Цифровое управление – это инновационный подход, основанный на применении ИИ, аналитики данных, автоматизации процессов. Внедрение передовых методов повышает эффективность компании, позволяет оптимизировать бизнес-процессы, управление ресурсами (сырьевыми и трудовыми), повышает коммуникативность между отделами. Внедрение инновационных разработок делает администрирование более гибким и адаптивным.
Переход на «цифровые рельсы» – это этап развития предприятия, следующий за этапом автоматизации. Прежде чем браться за цифровизацию, необходимо технически переоснастить компанию, выбрать приоритетные направления развития, подготовить коллектив (требуется переобучение, повышение мотивации, преодоление сомнений).
Автоматизация, цифровизация, цифровая трансформация: в чём разница

Термин «автоматизация» вошел в обиход гораздо раньше понятий, включающих слово «цифровизация». Им стали обозначать этап технического прогресса, при котором предприятия переходили от ручного труда к машинному, т. е. заменяли часть звеньев производственной цепочки роботами и автоматами. Например, если раньше на швейной фабрике раскроем занимались вручную, то теперь это делают роботы. При этом за один цикл они разрезают не один слой ткани, а сразу несколько десятков, что повысило производительность труда.
Следующий виток технического прогресса на швейном предприятии – это внедрение компьютеров и ПО, с помощью которых упростился труд модельеров, а закройщики стали не нужны. Разрабатывать модели стали на ПК, а затем данные передавались на станок с ЧПУ, который приступал к раскройке слоёв ткани. Внедрение машин – это автоматизация производства, а компьютеров для упрощения подготовительных работ – это уже цифровизация, т. е. более высокая ступень технологического прогресса.
В переводе с английского понятие digitalization можно перевести как переход к информационным технологиям (цифровизация) или перевод данных в информационный формат (т. е. оцифровывание). Но в обиходной речи наравне с переводами пользуются и калькой исходника, т. е. говорят диджитализация или дигитализация.
Появление первых электронно-вычислительных машин почти сто лет назад для проведения сложных расчётов стало началом эпохи цифровизации. Если первые несколько десятилетей ЭВМ использовались только в науке и для военных целей, то к 70-м годам XX века они распространились и на другие сферы жизни, проникли в организации, появились в домах персональных пользователей. Восьмидесятые ознаменовались появлением компьютерных сетей, девяностые – карманных ПК, нулевые – смартфонов. Совершенствование информационных технологий с параллельным расширением сфер их применения – это тренд последних 50-60 лет. Они давно захватили экономику, социально-бытовую сферу, породили существенные изменения культурных устоев.
Информационно-технические инновации значительно упростили быт, а в бизнесе стали главным инструментом повышения эффективности труда и доходности предприятия. При этом расширялись и понятия, связанные с внедрением цифровых инноваций. Так, например, появились два похожих на вид термина: «цифровизация» и «цифровая трансформация». Однако использовать их как синонимы нельзя.
Поясним на примере: владелец пекарни внедрил в свой бизнес платформу CRM и теперь ему стало намного проще контролировать заказы и отслеживать доставку. Это называется цифровизацией, т. е. пекарь применил инновационный инструмент для облегчения своего труда.
Если же пекарь решит полностью перестроить управление своим бизнесом с применением ИИ, который будет:
- отслеживать заказы клиентов;
- выявлять предпочтения постоянных заказчиков;
- советовать новые продукты, учитывая вкусы покупателей;
- выяснять, что людям больше нравится, а что бы хотели изменить;
- выдавать анализ пекарю.
то это уже цифровая трансформация, т. е. принципиально новый, более продвинутый вариант устройства бизнеса. Такой переход потребует и переобучения персонала.
Таким образом, трансформация – это более фундаментальная стадия технологического развития. Она всегда следует за цифровизаций (которая ранее пришла на смену автоматизации) отдельных процессов, облегчающих только часть рутинных действий.
Стоит подчеркнуть, что в диджитализации нуждаются все виды бизнеса: без внедрения компьютеров, программ и приложений ведение даже малого бизнеса невозможно. Однако далеко на каждый бизнес нуждается в трансформации, например, для бизнеса, связанного с ручным производством, это не нужно.
Как изменилась работа управленческого звена

Главные задачи менеджера – принимать решения на основе поступающей информации и управлять персоналом. До появления технических средств представители административного звена опирались на собственные знания, навыки, опыт, а также на чутьё. Однако технический прогресс дал им в руки инструменты, упростившие выполнение тех же задач. Специально для управленцев были созданы три вида программного обеспечения в виде систем:
- автоматизированной аналитики, позволяющей получать нужную информацию быстрее и в более широком формате (сервисы CRM, ECM, ERP, BAM);
- поддержки принятия решений (СППР – это тоже аналитическая программа, позволяющая точнее оценить каждый вариант решения);
- поведенческой аналитики, отслеживающей качество работы персонала, степень его вовлечённости, мотивированности (этот вид софта помогает оптимизировать работу сотрудников, выделить лидеров, а также вовремя заметить выгорание отдельных служащих).
Инновационные системы:
- позволяют вовремя заметить проблему и решить её;
- стандартизируют методы администрирования;
- упрощают процесс администрирования, делая его более предсказуемым и прозрачным.
Важная функция софта помимо отслеживания информации – управление повседневными рабочими ситуациями:
- накопление данных в массивы;
- проведение более глубокого анализа;
- выделение проблемных зон;
- поиск решений.
Работа с большими данными теперь стала одним из ключевых навыков менеджера любого уровня, как когда-то таковым стало умение пользоваться программами Word и Excel.
При этом значение личных знаний и навыков не отходит на второй план, они по- прежнему важны, однако теперь ими можно пользоваться рациональнее. Например, если раньше при аналоговом способе управления все коммуникации проводились в очном режиме, что отнимало немалую часть рабочего времени, то теперь это делается посредством сети. Ранее на принятие решений уходили часы, часто – дни, теперь это можно сделать за минуты, опираясь на помощь ИИ.
Диджитлицация управления стала мощным конкурентным преимуществом организаций, особенно ярко это проявилось в период коронавирусной пандемии. Компании, где информационные технологии были внедрены, а персонал обучен с ними управляться, пострадали меньше всего, поскольку быстро смогли перестроиться на работу в формате онлайн.
Цифровые компетенции стали одним из основных навыков менеджера. Он должен хорошо ориентироваться в софте, уметь применять его в повседневной профессиональной практике.
В чём заключаются преимущества диджитализации управления для компании
Сохранение и изучение опыта клиента

Фокусирование на клиенте – это один из бизнес-подходов, при котором производитель концентрируется не на товаре или услуге, которую производит, а на потребностях потребителя. Цель метода – повышение лояльности клиента к организации посредством удовлетворения его постоянно меняющихся запросов.
Но чтобы эти потребности удовлетворить, их надо знать. А учитывая, что они постоянно меняются, необходимо изменения отслеживать и оставаться в тренде, предлагая покупателю только то, что ему нужно.
Диджитализация даёт больше возможностей для исследования покупательского спроса. Она:
- повышает эффективность взаимосвязи с клиентом;
- позволяет определять потребительские предпочтения;
- помогает предсказывать, как поведут себя покупатели;
- упрощает налаживание контакта с каждым клиентом.
Такое поведение компании делает её отзывчивой с точки зрения клиентов, создаёт предпосылки для того, чтобы каждый человек становился постоянным клиентом. С помощью ИТ-технологий предприятие оптимизирует свои рабочие процессы, силы сотрудников, расходование времени. Высвободившиеся ресурсы можно направить на творчество, связанное с обдумыванием проектов, которые заинтересуют покупателя.
Совершенствование бизнес-процессов
Фирмы, перешедшие на цифру, отмечают значительное ускорение производственной жизни: быстрее принимаются решения, проще выполняются повседневные задачи. Производственный процесс становится более гибким, способным быстро подстраиваться под меняющиеся условия рынка: скачки спроса, внешние политические или экономические кризисы, деятельность конкурентов. Такое положение дел позволяет уверенно держаться на плаву даже в периоды тяжёлых кризисов, находить возможности получать прибыль там, где другие отступают.
Кроме этого, можно выделить:
- стремительные темпы роста;
- более упорядоченную деятельность каждого сотрудника, отдела, подразделения;
- уменьшение рутины (вплоть до её полного исчезновения);
- рост производительности труда;
- возможность удалённого командного сотрудничества через облачные платформы;
- возможность отслеживать и анализировать трафик сегмента аудитории клиентов, которые пользуются только планшетами или смартфонами.
Упрощение привлечения инвестиций
Компания, перешедшая на цифру, становится более привлекательной не только для клиентуры, но и для инвесторов:
- она увереннее держится на рынке;
- у неё больше коммерческих идей и предложений;
- ей проще входить в новые ниши.
Ей легче внедрять передовые инструменты для осуществления технически сложных проектов, при управлении которыми используются такие цифровые инструменты, как:
- облачные технологии, позволяющие оптимизировать использование человеческих ресурсов, налаживая дистанционную работу одновременно нескольких команд, задействованных в проекте;
- Mobile First: мобильный трафик значительно превышает количество входов с ПК, поэтому его мониторинг – это важный инструмент для расширения аудитории потенциальных клиентов, построения прочных связей с пользователем, способ получения нужных данных о нём, дополнительный канал доходов;
- наличие готовых решений, которые можно сразу внедрять, не тратя время на доводку и обкатку.
Информация
Это основа коммерческого успеха. Только владея информацией можно приступать к производству продукта или организации условий для оказания услуги. Ежедневно поисковики выдают миллионы ответов на запросы пользователей. Именно из них и формируется спрос продукт или услугу. Поэтому запросы необходимо тщательно отслеживать, сортировать и анализировать.
В продвинутых компаниях эта функция переложена на искусственный интеллект и инструмент больших данных. ИИ за короткий временной интервал способен собрать и проанализировать сотни тысяч запросов, а затем передать их в базу больших данных, где они будут рассортированы и разложены «по полочкам». Руководителям организаций останется только обсудить результаты анализа и составить стратегию развития предприятия в соответствии с изменившимися запросами потребителей.
Партнёрство

Развитие фирмы зависит от уровня партнёрских взаимоотношений с контрагентами, партнёрами, поставщиками. Чем многообразнее сеть связей, тем выше доход. Применяя информационные технологии, предприниматели могут расширить партнёрскую аудиторию, поскольку с их помощью можно находить единомышленников в самых отдалённых районах. Кроме этого, цифровое взаимодействие позволяет оптимизировать цепочки поставок, налаживать внешнеэкономическую деятельность, выстраивать финансовые отношения. Высокий уровень цифровизации:
- повышает лояльность предприятия в глазах партнёров и инвесторов;
- упрощает привлечение высококлассных менеджеров, специалистов других направлений;
- сокращает издержки на поиски партнёров для продвижения продукта, поиска торговых ниш;
- избавляет от зависимости от посредников.
Основные технологии цифровизации управленческого звена
Большинство аналитиков включают в перечень ИТ-технологий для управленцев шесть пунктов:
- большие данные;
- ИИ;
- BI-аналитику;
- облачные вычисления;
- социальные сети;
- мобильную связь.
Аналитики компании Accenture и World Economic Forum считают, что будущее администрирования за семью инструментами:
- искусственным интеллектом, а также когнитивными технологиями;
- автономными движущимися средствами (вид транспорта);
- облачными вычислениями, big data, BI-аналитикой;
- трёхмерной печатью и аддитивными производственными технологиями;
- интернетом вещей;
- автономными роботами и дронами;
- соцсетями и платформами.
Аналитическая служба Глобального института McKinsey составила свой вариант технологий будущего, включив в него также:
- новые методы добычи энергии;
- инновационные способы добычи нефти и газа;
- возобновляемую электроэнергетику;
- геномику;
- материаловедение.
Диджитализация производств стала началом новой эры, получившей название четвёртой промышленной революции или «Индустрия 4.0». Её основной отличительный признак – замена человека роботами, ИИ и другими smart-системами.
Автоматизация – первый шаг к дигитализации управления

Выше уже говорилось о том, что переходу на информационное администрирование всегда предшествует этап автоматизации. Т. е. сначала происходит высвобождение человека от рутинных обязанностей, выполняемых вручную (расчётов, отгрузок, оформления заявок) путём замены роботизированными системами. У человека появляется время для занятий творчеством, решения вопросов, которые нельзя поручать машинам (на этом этапе ещё нет ИИ).
Переход от заполнения таблиц вручную к использованию Excel – это один из примеров автоматизации труда бухгалтера. Спустя всего два десятилетия управленцы получили огромный перечень более продвинутых инструментов:
- сервисы управления задачами позволяют менеджеру ставить задачи перед персоналом и отслеживать их выполнение, уведомлять сотрудников о грядущих событиях;
- программа бухгалтерского учёта «С1» может в автоматическом режиме создавать документы, вычислять финансовые показатели, вести учёт хозяйственных операций;
- такие сервисы, как, например CRM, автоматизируют взаимодействие с клиентами, делая связь более плотной и информативной;
- ECM-продукты автоматизируют документооборот, включая его систематизированное хранение;
- администрирование сайтов значительно упростилось с появлением сервисов управления типа WordPress, Bitrix.
Автоматизация:
- облегчает труд персонала;
- повышает производительность труда, а также точность;
- высвобождает время и силы человека для творчества;
- обеспечивает рост объёмов продукции;
- увеличивает прибыль.
Этапы перехода на информационную модель администрирования
- Определение приоритетов. На этом этапе необходимо проанализировать, какие технологии на предприятии уже внедрены, насколько они эффективны, а что следует внедрить. Рекомендуется провести тестовую апробацию инновации, выбрав один из BI-процессов. Если результат окажется удовлетворительным, можно внедрять технологию в другие . Определяя приоритеты, надо учитывать, что инновация должна гарантировать либо резкий рост прибыли, либо новые возможности для автоматизации. В противном случае диджитализация может вылиться в финансовые потери.
- Выбор способа. Какие именно звенья производственной цепи решено цифровизовать, определено на первом этапе. Теперь надо решить, как это сделать. Для этого разрабатывается подробный пошаговый план.
- Внедрение. Оно также проходит в несколько стадий. Внедрением занимаются инженеры. Сначала технологию обкатывают на небольшом производственном участке. Затем при условии удовлетворительных результатов тестирования переходят к опытно-промышленной эксплуатации системы. И только потом приступают к переводу «на цифру» всего предприятия.
Диджитализация повысит не только уровень производственного процесса, но значительно изменит всю систему управления. Менеджеры высшего звена:
- получат в руки новейшие инструменты цифрового планирования;
- избавятся от необходимости выполнять ежедневную рутину, поскольку это возьмёт на себя техника;
- смогут сконцентрировать свои усилия на обдумывании новых амбициозных проектов.
Выбор системы диджитализации управления
- Что лучше – купить оборудование или заключить клиентский договор? Если вы покупаете оборудование, то поставщик его доставит, отладит и введёт в эксплуатацию. Все остальные действия вы будете делать сами. Например, если в системе произойдут сбои, если её надо будет модифицировать или доработать, за всё придётся вновь платить. Поставщик даст гарантию только на глобальные проблемы. Если выбрать вариант с оплатой услуги, то надо будет заплатить за оборудование и его пуско-наладочные мероприятия, а затем ещё и за эксплуатацию. Но в этом случае решение любой проблемы поставщик берёт на себя. Чаще всего абонентское обслуживание обходится дешевле, чем просто покупка оборудования.
- Второй важный момент – это ответственность. Например, если цифровая инновация призвана не только помочь в управлении персоналом, но также будет отвечать за работу оборудования, то кто будет ответственен в случае сбоя. Если фирма купила информационную систему, то она и будет отвечать, если же она платит абонентскую плату, то будет проведена экспертиза причин сбоя. Если установят, что пользователь не нарушал правил эксплуатации, то ответственность, а также возмещение убытков ляжет на разработчика.
- Не стоит покупать систему «всё в одном», лучше, когда она состоит из автономных модулей, а управленческий блок надёжно защищён от несанкционированного проникновения. В этом случае за работу каждого блока будут нести ответственность конкретные лица, имеющие доступ.
- Со временем любая техника нуждается в модернизации. Проанализируйте, насколько легко инновационные приспособления будет отключать, модернизировать, добавлять элементы, возможно, нестандартные.
- Важный аспект заключается в совместимости имеющихся информационных систем с новыми, например, рабочей последней версии 1С с имеющейся CRM. Хорошо, если они без проблем интегрируются. Если же нет, то придется менять все.
- Хранение информации в системе цифрового управления. Старые данные должны архивироваться и сохраняться не менее 3 лет, новые – до полугода.
Возможные риски перехода
- Боязнь части персонала выйти из зоны комфорта. Риск недоверия присутствует в любой организации независимо от сферы деятельности. Часть персонала с консервативными взглядами не хочет мириться с нововведениями по разным причинам. Одни не верят в то, что перемены улучшат условия труда. Другие боятся потерять рабочее место из-за внедрения технических приспособлений. Третьи не хотят переучиваться. При этом на стадии перехода сбои действительно будут, что только усилит сопротивление коллектива. Чтобы эта проблема не стала слишком острой и не привела к крупному производственному конфликту, с персоналом надо вести работу до начала тестирования технических средств. Людей нужно убеждать на основе знакомства с кейсами других организаций, где процесс дигитализации уже запущен и имеются первые достижения.
- У каждого предприятия своя специфика работы, поэтому универсальных методов, решений и шаблонов не существует. А значит, стандартную технику надо будет приспосабливать под нужды организации. При этом сбои, авралы неизбежны. Но если составить чёткий последовательный план перехода с учётом всех возможных сбоев, их последствия можно нивелировать. Важно в начале пути не делать слишком крупных скачков: лучше двигаться к цели мелкими шагами (каждый этап должен охватывать небольшую сферу), так проще поддерживать общую работоспособность.
- Не каждый руководитель своевременно понимает, что пришло время технологически перестраиваться (особенно, если у фирмы и так всё стабильно). Такие управленцы начинают спешно цифровизироваться, когда понимают, что конкуренты уже это сделали и значительно ушли вперёд. В этом случае приходится догонять, что связано с худшим планированием, ошибками, бОльшими финансовыми потерями, повышением конфликтности внутри коллектива.
- Переобучение персонала – одно из главных условий успешного технологического переоснащения организации. Новые поколения оборудования сложны в управлении и требуют специальных знаний и навыков. При этом молодёжи проще освоить такую технику, чем сотрудникам среднего возраста. Переобучение кадров займёт много времени, и на это надо будет закладывать отельную статью расходов в смете. Кроме того, в связи с постоянным совершенствованием технологий людей придётся регулярно отправлять на курсы повышения квалификации.
Как наш сервис может облегчить работу

Начните диджитализацию своей компании с внедрения нашей инновационной AI-модели. Она возьмёт на себя функции секретаря и будет качественно записывать ход каждой деловой встречи, обрабатывать информацию и рассылать её всем участникам.
ИИ, на основе которой создан AI-секретарь, умеет:
- фиксировать и транскрибировать разговор;
- выделять главное: договорённости, сроки, ответственных лиц;
- составлять саммари;
- рассылать отчёты.
Сервис легко подключается к рабочему календарю. Интеграция занимает не более получаса. При необходимости наши инженеры дообучат нейросеть под нужды вашей фирмы.
AI-секретарь уже успешно внедрён в сферы:
- торговли;
- маркетинга;
- рекрутинга;
- образования;
- медиа;
- консалтинга.
FollowUp:
- гарантирует конфиденциальность: все данные передаются по защищённым каналам в соответствии с 152 ФЗ;
- предоставляет пробные 100 минут бесплатного пользования сервисом;
- разработал гибкий тарифный план для небольших и растущих команд.
Внедрение цифровой AI-модели позволит представителям управления:
- получать сквозную аналитику по всем встречам;
- мониторить качество коммуникаций;
- своевременно находить проблемные зоны и принимать решения;
- повысить эффективность командного творчества.
Штатные сотрудники также останутся в выигрыше. Они:
- будут меньше времени тратить на рутину;
- смогут быстро просматривать протоколы прошедших встреч и не терять задач;
- повысят лояльность при общении с клиентами.