Комплексное программное решение для компаний – Microsoft Teams позволяет оптимизировать многие процессы взаимодействия внутри коллектива и между подразделениями. Помимо предоставления корпоративного доступа пользователь может войти в Teams как гость. Как это сделать и для чего это необходимо разберем далее.
Зачем гостевой доступ в Microsoft Teams?
Эта функция позволяет подключить сторонних участников к основным инструментам, данным, возможностям компании. За администратор остаются полномочия, позволяющие регулировать доступ к корпоративным данным. Гостем может быть любой человек с аккаунтом Outlook, Gmail, Yandex и т. д. При приглашении создается гостевая учетная запись Microsoft Entra ID в рамках единой экосистемы Microsoft Office365, с такими же правами, как и у остальных.
Если в команде присутствует приглашенный пользователь, все постоянные участники могут это увидеть, по специальной метке. Также отображается и о количестве приглашенных, если он не один. Попав в коллектив временные участники по желанию могут выйти из аккаунта в любой момент, при этом гостевая учетная запись сохраняется. Ее должен удалить только администратор или другой участник, наделенный такими правами.
Процесс приглашения гостей
Добавлять временных пользователей имеют право администраторы в Центре администрирования Teams. Добавленного участника могут приглашать руководители в свои команды. Этот процесс может занять несколько часов. Также роль администратора может взять любой человек из компании. Для этого ему должны назначить специальные полномочия.
Вы можете добавить сразу много гостей. Это бывает актуально при организации совместных собраний, деловых встреч и прочего. В этом случае рекомендуем следовать алгоритму:
- откройте команду, в которую должен быть добавлен участник;
- кликните на три точки, чтобы развернуть параметры;
- в выпадающем списке выберите «добавить участника»;
- введите почту временного участника;
- кликните на иконке карандаша;
- введите имя в открывшемся поле;
- кликните на галочку и сохраните результат кнопкой «добавить».
После этого на почту придет уведомление, в котором будет содержаться ссылка для перехода в команду.
Часто бывает так, что требуется добавить сразу большое количество участников. Для этого лучше разбить процесс на шаги, а часть задач делегировать другим сотрудникам компании. Ответственный пусть подготовит списки с необходимыми личными данными и адресом почты. Далее списки передают администратору, для добавления. Такое разделение обязанностей позволяет сократить процесс. После того как временный пользователь пройдет по ссылке из письма, он сможет активно взаимодействовать с постоянными участниками, используя инструменты в командах и каналах.
Настройка гостевого доступа
В корпоративном аккаунте Microsoft Teams может содержаться множество важной информации. Не все документы должны видеть сторонние пользователи, как и не все инструменты должны быть им доступны. Для этого заранее проведите настройку параметров гостевого доступа. Для начала убедитесь, что возможность взаимодействия с внешними пользователями не отключена:
- войдите в Microsoft Entra;
- найдите пункт «внешние удостоверения» и разверните его;
- кликните «параметры внешнего взаимодействия»;
- назначьте, кто может приглашать пользователей со стороны;
- сохраните изменения.
После этого вы можете вносить дополнительные изменения в параметры гостевого доступа. Сделать это можно в центре администрирования. Иногда может потребоваться время, чтобы все изменения вступили в силу.
Лицензии для гостевого доступа
Обладатели любой из имеющихся лицензий Microsoft Teams могут организовывать приглашения для временных участников команды или группы. Счета выставляются автоматически с помощью модели MAU, если участник связан подпиской. Или же придется совершить привязку через центр администрирования.
Отслеживание гостей в организации
Возможность отслеживания добавления сторонних участников также доступна. При необходимости администратор может создать повторяющийся алгоритм проверки всех добавленных сотрудников, имеющих доступ к группам, командам, инструментам приложения, данным. В таком формате гораздо проще осуществлять мониторинг, к тому же частоту проверок можно устанавливать по желанию.
Что делать, если возникли проблемы при подключении гостей
Иногда администраторы сталкиваются с проблемами в процессе приглашения временных участников. Если это произошло:
- убедитесь в наличии стабильного интернет-подключения;
- установить все необходимые обновления для пакета Microsoft и перезагрузите устройство;
- подключитесь к аккаунту через приватную вкладку.
Если и после этого проблемы не исчезли и войти в Teams как гость участнику не удается, проверьте нет ли проблем на его стороне. В противном случае обратитесь администратору или попробуйте подождать некоторое время, далее повторно подключите гостя.
