Уровень развития технологий достиг таких высот, при которых планёрки, летучки, совещания, конференции, собрания можно проводить, не выходя из офиса в формате онлайн. Технологии по достоинству были оценены во время карантина, когда всё что только возможно было выведено в виртуальное пространство. Онлайн-встречи эффективны, если партнёры находятся далеко друг от друга в разных городах или странах. Видеообщение экономит время, позволяет быстро принимать решения, т. е. делает сотрудничество гибким, конструктивным и плодотворным.
Однако не стоит злоупотреблять технологическими достижениями внутри офиса или компании, общаясь с подчиненными исключительно через монитор. При личном общении отдача сотрудников будет гораздо выше. Главное, соблюсти правила проведения совещания и не превратить его в заседание партсъезда.
Проведение совещаний должно быть системным
Если коллектив каждый раз будет узнавать о планёрке за полчаса до её начала, то никто толком подготовиться не сможет, а КПД подобных встреч будет равняться нулю. Для эффективного сотрудничества в коллективе и высокой вовлеченности персонала рабочие встречи необходимо систематизировать, составить график и чётко ему следовать.
Если коллектив небольшой, то встречаться можно по договорённости, когда всем удобно, но всё равно придерживаться определённой периодичности. Если же компания большая, в ней много отделов и сотрудников, то график надо строить с учётом этого фактора. Например, в один день недели собираются руководители отделов, в другой – менеджеры. В каждом отделе также должен быть график совещаний.
Зачем проводить совещания
- Регулярные планёрки помогут контролировать рабочий процесс, вовремя реагировать на возникшие проблемы и коллективно решать их.
- По эмоциональному состоянию присутствующих легко понять общий настрой. Если атмосфера комфортна, настроение в коллективе приподнятое, значит дела идут хорошо, нет конфликтных ситуаций, люди будут активнее участвовать в обсуждении, делиться соображениями. Если же в коллективе серьёзные разногласия, то это также будет заметнее при живом общении и поможет вовремя разобраться с проблемой.
- Глядя глаза в глаза, проще понять внутренний настрой каждого. Руководитель сразу поймёт, насколько его слова доходят до слушателя и можно ли на него рассчитывать в деле.
- Планёрки особенно важны, когда задумывается крупный проект. Руководитель – это лидер, и от того, как он настроен, во многом зависит успех. Если у вождя горят глаза, позитивный настрой и он излучает энергию, это неизбежно передастся коллективу. Так подчинённым легче поверить в успех и присоединиться.
- Регулярные встречи с отчётами о проделанной работе дисциплинируют коллектив. Каждое должностное лицо знает, что к определённой дате задание должно быть выполнено, а отчёт составлен. Либо, если по какой-то причине выполнить задание не получается, надо подготовить чёткое обоснование.
- Живое общение – это мощный инструмент сплочения коллектива, когда каждый варится в собственном соку, не высовываясь из-за монитора, копя в себе недовольство, раздражение.
Виды совещаний
- Плановые, на которых обсуждают текущие вопросы. Это могут быть темы, связанные с перспективным планированием, управлением текущими процессами, контролем за соблюдением сроков выполнения проектов или его этапов. Такие совещания всегда имеют график, поскольку предполагают выступление ответственных лиц с докладом о результатах.
- Внеплановые, как ясно из названия, назначаются по мере возникновения проблем, которые требуется решить немедленно.
Как подготовиться к планёрке
Подготовка – наиболее ответственная часть мероприятия, поскольку от её качества будет зависеть эффективность всей встречи. Готовиться следует за несколько дней, чтобы продумать тематику, регламент, составить перечень присутствующих. Ниже представлены примерные правила подготовки к проведению служебных совещаний:
- Продумайте, какие вопросы хотите вынести на обсуждение, и составьте их список (темы, цели, вопросы), а затем спланируйте, в каком порядке их целесообразнее заслушать. План необходим, чтобы ничего не упустить, а также не «плавать» и не перескакивать с одного на другое, путая и сбивая слушателей.
- Составьте перечень работников, которых надо пригласить. Не зовите лишних людей для количества или на всякий случай. На собрании каждый имеет право голоса. Если присутствующих будет слишком много и каждый захочет поучаствовать в обмене мнениями, то заседание затянется на несколько часов, вымотает собравшихся, и до конца дня уже никто работать не будет. Подумайте, все ли выступающие должны присутствовать в течение всей оперативки или можно их пригласить только для того, чтобы заслушать сообщение или отчёт и отпустить.
- Определите время. Эффективная встреча должна длиться от 30 минут до одного часа. За более короткий интервал не удастся выработать решения. Если оперативка затянется, присутствующие просто устанут и перестанут вникать в суть вопросов. Если заседание явно не укладывается в 60 минут, его надо разбить на 2 части с перерывом 10-15 минут, чтобы люди успели взбодриться – выйти на улицу, выпить кофе.
- Сформируйте структуру:
- выделите время на подведение итогов по задачам, которые были поставлены на предыдущем собрании;
- обсудите планы на будущее с выставлением новых задач;
- все нерабочие моменты – выезды на природу, проведение корпоративов – обсуждайте в самом конце.
- Пригласите сотрудников, которых наметили. Сделайте это лично по телефону. Если разошлёте письма, кто-нибудь из недобросовестных сотрудников скажет, что не успел прочитать или не видел, чем нарушит план.
- Подготовьте печатные материалы, чтобы все работники, которых это коснётся, получили по экземпляру.
- Обяжите всех захватить блокноты и ручки. Важно, чтобы работники слушали активно, делали пометки, в особенности тех моментов, которые касаются лично их. Если исходные материалы можно распечатать заранее, то идеи, которые могут возникнуть в ходе обсуждения, заранее неизвестны. Их то в первую очередь и следует фиксировать.
Правила проведения делового совещания
Начинайте планёрку всегда вовремя
Если руководитель хочет, чтобы его подчиненные были дисциплинированы, не опаздывали и точно выполняли требования, начинать надо с себя. Никогда не опаздывайте с началом собраний и не позволяйте это делать подчинённым. Если простое распоряжение не действует, введите систему штрафов.
Если из доброты душевной ждать всех, кто дописывает, дочитывает, договаривает по телефону, пусть даже с клиентом, то можно только на сборе присутствующих потратить от 15 минут до получаса рабочего времени. Плюс к этому в коллективе сложится мнение, что за небольшое опоздание куда бы то ни было ничего не будет. С этого начинается разбалтывание дисциплины.
Не допускайте однобокости
Цель собрания коллектива – рассмотрение как можно большего количества вопросов, касающихся рабочих моментов и планирования на ближайшую перспективу. В производственном процессе занято много сотрудников разного ранга, и каждый имеет свои должностные обязанности. Они и должны о них докладывать. Если все отчёты возьмет на себя руководитель, то мероприятие превратится в театр одного актера, который, к слову, далеко не всем интересен.
Задача руководителя – сделать атмосферу живой, деловой, творческой, вовлечь в обсуждение всех присутствующих.
Чтобы задать направление работы, сразу огласите тему заседания. Затем в соответствии с планом проведения блок по подведению итогов выполнения прошлых задач, затем перейдите к обсуждению самых важных задач, остальные темы оставьте напоследок.
Если есть необходимость в проведении мозгового штурма, обозначить это и заодно напомните правила: каждый высказывается, и никто не вправе критиковать ни одно высказывание.
Если формат обсуждений – не мозговой штурм, всё равно постарайтесь вовлечь в беседу как можно большее количество присутствующих.
Не превращайте оперативку ни в партийный съезд, ни в дружеские посиделки
Опустите формальности с чествованиями, долгие выборы и утверждения секретаря, голосования по каждому чиху. Однако не переступите черту и не задайте чрезвычайно фамильярный тон. И то, и другое – крайности, убивающие атмосферу конструктивного сотрудничества. Общение только на вы, тон беседы подчеркнуто строгий, пользование телефонами запрещено.
Контролируйте соблюдение регламента
Важный момент, если хотите уложиться в запланированный временной интервал. Каждый выступающий должен заранее быть предупреждён о том, сколько времени ему отведено на выступление.
Перед началом этапа обсуждения также объявите о том, чтобы все мысли, идеи и соображения сотрудники высказывали в чётко сформулированном, понятном для всех виде.
Не допускайте превращения обсуждения в эмоциональную перепалку
Это сложный момент. Нередко при обсуждении проектов у работников могут быть разные вплоть до противоположных мнения, которые они решительно отстаивают. В этом случае эмоции часто одерживают верх, выступающие переходят на крик, атмосфера накаляется, эффективность встречи падает.
Обо всех противоречиях руководитель знает, поэтому перед обсуждением особо болезненных тем надо предупредить, чтобы выступающие старались сдерживать эмоции во время выступлений.
Со своей стороны руководитель может проанализировать все точки зрения, выявить сходство и отталкиваясь от этого приступить к поиску решения. Возможно, стоит взять перерыв, обдумать всё после собрания, отдельно поговорить с каждой стороной и вынести на следующее собрание уже более согласованное предложение.
Хвалите подчинённых
Люди любят, когда их работу оценивают по достоинству. Премии, зарплаты – это хорошо, но недооценивать публичную похвалу не стоит. Человеческая психология устроена так, что за похвалу многие могут сделать больше, чем за хорошую премию, о которой знают они одни.
Люди также очень болезненно относятся, если замечают, что одних хвалят за всякую ерунду, а других либо не замечают, либо видят в их работе только упущения. Для похвалы и порицаний в коллективе все должны быть равны.
Протокол совещания
Все вопросы, темы, решения, о которых шла речь на собрании, обязательно закрепляются протоколом. Без письменного подведения итогов служебное заседание превратится в дружеские посиделки, по итогам которых половина сотрудников тут же забудет обо всех полученных поручениях. В протоколе должны быть отражены:
- дата проведения;
- перечень тем, обсуждавшихся вопросов;
- принятые решения;
- поставленные задачи и лица, ответственные за их исполнение;
- сроки выполнения задач и решений;
- подписи всех присутствующих как гарантия выполнения заданий.
Обычно во время оффлайн собраний протокол ведёт секретарь. После завершения собрания, он должен:
- обработать свои заметки;
- оформить документ должным образом;
- собрать все подписи;
- раздать копии.
Однако несмотря на все достоинства личных встреч, всё чаще приходится прибегать к летучкам в онлайн-формате. В этом случае также необходим протокол, который может вести один из приглашённых участников. Но можно задачу упростить, применив инновационный сервис, созданный на основе искусственного интеллекта компанией FollowUP – Al-секретарь. Присутствуя на всех онлайн-встречах в виде встроенной программы, он возьмёт на себя:
- транскрибацию разговоров (переведёт из аудиоформата в текстовый);
- зафиксирует договорённости, задачи, сроки и ответственных лиц;
- разошлёт материалы онлайн встречи её участникам.
Интегрировав Al-секретаря в свой календарь, вы будете получать саммари через 15 минут после окончания каждой встречи, где будут выделены:
- все ключевые моменты переговоров;
- участники и их роли;
- предложения;
- вопросы, на которые пока не найдены ответы.
Точность транскрибации составляет 98%, что гарантирует сохранность всей информации.
Компания FollowUP адаптирует (доучит) сервис под любой вид бизнеса. Наши доученные разработки уже применяются в сфере:
- образования, помогая записывать лекции с выделением важных моментов;
- медиа для создания транскрибов и субтитров к видео;
- рекрутинга, облегчая подбор наиболее перспективных кандидатов;
- проектирования для записей совещаний и принятых решений;
- маркетинга для эффективной реализации профильных задач.
Компания гарантирует полную конфиденциальность ваших переговоров: транскрибация и саммаризация производятся на внутренних серверах и хранятся в защищённых базах данных.
Использование Al-секретаря в виртуальных переговорных процессах может стать ещё одним правилом проведения совещаний в компаниях, нацеленных на будущее.
