Что такое расшифровка совещания и зачем она нужна

10 июня 2024

Совещания – это важная часть коммуникации в любой компании. Организациям, которые детально и тщательно подходят к процессам, особенно важен пересмотр старых записей. Чтобы продуктивность команды не падала, существует расшифровка совещания – преобразование в письменный текст. Она позволяет создавать постоянную, легкодоступную запись собрания. Рассмотрим, особенности видеоконференцсвязи и как расшифровывать совещания.

Что такое видеоконференцсвязь и из чего состоит ее система

Видеоконференцсвязь

Видеоконференцсвязь – это интернет-технология, позволяющая 2-м и более пользователям проводить встречи, не находясь в одном месте.

С ее помощью можно проводить деловые созвоны, заключать деловые сделки, проводить собеседования на работу. 

Расшифровка аббревиатуры ВКС совещания  – видеоконференцсвязь. Далее по тексту будем использовать оба варианта.

Система ВКС включает следующие элементы:

  1. Терминал – спецустройство пользователя, принимающее видеозвонки. Это может быть смартфон, планшет.
  2. Сервер ВКС – «посредник», сглаживающий техограничения различных терминалов и обеспечивающий обмен информацией. Его главная задача – отвечать за групповой сеанс видеосвязи.
  3. Периферийное оборудование – спецвидеокамеры (PTZ), микрофоны, спикерфоны для организации конференции в конгресс-зале.
  4. Инфраструктура. Речь идет об обработке видео, передачи данных, интеграции с внешними решениями.

Как работает ВКС

Звук и изображение в ВКС передаются благодаря периферийному оборудованию, а также спецпрограммам. Передача осуществляется как через корпоративную сеть, так и через интернет. Чтобы установить совместимости между ПО и оборудованием разных производителей, нужно применить стандартные протоколы по передаче информации. Для компрессии и декомпрессии звука с изображением используются аудио и видеокодеки. 

Важнейший аспект – сжатие данных. Оно позволяет эффективно передавать звук и картинку. Благодаря аудио и видеокодекам сжимаются и воспроизводятся данные на стороне участников. В итоге сокращается объем передачи данных, а, значит, звук с картинкой воспроизводятся плавно.

Плюсы ВКС совещаний для бизнеса

Бизнес-совещание
  1. Визуальное взаимодействие – можно видеть и слышать своего собеседника.
  2. Улучшение общения и сотрудничества – восприятие точной информации, возможность видеть эмоции собеседника.
  3. Экономия времени, ресурсов – возможность удаленно проводить встречи, не тратится на транспорт.
  4. Мобильность – можно общаться из любого места.
  5. Простое использование – достаточно иметь ПК или мобильное устройство, перейти по ссылке/через приложение к встрече.
  6. Регулирование количества пользователей – можно организовывать встречи для одного или нескольких участников.
  7. Возможность демонстрации – с помощью демонстрации экрана можно наглядно показать графики, таблицы, другие файлы.
  8. Конфиденциальность – современные системы защищают данные. 

Среди допвозможностей ВКС могут быть корпоративные мессенджеры, возможность интеграции со сторонними площадками, инструменты для совместной работы.

Сферы применения видеоконференцсвязи

ВКС широко применима в разных областях:

  1. Бизнесе: компании могут проводить виртуальные собрания, презентации, тренинги. Это хорошее решение для сокращения расходов на командировки.
  2. Госсекторе. Видеосозвоны дают возможность госслужащим быстро решать возникшие проблемы, вместо того, чтобы ехать на другой конец города за консультацией.
  3. Промышленности. С помощью ВКС можно получать онлайн-отчеты о работе продукции, а, значит, быстро улучшать ее качество.
  4. Здравоохранении. Врачи используют как для удаленных консультаций, так и для участия в проведении операций.
  5. Образовании. Здесь речь идет о дистанционном обучении, общении между преподавателями и студентами. Помимо этого, хорошим решением будет использовать расшифровку ВКС совещания в сфере образования для того, чтобы учащиеся могли возвращаться к обсуждаемым вопросам в любой момент или составить учебное пособие из видеокурса.
  6. HR: специалисты могут оценить кандидатов на вакансии, а также провести интерактивное совещание.

Модели внедрения систем ВКС

Аппаратная/выделенная

Видеоконференцсвязь

Заказчик полностью контролирует ВКС, а все соединения будут проходить через его локальную сеть. Чаще всего речь идет о конференц-залах. Для таких решений понадобится особое оборудование, спецприложения. Принцип работы следующий:

  1. Обработка потоков трафика протоколами компании-производителя.
  2. Шифровка звука и картинки кодеками в цифровые данные для передачи.
  3. Обратное декодирование.

Облачная

В этом случае компания платит только за использование ресурсов. Подобные системы не требуют спецоборудования, общение происходит через терминалы заказчика – простые ПК или смартфоны.

Такие системы являются публичными, то есть хранят данные за границей, что может нанести урон бизнесу. Для компаний из РФ сейчас важно, чтобы серверы находились на ее территории.

Гибридная

Сочетает в себе два названных выше решения. Например, для внутренней коммуникации может быть использована локальная сеть, а для внешней – интернет. Если внутренней системе не хватит емкости для проведения большого созвона, можно воспользоваться облачным сервисом.

Какое оборудование требуется для ВКС

Прежде чем выбирать оборудование, решите, где будете проводить конференцию, какой использовать способ подключения. Основными компонентами считаются:

  1. Аудиосистемы – усиливают, обеспечивают четкий и понятный звук.
  2. PTZ-камеры – могут поворачиваться, наклоняться, изменять масштаб картинки. 
  3. Спикерфоны – объединение микрофонов с динамиками для подавления эха, шумов.
  4. ЖК-экраны – лучше иметь 2 экрана: для отображения участников, презентаций.
  5. Программное обеспечение.

На рынке представлен огромный выбор оборудования – от разных моделей камер, аудиосистем до дисплеев. Все зависит от потребностей и бюджета компании.

Топ-5 программ для видеособраний

Zoom

Zoom

Есть мобильная и десктопная версия. Из возможностей:

  • демонстрация экрана;
  • совместное редактирование заметок;
  • обмен файлами;
  • архивирование записей;
  • возможность выбора фона;
  • шумоподавление.

При бесплатном использовании количество участников может доходить до сотни человек, а длительность созвона – до 40 минут.

Skype

Обеспечивает звонки с участием до 50 пользователей. Также можно общаться в сервисе через браузер. Из основных опций:

  • демонстрация экрана;
  • размывание фона;
  • запись чатов;
  • включение субтитров.

Google Meet

Часть офисной площадки Google Workspace. Инструмент предназначен для бизнес-нужд с возможностью обслуживания большого числа пользователей одновременно. Также у него есть интеллектфункции, кнопки быстрого доступа, приложение для мобильных телефонов и веб-версия. Подходит для работы с разным оборудованием.

GoToMeeting

Отдельная служба вебсозвонов предусматривает в бесплатной версии подключение до 150 человек. Также можно воспользоваться специальным бизнес-трафиков, которые предполагает участие до 250 пользователей. В программе можно демонстрировать экран, интегрироваться с Outlook, календарем Google.

TrueConf

TrueConf

Приложение допускает созвон на 10 пользователей. Общаться можно на любом устройстве – от смартфонов, ноутбуков до компьютеров, обычных браузеров. Последнюю версию программы адаптировали для работы с отечественным процессором Baikal-M, операционной системой Astra Linux и российским ПК «Гравитон».

Как выбрать систему ВКС

При выборе руководствуйтесь целями и приоритетами компании. Первоначально решите вопрос с безопасностью передачи данных, основными параметрами:

  1. Количеством участников.
  2. Необходимой частотой включения режима видео.
  3. Средней продолжительностью звонка.
  4. Основным форматом созвона.
  5. Наличием рисков, например, потерей доступа к конференции у участников.

В зависимости от планируемого вида встречи решите, какой нужен набор инструментов и техтребований. При высокой вероятности сбоев или наличии риска утечки данных лучше использовать свою систему ВКС вместо публичных сервисов.

Также не стоит забывать о комфорте участвующих, удобстве работы, хранении данных. Например, можно позвонить пользователям из адресной книги, вместо того, чтобы высылать ссылку-приглашение.

Расшифровка ВКС совещания – что это простыми словами и зачем нужна?

Расшифровка ВКС – это процесс преобразования голосового содержания в текст из видеозаписей. Она дает возможность лучше усвоить материал визуалам, не затрачивать много времени на «диктанты» на собраниях, систематизировать информацию.

Расшифровка нужна, чтобы:

  • не отвлекаться от обсуждений на встрече;
  • в любой момент вернуться к вопросам, которые обсуждались;
  • сэкономить время;
  • увеличить ROI, ведь потраченное время у важного спикера стоит очень дорого.

Как используются стенограммы?

Видеосозвон

Расшифровка ВКС совещаний (стенограмма) может быть использована в качестве источника информации для маркетинга. Например, если сотрудники говорят об изменениях или тенденциях в отрасли, руководитель может превратить стенограмму в:

  1. Публикацию блога.
  2. Сценарий видеоролика для YouTube-канала.
  3. Эпизод подкаста.
  4. Пост в соцсетях.

Такой инструмент даст возможность получить контент-фрагменты из документа, а также поможет показать свой опыт, укрепить репутацию бизнеса.

Пошаговое руководство по расшифровке совещаний

Вы можете заняться процессом расшифровки самостоятельно или обратиться за помощью в специалистам. В целом процесс не должен вызывать трудности. Рассмотрим его пошагово.

Запишите встречу

Записать собрание можно несколькими способами – все зависит от того, где оно проводится и сколько человек присутствует. Варианты:

  1. ПО для записи экрана, звука.
  2. Смартфон для встречи с несколькими пользователями.
  3. Различные микрофоны для крупных заседаний.
  4. ПО с функциями записи и транскрипции.

Что бы вы не выбрали, обязательно протестируйте свой выбор перед началом созвона.

Прослушайте файл

Девушка в наушниках

Перенесите файл на ПК, прослушайте его. Так вы сможете определить, есть ли какие-то пропадания звука.

Приступайте к транскрибированию

Самым простым способом считается печать текста. На пунктуацию и орфографию на этом этапе не нужно обращать внимание. При смене говорящего добавляйте разрыв строки, чтобы потом добавить имя.

Отредактируйте транскрипцию

Проверьте наличие неточных слов, прослушайте запись еще раз. Просмотрите получившийся файл, а затем приступайте к редактированию грамматики, орфографии.

Добавьте имена и время

На этом этапе нужно добавить временные метки и имена выступающих. Для этого придется каждый раз останавливать видео и заполнять пробелы следующими деталями: [время по часам, минутам, секундам] [спикер]: (Речь)

Только после этого вам удастся сделать полноценную и точную расшифровку видеовстречи.

Возможна ли авторасшифровка совещаний?

Видеоматериал можно преобразовать в текст, но это монотонная работа. Не каждый сможет усидеть на месте столько времени, максимально концентрировать свое внимание на деле. Альтернативой ручной расшифровки совещаний считается программное обеспечение, которое выполняет весь процесс автоматически. 

Оно основано на комбинации алгоритмов распознавания речи и обработки естественного языка, что существенно делает облегчает создание точных стенограмм.

Принцип работы следующий:

  1. Создание записи собрания.
  2. Загрузка файла в ПО.
  3. Процесс автоматического преобразования в текст.
  4. Получение уведомления о завершении.
  5. Редактирование текстового файла и его сохранение в выбранном формате.

Главным плюсом площадки автоматической транскрипции является избавление от большей части систематической работы по расшифровке. Глобально это очень экономит время, облегчает полностью рабочий процесс. Более того, при транскрибации собрания в текст, участники в реальном времени будут вовлечены в обсуждения.

Автоматическое резюме встреч в Zoom / Google Meets / Microsoft Teams

Подробнее