Чтобы упростить типовые, трудозатратные задачи компании, используются различные системы автоматизации бизнес процессов. Они могут быть направлены на решение разных вопросов, могут использовать разные подходы. Но все они позволяют высвободить определенные ресурсы, увеличить производительность, а также эффективность управления.
Автоматизировать также можно управление проектами. Платформа Follow-Up.Tech предлагает способы сбора, анализа информации, предоставляет полезные рекомендации по управлению. В статье постараемся разобраться в инструментах оптимизации отдельных этапов.
Выбор инструмента оптимизации
Сейчас все, что так или иначе связано с автоматизацией, получило толчок к развитию. Любые процессы, которые можно оптимизировать, подвергаются изменениям. Если раньше это относилось больше к производственным процессам, то сегодня оптимизировать можно управление проектами, коммуникацию между отделами и другие действия.
Технологии автоматизации бизнес-процессов шагнули существенно вперед за последний десяток лет. Разработчики создают инструменты, которые упрощают офисную работу. К таким инструментам можно отнести:
- Trello. Популярный инструмент для управления личными или командными проектами. Он позволяет визуализировать рабочие процессы, улучшать коммуникацию в команде. В основе сервиса технология Kanban, он подходит для решения задач, от планирования до управления процессами.
- Jira. Для оптимизации взаимодействия команды используйте Jira. Ее функциональный принцип можно сравнить с диспетчером задач. Все запущенные процессы можно отслеживать с помощью этого инструмента. Проект-менеджер может распределять внутри сервиса работу между исполнителями, планировать дальнейшие действия. Есть бесплатная ограниченная версия, платная, с расширенными возможностями.
- ClickUp. Интуитивно понятный сервис с облегченным дизайном, десятком разнообразных функций. Внутри него доступно составления списка целей, чат, создание документов, уведомлений, подготовка расписания. Также предусмотрено несколько вариантов просмотра задач, их кастомизация под нужды пользователей.
Помимо этих трех описанных программ автоматизации бизнес-процессов компании или организации существуют и другие. Технологии Follow-Up.Tech отлично дополняют эти системы, предоставляя данные о взаимодействии в команде.
Отслеживание рабочего прогресса
Следить за всеми этапами очень важно. Тщательный контроль позволяет выявлять недочеты на ранних стадия, а значит быстрее принимать решения по их устранению. Для этого уже разработаны инструменты. Программные решения позволяют получать данные о статусе работы в режиме реального времени.
С помощью Фоллоу Ап руководители могут фиксировать текущий прогресс. Это возможно благодаря сбору данных с рабочих встреч, их последующего анализа. Имея под рукой такую информацию проще предлагать улучшения, которые оптимизируют функционирование всей команды. Это инструмент автоматизации анализа, который освобождает ресурсы для более значимых задач.
Отчетность по проекту
Следующий важный шаг на пути к автоматизации – отчетность по проекту. Важную функцию по сбору отчетности нельзя назвать увлекательной. Потому его автоматизация очень актуальна. Самостоятельная, ручная отчетность – это трудозатратно, требует максимальной концентрации. Сроки сдачи отчетности часто срываются, это тормозит работу, снижает показатели.
Отчет – это побочная задача, которую сотрудник обязан выполнять помимо своих основных дел. Но это решаемо, если интегрировать определенные решения в работу. Автоматизация решает несколько проблем отчетности:
- Точность. Исключив человеческий фактор и доверив работу алгоритмам можно исключить ошибки. К тому же аппаратные отчеты всегда содержат актуальные данные, поскольку они обновляются моментально.
- Разнообразие источников. Ручной сбор и проверка данных с разных источников требует очень много времени. Доверив этот процесс алгоритмам удается высвободить значительное количество ресурсов, а также сократить ошибки.
- Подача информации. Важно правильно донести всю ту информацию, которая была собрана и прошла автоматическую расшифровку. Здесь тоже можно применить алгоритмы, которые «упакуют» данные в таблицы, графики, диаграммы.
На встречах между сотрудниками часто решаются важные вопросы. Используйте инструменты автоотчетности от Follow-Up.Tech, которые позволят отследить прогресс по проекту и подсветят важное из созвона.
Использование данных для улучшения управления
Командная работа – основа успешно закрытого проекта. И здесь важно уметь продуктивно коммуницировать. Инструменты Follow-Up могут предложить всю необходимую информацию для последующей автоматизации задач, бизнес-процессов предприятия.
Они собирают полезные данные, формируют их в краткий, исчерпывающий отчет. Используйте их, чтобы улучшить микроклимат в команде, выстроить продуктивное взаимодействие, эффективного распределения подзадач.
Заключение
Сегодня успех компании напрямую зависит от скорости реакции на изменения, умения делать работу быстро. Работая над проектом важно следить за тем, как качественно и насколько вовремя сдаются задачи на разных этапах, как взаимодействуют сотрудники между собой и руководством. Если все будет выполняться вручную сроки наверняка будут упущены, а качество работы пострадает из-за спешки. Верное решение – интеграция систем автоматизации бизнес-процессов. Они могут помочь подготовить отчеты по встречам, как Follow-Up.Tech, или напомнить о промежуточных сроках, как ClickUp. Всех их объединяет одно – создание условий для продуктивной, быстрой, качественной работы.
