Под приоритизацией подразумеваются ранжирование необходимых к выполнению процессов по степени важности и значимости. Целью является мотивировать фокусировку главного. Это приводит к росту результативности и даже снимает лишнюю тревожность.
Приоритизация задач вырабатывает оптимальные алгоритмы к выполнению, чтобы получать максимальную эффективность с ограниченными ресурсами.
Современная динамика, скорости процессов, огромные информационные массивы и потоки порождают проблемы множества задач, и сложности в выборе, расстановке приоритетов. Поэтому так важно умение приоритизировать. Концентрируясь на главных задачах, и отсеивая второстепенные проблемы, успехов можно добиться в разных сферах и на всех уровнях – от результативного управления глобальными проектами, до повышения личной эффективности.
В этом обзоре будут рассмотрены многие популярные и эффективные методы приоритизации задач, модели, инструменты распределения приоритетов.
Что такое приоритизация задач и зачем она нужна
С приоритизацией существующие и намеченные цели, проблемы, распределяются разными алгоритмами по критериям первостепенной, а затем убывающей важности. После этого всегда понятно, что нужно исполнять в первую очередь здесь и сейчас, а что останется на втором плане или будет следующим.
Процесс выделения приоритетов отличается от простого составления списка тем, что имеет строгую очередность выполнения по степени важности. В списках этого нет, а если очередность по списку и выполняется, то по другим критериям: времени, алфавиту, физическим и техническим параметрам, и так далее. А это не имеет отношения к эффективности задачи.
Выделение главных направлений принесет ключевые выгоды. Оно поможет:
- Сфокусироваться. Сделать результативной поставленную цель. Отсеять мелкие задачи и бытовые проблемы, выполнить главное.
- Добиться баланса между профессиональным и личным.
- Повысить продуктивность. Умело пользоваться внутренними ресурсами.
- Минимизировать стрессовость, с отсутствием суеты.
- Концентрироваться и находить мотивацию.
Приоритизация существенно влияет на бизнес-результаты: оптимизируется распределение ресурсов кадровых и финансовых, снижаются риски – когда задача с дедлайном, у нее первоочередное выполнение, не наступает срыв сроков. Достигаются важные стратегические результаты.
Значительно повышается командная эффективность: улучшение качества исполнения, слаженность, повышение результативности, максимально приносимая польза.
Классические методы приоритизации
Задаваясь вопросом, какой метод приоритизации задач наиболее эффективен, необходимо учитывать цели и сферу применения. Здесь приведены реально применяемые способы расставлять приоритеты для практического применения в разных направлениях деятельности и бизнеса.
Матрица Эйзенхауэра
Матрицей оцениваются дела двумя параметрами: важностью и срочностью. Вся она имеет четыре ячейки, которые характеризуются по вертикали (столбцами) – важно и неважно, а по горизонтали (строками) – срочно и не срочно. Соответственно, задачи могут быть четырех типов:
- А. Важно, срочно. Требуют немедленного выполнения.
- В. Важно, но не срочно. Необходимо внести в план.
- С. Не важно, но срочно. Задачи, которые могут делегироваться.
- D. Неважные и несрочные. Такие дела можно исключить из планов работы.
Пример использования может быть следующим. Руководитель имеет в плане задачи, которые распределяет таким образом:
- Просрочена подготовка важного месячного отчета. Его нужно делать немедленно.
- Созвон с партнером – важный, но без определенного срока, он переносится на пару дней.
- Составление плана к следующему месяцу. Это уже срочно, но средней важности. Исполнение поручается сотруднику.
- Написание статьи в профиль – откладывается, потому что сейчас это не важно, и не срочно.
Как пользоваться матрицей:
- В перечне дел оценить каждое, как важно и срочно.
- Сформировать квадрат-матрицу.
- Выполнять дела по элементам матрицы: от A до D.
Плюсы матрицы – в простоте, четком распределении, возможности перепоручать дела, и планировать долгосрочно.
Минусы – не все дела классифицируются по таким критериям, нет промежуточных значений, трудно оценивать важность, субъективность оценок, потребность регулярных пересмотров.
Метод ABC
Этим способом дела оцениваются по одному вектору – уровню важности тремя категориями:
- А – эта категория наиболее значимых дел, формирующих основную часть в результате – его 70%.
- В – средне-важные задачи, приносящие в результат вклад 20%.
- С – остальные незначимые дела – на них приходится 10% в общем итоге работы.
Как это использовать:
- Собрать задачи в списке. Оценить каждую по вкладу.
- Распределить по категориям.
- Выполнять категорию А.
Например, самозанятый получил много предложений к выполнению. Не успевая, нужно выбрать более эффективные:
- Разработать корпоративный сайт – это принесет в рассматриваемом периоде 70% заработка.
- Оформить приложение стартапу – принесет 20% в потенциальном доходе.
- Отправить посты в профилях соцсетей – 10%.
Из перечня видна задача, за которую нужно браться сразу. Из оставшихся одну – делегировать, другую перенести.
Плюсы – простой, надежный и универсальный способ.
Минусы – одномерность, нет учета качественных показателей и внешних факторов, изолированность без взаимосвязей.
Метод MoSCoW
Название метода является аббревиатурой слов по-английски, которые в переводе означают: обязательность, желательность, возможность, ненужность к исполнению. В соответствии с такими характеристиками нужно обозначить все дела в списке. Например, получился перечень:
- M – запустить систему SEO-продвижения нового продукта.
- S – обучить персонал обслуживать систему самостоятельно.
- C – обновлять контент на сайте.
- W – подготовить в течение месяца турнир по шахматам в компании.
Расстановка заданий уже показала их важность, причем турнир можно и перенести.
Плюсы – фокус на главном, оптимальное распределение, наглядность, фильтр не нужных позиций.
Минусы – субъективность, нет перспективного видения, малая гибкость.
Метод Айви Ли
Способ заключается в составлении списка с фиксированным числом дел, выстроенным по важности, и ведении его с постоянным обновлением. Принцип действия:
- Выделить шесть наиболее приоритетных заданий на завтра, ранжируя по значимости.
- Новый день начинается с первого дела. Оно выполняется до конца только после этого переходить к новому заданию.
- Когда день завершится, дополнить список новыми заданиями до шести. Выстроить по значимости. Завтра снова выполнять.
Пример реализации метода по составленному списку:
- Подготовка квартального отчета.
- Беседа с претендентом на вакансию.
- Утверждение бюджета на рекламу.
- Опубликование статьи в блоге.
- Обновление программы CRM.
- Еженедельная планерка.
Исполнять пошагово. Задачи, преходящие на следующий день многократно, нужно делегировать или отменять.
Плюсы – повышает производительность и развивает дисциплину, снижает стресс, приносит осознанность и удовлетворенность при улучшении качества исполнения.
Минусы – отсутствует детализация, тяжело определять значимость.
Правило двух минут
Заключается в том, что дела, которые должны длиться порядка двух минут, выполняются безотлагательно. В списках заданий выбираются важные задания с быстрым исполнением, и делаются в первую очередь.
Плюсы – искоренение привычек откладывания, задание инициативного импульса, привычки действий.
Минусы – лишний критерий, трата времени на выбор. Теряется смысл, если их много.
Принцип Парето
Заключается в том, чтобы 20% затраченных ресурсов дали 80% успеха. Необходимо выбрать 20% заданий с максимальной планируемой отдачей, и сконцентрироваться на их выполнении.
Плюсы – однозначное распределение, просто и понятно, универсальное применение во всех направлениях.
Минусы – в неточности и приблизительности, неполнота оценок, риск неправильного использования, с пропуском важных нюансов.
Метод «швейцарского сыра»
В больших, тяжелых проектах выбираются легкие составляющие, и выполняются первыми. Постепенно из задачи вырываются выполненные участки, оставляя свободные зоны типа дырок в сыре. Дальше работа упрощается и облегчается.
Плюсы – облегчает и упрощает тайм-менеджмент, устраняет прокрастинацию, наглядный для контроля.
Минусы – нерациональное и неэффективное расходования ресурсов, хаотичность негативно сказывается на качестве. Нельзя применять при срочных работах.
Метод помидора (Pomodoro Technique)
Задание разбивается на короткие временные промежутки и небольшие перерывы между ними. Так достигается концентрация на главных задачах, и откладываются второстепенные.
Плюсы – выше концентрация, производительность, мотивация. Снижается стресс, настраивается планирование.
Минусы – не всем задачам можно ограничивать время, не подходит под творческие процессы.
Современные модели приоритизации с расчётами
Здесь рассмотрены структурные модели с подробным механизмом и формулами расчетов.
Модель RICE
Данная модель строится на таких показателях, составляющих ее аббревиатуру: Reach – объем клиентского охвата, Impact – как воздействует на процесс, Confidence – убежденность в правильности оценки, Effort – степень сложности, требующая усилий количество времени, ресурсов.
Формула: R * I * C / E = результат.
То есть, умноженные показатели, деленные на затраченные ресурсы.
Преимущества – в многофакторности, гибкости, возможности сравнения разных структур из не однотипных областей.
Недостатки – поддерживая решения, модель не всегда логична в объективности, смысле выводов. Занимает много времени.
Модель ICE
Расшифровка аббревиатуры: Impact – степень влияния на главные компоненты; Confidence – степень уверенности команды в оценке воздействий, и насколько проста реализация; Ease – уровень простоты реализации проекта.
Эти показатели оцениваются по 10-балльной шкале приоритетности.
Преимущества – оперативность оценок, исчисляется минутами; простота и универсальность для заданий разных видов.
Минусы – человеческая субъективность в оценках. Для точности понадобятся сторонние эксперты.
Модель подходит для оперативных оценок, и первичных сортировок задач.
Модель WSJF
Расшифровка аббревиатуры: Weighted Shortest Job First – взвешенность первоочередной задачи, вызвавшей минимальные затраты. То есть, приоритет – важным, простым задачам. Моделью определяют очередность заданий к выполнению, учитывая срочность, значимость, минимизацию риска и продолжительность исполнения. В расчетах применяют ряд чисел Фибоначчи, в котором каждый элемент равен двум предшествующим по сумме.
Формула: WSJF = Job Size (сложность, объем работ)/Cost of Delay (цена задержек)
Это самая эффективная и продуктивная модель со сбалансированными критериями.
Преимущества модели – максимально объективная, с точными оценками, оптимизированными критериями. Универсальная.
Недостатки – громоздкость расчетов, требуется много данных.
Применима там, где другие модели не срабатывают.
Дополнительные техники и визуальные методы
Среди широко популярных методов есть менее известные, но полезные техники. В их числе такие способы:
- User Story Mapping – карта, позволяющая визуально упорядочить задачи по пользовательским историям – о том, как они взаимодействуют с проектом. Прозрачный, гибкий способ, но требующий много времени.
- Opportunity Scoring — метод, основанный на оценке важности задач, и удовлетворённости пользователей их реализацией. Применяется в разработках и ИТ-сфере.
- Buy-a-Feature – «приобретай задачу», геймифицированный подход с вовлечением стейкхолдеров. Служит для выбора самых значимых функций, имитируя покупки продуктов пользователями.
- Cost of Delay – количественная оценка потерь от задержек, позволяющая оценить приоритеты. Учитывает упущенные выгоды, лишние траты, степень рисков по срокам.
Применяя методы комплексно, можно добиться эффективной приоритизации и успешного выполнения.
Инструменты и программы для приоритизации
Для распределения приоритетов пользуются инструментами:
- Таск-менеджерами – для определения задач, которые нужно выполнять, и тех, что можно отложить.
- Таблицами – наглядным способом выбирать задачи, структурно планировать, делегировать задачи.
- Канбан-досками – визуальным инструментом, который размещает карточки заданий по столбцам приоритетов.
- Календарями – инструментами типа матриц Эйзенхауэра, позволяющими планировать время по степеням важности задач.
- Интеллект-картами – позволяя расставлять задачи визуально не списками, а картами mind map, вырисовывая на них очередность по приоритетам.
Как применять RICE и ICE в Kaiten (российском сервисе, управляющем задачами): ввести скоринг по пользовательским полям с картами задач, с указанием оценок в полях. В картах появляются результаты.
Как применять RICE и ICE в Bitrix24. По первому методу показывается охват в числе клиентов, влияние (1-3), убедительность в процентах, затраты в человеко-днях. Выводится результат. Второй показывает влияние и гипотезы с реализацией.
Перечисленные инструменты служат для совместной оценки задач.
Как приоритизировать задачи в команде
Команда позволяет эффективно расставлять критерии, и важно договариваться о приоритетах вместе. Для этого требуются действия:
- Сбор задач в один пул, с выделением срочности и определением целей.
- Оценивание каждой задачи по важности, времени, результативности.
- Пробовать методы приоритизации.
- Сформировать план по результатам расстановки приоритетов. Распределить задачи, назначив дни и часы.
- Начинать исполнение самых значимых дел в благоприятный период, когда есть энергетический потенциал.
- Во время выполнений проверять изменяемую динамику приоритетов.
- Учесть поступление не запланированных заданий.
- Когда график нарушается, делегировать часть заданий по команде.
- По итогу анализировать результаты, и делать выводы об эффективности метода – использовать его дальше, или переходить к другому.
Анализ результатов, выбор задач и методов необходимо обсуждать командой. Организация приоритизации задач бэклога в рамках проекта и руководство ведется ведущим специалистом, экспертом, лидером. Он распределяет задания по степени важности между членами команды в соответствии с уровнем их компетенции.
Типичные ошибки при приоритизации
При определении приоритетов задач типичными являются такие ошибки:
- Путаница между важным и срочным. Необходимо разбираться, что не все важное является срочным, и не все срочное имеет важность.
- Переоценка объема выполнимого. Выполнять посильные объемы, для поддержания качества.
- Игнорирование долгосрочных целей и непредвиденных задач. Занимаясь текущими делами, помнить о стратегических целях. Нужно закладывать время на неожиданности и случаи появления дополнительных дел.
- Не пересматривать приоритеты. Они со временем меняются, это необходимо отслеживать.
- Нельзя упускать из вида мелкие задания. Их накопление доставит проблемы.
Исключение таких ошибок из алгоритма системы приоритизации задач принесет результативность и целенаправленность выполнения.
Как выбрать подходящий метод
Методы следует выбирать с учетом разных условий:
- Для расстановки приоритетов – матрица Эйзенхауэра, ABC.
- Задания с клиентами – метод RICE, с учетом охвата.
- MoSCoW – как матрица Эйзенхауэра, но универсальный.
- Айви Ли – для распределения дел на каждый день.
- Для сложных заданий – матрица Эйзенхауэра.
- Для команды – таск-трекер.
Матрица Эйзенхауэра, Айви Ли и ABC – наиболее простые инструменты. Для расчетов сложных работ потребуются ICE, RICE, WSJF.
При выборе учитывается точность, простота, необходимость данных.
Следует модель выбирать в зависимости от зрелости команды и проекта.
Заключение
Приоритизация задач приносит большую пользу в бизнесе, повышает личную и командную эффективность, производительность работ. Для максимальной пользы постоянно экспериментируйте с методами применительно к разным условиям.
Финальный совет: приоритизация – это навык, а не разовая задача. Его нужно развивать, накапливая опыт работы с разными методиками в различных условиях.
