Протокол совещания – это документ, в котором зафиксированы основные моменты встречи: присутствующие лица, обсуждаемые вопросы, мнения участников, принятые решения. Такой документ не является строго обязательным, но лучше, если ключевые моменты каждого производственного собрания будут записаны и сохранены. Это поможет участникам не забыть о поставленных задачах, поручениях и сроках их исполнения, а руководителям упростит контроль. Правильно оформленные протоколы могут быть представлены в суде в качестве доказательств при разрешении спорных ситуаций.
Роль протокола совещаний
Собрания, совещания, планёрки или летучки на предприятиях проводятся регулярно. Такие встречи коллектива необходимы, чтобы:
- решать текущие вопросы;
- обмениваться мнениями и предложениями;
- определять вектор развития отделов или предприятия в целом;
- своевременно разрешать производственные споры.
Протоколировать можно каждую встречу, а можно только знаковые собрания, на которых решаются важные для всей компании вопросы. Решение остаётся за руководителем. Но ему стоит учитывать, что протокол заседаний – это мощный управленческий инструмент. Письменный отчёт о коллективно принятых решениях помогает поддерживать внутренние организационные процессы и функции. Он:
- выступает элементом отчётности, который может быть предоставлен вышестоящему руководству или иным заинтересованным лицам;
- гарантирует, что все задачи согласованы и ясны каждому члену коллектива, включая сроки исполнения;
- фиксирует решения о том, кто за что отвечает, что повышает ответственность каждого сотрудника;
- обеспечивает прозрачность принятых решений и усиление коммуникативных связей: открытые всеобщие обсуждения производственных вопросов повышают уровень доверия между руководством и сотрудниками, последние видят, что их мнение важно, ничего не решается в узком кругу;
- может быть использован как историческая справка: при смене членов команды или вектора развития компании нередко приходится обращаться к решениям, принятым на предыдущих совещаниях.
Ведение протоколов необходимо при стратегическом планировании, когда обозначаются приоритетные для организации направления развития, ставятся цели, намечаются пути их достижения.
Виды протоколов
- Краткие. В них записывают основных присутствующих руководителей, перечень обсуждаемых вопросов, принятые решения (кратко).
- Полные. Здесь фиксируют весь ход совещания, включая всех выступающих с их предложениями, мнения участников при обсуждении вопросов повестки, а также принятые решения.
- Стенографический. Это дословная запись всего, что происходило во время встречи, включая высказывания каждого участника.
Кто должен вести протокол
Обычно это делает помощник руководителя или секретарь. Если в организации таких должностей нет, то перед началом встречи на эту роль назначают кого-нибудь из коллектива.
Порядок проведения совещания
Для того чтобы совещание прошло эффективно, начинать его надо с подготовительных мероприятий. Этим в компании занимается секретарь или помощник руководителя.
Первый этап подготовки – это составления повестки дня. В неё включаются вопросы для обсуждения, которые формирует руководитель, а также доклады приглашённых (если запланировано). Более сложные вопросы лучше обсуждать в начале встречи, простые оставлять на конец. Кроме этого, необходимо установить регламент.
Если предполагаются доклады, то секретарь должен собрать тезисы у выступающих, а также наглядные материалы (графики, таблицы) и проекты решений. Всё это тиражируется.
Следующий этап – рассылка приглашений участникам вместе с повесткой и дополнительными материалами. Это делается за 2-3 дня до совещания, чтобы приглашённые успели ознакомиться с материалами и подготовиться к обсуждению.
Если количество участников более 15 человек, то потребуется явочный лист, который будет прикреплён к протоколу в качестве приложения. Все присутствующие на встрече обязаны в нём расписаться. Если приглашённых несколько десятков, то целесообразнее за полчаса до начала мероприятия организовать регистрацию.
В итоге еще до начала собрания у секретаря должны быть оформлены:
- явочный лист;
- повестка дня;
- тезисы докладов с проектами решений.
В начале совещания необходимо озвучить регламент, а затем во время его проведения контролировать его соблюдение. Это особенно важно, когда начинаются прения по важным вопросам, по которым в коллективе нет единого мнения.
По окончании собрания председательствующий подводит краткий итог с акцентированием внимания на основных решениях.
Правила создания протокола совещаний
Во время совещания на секретаря ложится самая тяжёлая часть – активное слушание, запись хода мероприятия, фиксация выступлений, выдвинутых идей и предложений, краткое описание обсуждений по каждому вопросу.
Чтобы ничего не упустить, недостаточно внимательно слушать каждого выступающего, необходимо делать пометки, фиксируя ключевые моменты выступлений. Записи должны быть кратким, но ёмкими. Во время протоколирования рекомендуется использовать списки, писать простым языком, короткими фразами. Эти приемы упростят процесс расшифровки.
По окончании заседания, пока ещё не забыты детали, стоит ещё раз перечитать записи и уточнить непонятные моменты. Затем протокол необходимо:
- расшифровать;
- сделать более наглядным (возможно, придётся приложить визуальные материалы);
- переписать простым понятным для всех коллег языком;
- распечатать;
- завизировать;
- разослать копии всем заинтересованным лицам.
Стандартная форма документа для проведения совещаний
Протокол встречи включает:
- Заголовок, дату, место, время проведения.
- Перечень присутствующих лиц с указанием их должностей, подразделений.
- Повестку дня, включая список вопросов для рассмотрения.
- Краткое описание решения по каждому пункту повестки с указанием назначенных ответственных лиц, а также сроков исполнения.
- Комментарии присутствующих (высказывания, предложения, замечания).
- Голосование, его итоги (если проводилось).
- Подписи участников, секретаря, руководителей.
Иногда во время заседаний ведётся видео или фотосъёмка. Если эти материалы будут прикреплены к протоколу, то в документе необходимо это указать отдельным пунктом.
Правила хранения документа
После того, как протокол подписан всеми участниками и завизирован руководством, его помещают на внутреннее хранение на срок, установленный Росстатом:
- 5 лет на протоколы совещаний руководителей или структурных подразделений;
- 5-15 лет – собраний пайщиков, владельцев ценных бумаг;
- постоянно – для ревизионных комиссий, иных контролирующих органов.
После истечения сроков хранения, установленных Росстатом, документы можно сдавать в архив или утилизировать.
Автоматическое протоколирование
В крупных организациях, где собрания проводятся часто, формируется большое количество бумажных материалов, обработка которых перегружает секретарей и затормаживает работу компании. Работая в таком напряжении, люди нередко теряют часть важной информации, что тоже негативно сказывается на внедрении принятых решений.
Справиться с проблемой поможет виртуальный ассистент – программа, разработанная на основе искусственного интеллекта, способная:
- распознавать речь в аудиозаписях;
- автоматически стенографировать и протоколировать собрания;
- транскрибировать выступления спикеров в текст во время видеоконференций;
- извлекать и фиксировать главные моменты собраний.
Автопротоколирование – это цифровая инновация, позволяющая:
- оптимизировать работу офиса руководителя;
- повысить качество управления;
- уменьшить время между принятием решения и его внедрением в производство.
Выписка из протокола
Если на повестке дня ранее состоявшегося собрания было несколько вопросов, но позже надо вернуться к обсуждению одного из них, руководителю может понадобиться выписка. Она составляется по схеме, аналогичной полному документу, и включает:
- заголовок с номером и датой проведения собраний;
- имена председателя, секретаря, членов президиума;
- повестку дня, в которой указывается лишь интересующий вопрос, а также принятая по нему резолюция;
- подпись секретаря с датой и подтверждением того, что выписка из протокола совещания верна.
