Управление командами – это комплексные мероприятия, координирующие группу специалистов, имеющих общие цели и задачи в рамках проекта, компании. Отличаются от менеджмента тем, что фокусируют и создают синергию участников, где совместные результаты выше, чем сложенные индивидуальные усилия. Достигается цель – высокого бизнес-результата, с максимальным раскрытием потенциалов всех членов, создается продуктивная рабочая среда.
В условиях высокой конкуренции и цифровизации, особенно важно уметь управлять командой в связи с необходимостью:
- Оперативного развития проектов в окружении растущих конкурентов, когда высокие темпы в бизнес-процессах. Требуется сокращение времени на коммуникации и обмен проектными данными.
- Вовлекать коллектив, с повышением заинтересованности в достижении общей цели. С общими базами данных делать доступной информацию уполномоченным лицам. Этим ускорять принимаемые решения.
- Стимулировать инновации. Бизнес-лидеру стремиться к максимальному стимулированию коллективного творчества, созданию команд с высокоэффективными людьми, приведению их к желаемому результату.
- Привлекать и сохранять таланты. Когда высокая конкуренция, важность не только в хороших условиях, но в возможностях расти и самореализоваться.
- Улучшать деловую репутацию в предприятии. Оперативно выполнять проекты, повышать качество продуктов.
Оценить, насколько хорошо управляется эффективность компании, можно следующими методами:
- Экономическим. Отражается результативность выполнениями планов, снижением себестоимости, ростом доли в рынке. Математически определяется прибыльность, платежеспособность, рентабельность и ликвидность.
- Стратегическим. Анализ действий руководства при принятии важных решений. Анализ REST – влияния внешних условий, и SWOT – какие сильные и слабые стороны. Анализом SPACE определяется стратегическое положение на рынке, с оценкой действий. Сравнение с конкурентами.
- Административным – как выстроена иерархия и взаимодействие с коллективом. Как принимаются решения. Подходы сверху вниз – с прерогативой руководства, и снизу вверх – анализ сотрудниками своей работы, управление процессами наравне с руководителями.
- Оценочным – доли рынка по сравнению с конкурентами и отличия от них, годового дохода, скорости достижения результатов.
- Комплексно – оценка наиболее точная, с использованием нескольких критериев.
Такие оценки помогают выявлению недостатков, тормозящих бизнес в развитии, выявлять перспективы роста. Например, в McKinsey предлагают оценку эффективности команды тремя подходами:
- Анализом не только того, что делается, но и как делается (отношение к работе).
- Пользоваться разными источниками, использовать те показатели, которые реально отражают вклад работника.
- Регулярным сравнением текущих показателей сотрудника с потенциалом, который заявлялся во время найма.
Таким анализом повышается качество найма, и снижается текучка кадров.
Что такое управление командой
Управлять командой – значит выполнять комплекс действий:
- Ставить и достигать цели, с планированием этапов в работе.
- Распределять, координировать задачи и ресурсы. Синергетически объединять усилия.
- Находиться в постоянной коммуникации с работниками. Расширять их возможности.
- Мотивировать участников. Настраивать коллектив на достижение максимального результата.
- Разрешать конфликты. Создавать дружелюбную атмосферу.
Управление командами разнится с общим менеджментом тем, что фокусируется на совместных результатах от коллективных усилий, а не является сложением отдельных индивидуальных вкладов.
Таким образом, управление командой является не навыком, а комплексом мер в управленческой системе – координировать, мотивировать, разрешать конфликты, развивать коллектив. Не только постановка задачи и оценка работы, но видение команды как единого целого, с важностью каждого, и связующим звеном – руководителем.
Роль руководителя: кто такой современный лидер
Современных руководителей делят на четыре следующих типа.
Стратег
Человек с долгосрочным видением. Он создает базу на долгосрочное функционирование. Разрабатывает стратегию, бизнес-план, готовит к внедрению новую продукцию. Практические примеры: руководитель нефтегазового концерна проанализировал крупнейшее бизнес-подразделение, пришел к новому инструменту роста конкурентного преимущества; стратег бумажного предприятия в серии инновационных семинаров привел предприятие к созданию новой конкурентной продукции.
Организатор
Для организатора важно соблюдать баланс между системой и людьми. Его качества – внимательность и требовательность, строгость и заботливость. Способность к быстрым и эффективным решениям. Он с амбициозными целями для коллектива, слушает и слышит чужие мнения, пересматривает свои неверные шаги.
Практический пример: к такому типу руководителя относили Стива Джобса, создавшего Apple, и сделавшего ведущей мировой компанией.
Лидер
Такой руководитель пытается не вмешиваться и возлагать решения на сотрудников.
К этому типу относят таких известных людей: Стива Джоба (и здесь тоже) – как авторитарного руководителя; демократа Лари Пейджа (из Гугл), демократа Уоррена Баффета – миллиардера-коммуникатора; харизматичного Адольфа Гитлера.
Коммуникатор
Этот тип руководителей – любитель совещаний, обсуждений, встреч, конференций. С пониманием относится к обучению, развитию. Но не требует слушать его. Не признает официоз с коллективом, приверженец открытых отношений и с рабочими вопросами, и с приятным общением.
К таким руководителям относят гендиректора Yahoo Мариссу Майер, основателя Twitter Джека Дорси, гендиректора Apple Тима Кука, соучредителя Google Оарри Пейджа (снова), прислушивавшегося к самым безумным идеям.
Как видно, нередко руководители объединяют в себе разные типажи. Но всегда важно, чтобы в команде сохранялся здоровый и деловой баланс между контролем и доверием.
Стили управления командой
Кроме типа личности руководителей, различают их стили поведения с подчиненными.
Авторитарный стиль
Самостоятельное принятие решений руководителем, с четкими указаниями для подчиненных. Каждая задача ним контролируется. Требования беспрекословного исполнения, не слушая мнения подчиненного персонала.
Плюсы такого руководства:
- Все под его контролем, при железной дисциплине. Ним лично определяется стратегия и задачи, сроки, подходы к решению. Сотрудникам не прощаются ошибки, они строго выполняют задания.
- Стабильность, даже в кризисных ситуациях.
- Прозрачность процессов. Сотрудникам все понятно с заданиями, известна обстановка в компании.
Этому сильному стилю присущи и минусы:
- Сильная текучесть кадров. Многие не выдерживают даже при высоких зарплатах.
- Слабая обратная связь снизу по вертикали – информация часто не доходит из-за ограниченного доступа.
- Подавляются инициативы, не принимаются идеи.
- Отсутствует командный дух. Нет сплоченности, взаимопомощи, раздела ответственности.
- Руководитель сильно загружен принятием решений и контролем, что приводит к истощениям.
У этого сильного стиля недостатки тоже неслабые.
Демократический стиль
При таком стиле, руководство с сотрудниками работают одной командой, с общими целями. Руководители прислушиваются к мнениям, хоть и оставляют за собой право решений. Сотрудникам позволено динамично корректировать сроки при выполнениях задач.
Положительные стороны такого руководства:
- Командная заинтересованность в результатах.
- Работа в коллективе с поддержкой и взаимовыручкой повышает эффективность.
- Ответственность, самостоятельность, и организованность сотрудников.
Минусы демократизма в компании:
- Решения принимаются долго, тратятся силы. Руководитель должен их обосновывать, тратить время.
- Подходит, когда работники в психологическом плане зрелые, способные к здоровой оценке стиля. Те работники, чье мнение не учитывается коллективом, демотивируются и увольняются.
- В экстренных ситуациях возникает необходимость в авторитарных решениях, к чему уже не все готовы.
Такой стиль не является универсальным, и не всем подходит.
Либеральный стиль
При этом подходе начальником разъясняется суть задач, с созданием условий к решению, и уточнением результатов. Без давления на работников, и контроля каждого шага.
Преимущества либерального подхода:
- В гибкости. Поступление идей и путей решений от подчиненных быстро адаптирует компанию в новых условиях, повышая конкурентную способность.
- В самоорганизации работников по времени и нагрузкам.
- В мотивации – при ответственности работника за проект инициируется активное участие в командной деятельности.
- В эффективности результатов от заинтересованного коллектива.
- В профессиональном росте, прокачивании творческих, коммуникативных, руководящих навыков.
К либеральным минусам относятся:
- Без навыков, свободная деятельность не эффективна.
- Без иерархии и авторитетов, с частыми разногласиями возникают конфликты.
- Не все готовы к такой свободе и одновременно ответственности.
- В этих организациях заработки часто не стабильные, потому что деньги платятся по результатам.
Либеральный стиль не допустим при высоких требованиях к безопасности, соблюдениям правил – в строительной, производственной сфере, государственных структурах.
Менторский стиль
Руководителем практикуется поддержка, наставничество, помощь персоналу в личностном и профессиональном развитии. Стремление к раскрытию талантов, отправка для обучения на курсах и тренингах.
Преимущества менторского стиля:
- Развивается потенциал кадров. Совершенствование навыков, знаний и умений в итоге повышает профессиональный уровень в команде.
- Улучшаются взаимосвязь, доверительное отношение и открытое общение между руководством и персоналом.
- Передается опыт, знания. Новички легко адаптируются, избегают ошибок.
- Стимулируется самостоятельность и ответственность, обоснованные решения.
- Создается благоприятная атмосфера, дружелюбность.
Минусы менторского подхода:
- Когда вмешиваются в их дела, подчиненные теряют результативность.
- Не результативно при кризисах, в динамичных ситуациях. Ментор плохо к ним адаптируется.
При этом, для менторского подхода нужен опытный и высококвалифицированный лидер, которых немного.
Делегирующий стиль
Совокупные приемы, при которых подчиненным передаются рабочие задачи под самостоятельную проработку со свободой выбора, как их реализовать.
Преимущества стиля:
- Снижается нагрузка на руководство.
- Повышается мотивация и заинтересованность персонала.
- У каждого свои задачи и ответственность. Нет путаницы и перекладывания задач другим.
- Работники ценят доверие и дорожат должностью. Развивается корпоративный дух.
- Раскрывается потенциал каждого члена, растет качество исполнения.
Минусы делегирования:
- У руководителя двойная ответственность – за проект, и за выбор кадров.
- Риск срыва сроков и убытков из-за неправильного выбора.
- На высокую ответственность способны далеко не все работники.
- Другие работники настолько растут, что покидают коллектив ради более высокой должности в другом месте.
Как видно, каждый стиль имеет плюсы и минусы. Поэтому эффективным в управлении будет сочетание лучших свойств каждого стиля, в соответствии с каждой ситуацией отдельно.
Методы и инструменты управления
При управлении командами используется комплекс мер для успешной реализации проекта.
Планирование
Его суть заключается в следующем:
- Определить общие цели в проекте, у каждого сотрудника должно быть их понимание.
- Распределить роли и задачи по людям.
- Создать документально общий план, как ориентир каждому участнику.
- Использовать специальные подходы, расписания с короткими циклами и дедлайнами.
С планированием появляется осознание мотивации и ответственности за проект
Развитие форм общения
Кроме формальных средств (телефон, скайп, электронная почта), помогают неформальные каналы общения: Slack, Telegram, Zoom, ряд других. Все они позволяют вести диалоги и командное общение текстом, голосом, и с видеорядом. Формируется корпоративная этика общения, модели поведения. Но нужно учитывать, что кроме мотиваций, вдохновения и помощи в коммуникации, они также отвлекают, иногда действуют морально разрушительно. Поэтому здесь требуется контроль и формирование ответственности каждого за соблюдение рабочего режима.
Контроль
Чтобы контролировать рабочие режимы в команде, применяются системы учета рабочего времени и идентификации задач:
- Bitcop – система автоматически учитывает рабочее время, уделяемое работе фрилансерами и сотрудниками. Следит за их активностью у компьютера, а также опозданиями, перерывами, началом и концом работы, прогулами и ранними уходами.
- Planfix система управляет бизнес-процессом, включая команду, задачи и проект. Планирует цели и контролирует их достижение, а также как выполняются задачи.
- Яндекс.Трекер – управляет проектами для малых и крупных компаний. Создает задачи, назначает исполнителей и сроки, приоритеты и статусы
Инструменты позволяют работать проектам в автоматическом режиме.
Делегирование
Процесс, когда руководитель передает частями полномочия, задачи и обязанности членам команды. Таким образом, распределяются нагрузки, высвобождается руководитель для стратегических задач. Нарабатывается опыт масштабирования.
Решения по распределению полномочий и заданий принимаются руководителем совместно с ведущими специалистами.
Это необходимо для ускорения работ, при расширении бизнеса, повышения эффективности работы, разработки стратегий.
Мотивация
Мощный метод влияния на команды и отдельных работников, коллективы и подразделения.
Среди финансовых методов – премии, повышения зарплат, надбавки – за квалификацию, ответственную работу.
К нефинансовым методам относятся поощрения и благодарности за заслуги, соревнования и конкурсы с призами, корпоративные мероприятия с выездами на выходные и юбилеи, праздники. Обучение за счет компании, привилегии – преференциями, служебным автомобилем. KPI показатели достижений по сотрудникам и отделам.
Принятие решений
Роль менеджера в устранении внутренних проблем – в нахождении трудностей при работе компании с обратной связью, анализе и принятии решений для достижения поставленной цели. После изучения ситуации и сбора данных, на основании опыта и собранной информации, выбирается оптимальный путь.
Создание и развитие эффективной команды
Команда создается поэтапно:
- Определяются цели и задачи.
- Формирование коллектива с подбором, знакомством, распределением ролей.
- Создается мотивирующая атмосфера.
- Этап развития и образования.
- Планируется и координируется работа.
Практикуется пять этапов развития команды по модели Такмана: прием людей в проект, конфликты с признанием ролей, нормализация и понимание пути решения задач, слаженная работа, и завершение работы, команда расформировывается.
При работе команды важна поддержка роста с обучением, наставничеством, карьерным продвижением.
Практические советы
Рекомендуется придерживаться правил:
- Распоряжения с приказным тоном уместны только в чрезвычайных ситуациях.
- Чаще поощрять, благодарить, мотивировать.
- Следить за выгоранием сотрудников и быть в куре событий, помогать восстанавливаться.
- Увольнять тоже приходится. Не бойтесь расставаться с неблагоприятными людьми.
- Ставьте реальные цели, и не меняйте все сразу.
- Ищите таланты и развивайте корпоративную культуру.
- Будьте открыты.
Заключение
Грамотное управление командами должно строиться в соответствии с условиями и обстановкой, видом и масштабом проекта. От этого зависит число, специализация и квалификация набираемых сотрудников. В соответствии с этим необходимо подбирать инструменты и методы управления. Вырабатывать стиль управления и подходы к коллективу необходимо с адаптацией под команду и будущий проект.
