранию, чтобы все это отметили для себя.
В обзвоне после собрания узнать мнение каждого, уточнить возражения.
Подведение итогов по разным типам встреч
Для ответственных и сложных по содержанию встреч необходимо проведение стимулирующих мероприятий:
- Мозгового штурма – набросать массу идей, с выбором лучших. Они должны стать вариантами, чтобы решить задачу. По такому штурму резюме готовится неделю или месяц, из-за необходимости подробного анализа. При этом решения должны быть прозрачными.
- Ретроспективы – подведения итогов по проекту или этапу работ. Они станут поводом для исправления ошибок и улучшения процесса. Итоги готовятся к внедрению, оформляются отдельным документом, папкой, сайтом. Они должны быть доступны для ознакомления сотрудникам.
- Стратегической сессии. Формулирование целей организации, отдела на перспективу, и способов, как достигать. Оформляются дорожными картами каждому сотруднику для индивидуального планирования, с указанием ресурсов.
- Организационной, командной сессии. Проводится разработка идей, чтобы транслировать продукт аудитории, разрешение конфликтов, синхронизируются процессы бизнеса. Формируется резюме.
Все стратегии направлены на эффективное развитие команды.
Как выстраиваются итоги встреч
В структуру письма follow-up входят блоки:
- приветствия;
- информации, рассказывающей про встречу, которая завершилась;
- перечня с выводами, решениями, договоренностями по итогу;
- плана будущих мероприятий и конкретных задач, терминов по выполнению, и ответственного персонала.
- контактов для текущих коммуникаций.
Все содержание оформляется подготовленными шаблонами.
Пример составления письма follow-up письма
В итоговом резюме кратко и четко отражается содержание всего собрания по каждому пункту. Но его не следует слать в основном письме. Достаточно ссылки на текст и запись встречи. Письмо нужно составлять структурировано, с маркированными списками, применяя форматирование. С указанием темы, даты и сути.
Примерное содержание итогов по встрече:
- В шапке указание адресата и то, что это копия письма.
- Указание темы письма (пример): «Подведение итогов собрания с целью повышения эффективности в работе отдела продаж».
- Приветственное обращение к коллегам.
- По итогам собрания принято решение: описываются выводы по деятельности, планы по улучшению, намеченные встречи и мероприятия, назначенные ответственные сотрудники.
- Далее размещается таблица задач, сформированных по итогам. В этом перечне формулируются сами задачи, ответственные люди, крайние сроки.
- Далее после таблицы указываются контакты координатора, который будет отвечать на все вопросы – телефонный номер, электронная почта.
- После окончания текста, с отступом указывается инициатор письма – Фамилия и имя, должность, и название компании, где ведется переписка и проводятся собрания.
Важно, что в каждую встречу необходимо подводить итоги, и рассылать резюме. Собрания получат эффективное завершение рассматриваемых тем, у сотрудников будет понимание того, что не зря занимались этими вопросами. Они привыкнут к таким процессам управления в предприятии, будут обращаться к присланным резюме как источникам планов для дальнейшей работы.
Сервисом follow-up рекомендуются правила для написания эффективных писем:
- продумать образы результатов перед встречей;
- фиксировать все выводы в течение собрания;
- проговаривать результат по итогам мероприятия;
- предупреждать присутствующих, в какой срок будет обратная связь;
- структурировать письмо, с включением в него самого важного, и ссылки на полные материалы.
Соблюдение правил позволит правильно настроить взаимодействие команды и подразделений.
Важная роль сервиса FollowUP.tech в формировании взаимодействия вашего бизнеса
Наша платформа является интеллектуальным секретарем, помогающим формирование заметок, и подробно протоколирует каждую вашу онлайн-встречу, с проведением их оценок на основании подробного анализа.
Функции ассистента интегрируются с календарем, он присутствует на всех запланированных встречах. После их завершения готовит протокол за 15 минут.
Автоматизированный секретарь выполняет подробную транскрибацию всего разговора. Распознает и выделяет перечень задач со сроками и ответственными лицами, достигнутыми договоренностями.
Секретарь автоматически формирует итоговые отчеты о встречах с краткими резюме, и отправляет их в рассылку всем, кто присутствовал.
С нашим секретарем ваш бизнес станет скоординированным, и эффективно управляемым.
