Все действия в бизнесе, направленные на его развитие и рост, необходимо эффективно контролировать и управлять ими. Современные технологии предоставляют для этого наборы программ, сервисов, IT-систем. Интегрировать их в единое целое призвана автоматизация процессов управления в компании. Персонал освобождается от рутины, переключается на важные ключевые задачи. Достигается экономия времени и средств, минимизируются ошибки, процессы в бизнесе ускоряются, повышается эффективность и производительность. Бизнес выходит на новый уровень развития и конкурентоспособности.
Автоматизация бизнес-процессов – что это, зачем это нужно
Процессы в бизнесе классифицируются по трем группам:
- Основных – по продажам, маркетинговым стратегиям, привлечению целевой аудитории.
- Поддерживающих внутреннее функционирование компании. Они касаются подразделений и кадровых ресурсов.
- Управленческих. Они реализуют миссию и цели, развитие ценностей, долгосрочную стратегию в продвижении.
В современных компаниях процессы – обработка клиентских заявок, ведение документооборота и учета в бухгалтерии. Эту и подобную рутину, повторяющуюся с постоянной цикличностью, можно и нужно автоматизировать.
Автоматизация процессов управления призвана передавать исполнение рутинных задач на сервисы-помощники, избавляя персонал от дополнительных работ в пользу более серьезных задач.
Автоматизацию используют для процессов:
- Бухгалтерского учета в электронном виде. Платежей, отчетам госорганам и налоговой службе.
- Перевода всего документооборота к электронной форме ЭДО с цифровыми подписями. Исключения бумажных документов и хранилищ.
- Управления процессами продаж. Львиная доля времени менеджеров уходит на общение с клиентами. Рутину исполнит CRM-система с роботами-помощниками – отправки сообщений, оформления заказов, ответов на вопросы.
- Проджект-менеджмента. Руководителем загружается в приложение задача, отслеживается состояние с комментариями. Так планируются проекты, с распределением задач и своевременным выполнением.
Автоматизация продуктивно решает задачи:
- Экономии и сбережения бюджета. После правильных настроек, система работает 24/7 за пятерых, без доплат за переработку, пособий по больничным листам.
- Минимизации человеческого фактора. Люди устают, теряется их концентрация, допускаются ошибки. Искажаются данные в письмах и их адресаты, срываются или переносятся сделки. Система выполнит задачи безошибочно.
- Упрощение и ускорение работы команде. Пока роботы занимаются рутиной и рассылками, приемом заказов, у специалистов освобождается время для переговоров с партнерами, принятия решений по дизайну и содержанию сайта, формирования тактических и стратегических планов, творческих проектов.
С помощью программ 1С упорядочивается бухгалтерия и ресурсная база. Финансовая, бухгалтерская и общая документация, обмен документами с контрагентами, выполняются в электронной форме.
Какие процессы могут автоматизироваться
Автоматизируются любые процессы в бизнесе, но степень автоматизации определяется уровнем и готовностью процессов.
В стратегическом планировании
Умными системами создается комплекс задач в соответствии с заданными параметрами и с реально допустимыми ограничениями во времени, что связано с конечными возможностями людей, задающих параметры. В рамках поставленных целей идет оцифровка и оценка показателей, отождествление с целями, назначение ответственных.
В финансовом управлении
Для финансов требуется особая ответственность и плотность графиков руководящих работников. Но финансовому директору не потребуется скрупулезная работа с таблицами. За ходом финансовых операций и контролем бюджета следят системные программы, с быстрым сбором и проверкой информации – основы для любого управленческого решения. Определение направлений для развития, распределения бюджета на доходные проекты. Системой обеспечиваются четкие взаимосвязи и достоверные данные.
В управлении маркетингом
Это передовая для автоматизации, динамично развивающееся направление, всегда ждущее новых эффективных инструментов. Здесь часто происходит тестирование инноваций, их адаптация к своим потребностям.
Первично CRM создавались как раз в качестве электронных клиентских баз для отделов продаж – самостоятельной сегментации целевой аудитории в соответствии с заданными параметрами, и движения по направленным воронкам. Системная аналитика оценивает показатели платных продвижений и А/В тестирований. Сервис реализует рассылку писем по выбранным алгоритмом группам. Искусственным интеллектом выдвигается ряд креативных идей под операционные задачи стратегического планирования.
В реализации HR-процессов и управления кадрами
С ростом компании у HR-директора возникают вопросы с выбором персонала для делегирования различных задач. Выбор упрощается с CRM-системой. Массу повторяющихся операционных задач она автоматизирует. После настройки роботы публикуют списки вакансий, отсеивают ненужные заявки, проверяют подходящие для нужд компании. Будут отслеживать своевременное выполнение заданий и составление графиков по отпускам, подготовят нужную документацию.
С вводом системы команда работает производительно, переработки исчезают. Исключается ручное управление такими процессами:
- Адаптацией персонала. Новому сотруднику достаточно ознакомиться с онбординг-материалами, получить стартовую задачу с пояснениями. Роботы оценят его исполнение.
- Таск-менеджментом. Распределением нагрузок и ответственных по проектам, напоминаниями про отложенные дела.
- Повышением квалификации. Упорядочивание графиков переподготовок, курсов и вебинаров. С демонстрациями прогресса учеников, мотивационными бонусами и поощрениями.
- Мотивацией удовлетворенности работников автоматическими опросами с их оценкой и отправкой.
- Распределением отдыха и отгулов на корпоративном портале по встроенному календарю. При наложении графиков по ключевым сотрудникам, можно своевременно договариваться с персоналом об удобных переносах, вносить устраивающие всех изменения.
- Хранением информации с настройками конфиденциальности.
Так все рабочие задачи автоматизируются, коллективу остается творчески созидать.
Кто нуждается в автоматизации
Эта современная трансформация с набором эффективных инструментов нужна всем в бизнесе: заводам и промышленным организациям, девелоперам и онлайн-школам, банкам и госструктурам, малому и среднему бизнесу. Перед решением автоматизироваться, необходим анализ внутреннего состояния в бизнесе. Нужна дорожная карта с подробной последовательностью процессов от начала до завершения, с поиском слабых точек.
Автоматизация актуальна, если проявляются следующие больные места:
- Занятость менеджеров рутинными, монотонными задачами.
- Неупорядоченность рабочих процессов.
- При быстром росте и развитии компании.
- Когда большинство сотрудников трудятся в удаленном режиме.
- Организации нельзя сбавлять темпы движения, перед угрозой обхода конкурентами.
- Потеря клиентов.
Во всех ситуациях, когда критически перегружается персонал, и теряются темпы развития, необходима автоматизация.
Какие системы используют для автоматизации
Процессы современной автоматизации строятся по принципу конструктора, с последовательным добавлением деталей и компонентов, когда каждый предыдущий элемент служит базой для следующего.
Виды передовых систем:
- CRM-комплексы. В первую очередь помогают отделам продаж в сборе данных по клиентам, рассылке напоминаний по незавершенным сделкам и заказам, распределении задач менеджерам. CRM ускоренно обрабатывают входящие запросы, общаются с потребителями. Управляют проектом, графиками работы персонала, сбором и анализом статистики.
- ESP-системы (Email Service Provider) – автоматизированные почтовые рассыльщики писем по клиентским базам с А/В тестированием, упрощают работу маркетологам, упорядочивают базы с письмами.
- Сервисы бухучета – автоматизируют бухгалтерию корпорациям, или помогают предпринимателям вести учет самостоятельно.
- Автоматизация звонков компаниям и колл-центрам обеспечивает горячие и холодные звонки клиентам, с аналитикой и сбором отзывов об услуге.
- Системы CMS (Content Management System) – автоматизация администрирования на онлайн-ресурсах.
- HRMS (Human Resource Management System) – комплексно управляют кадровой политикой. Упорядочивание данных по сотрудникам: квалификация, трудоустройство, переработка, данные по отпускам и больничным, отгулам. Прием резюме через интегрированных HR-ботов, тестирование и сортировка кандидатов.
- TMS (Time and Attendance Management System) – составление графиков и слежение за рабочим временем сотрудников.
- LMS (Learning Management System) – под управлением программы реализуются режимы дистанционного обучения персонала, с отслеживанием их прогресса.
- Программы, собирающие обратную связь с отзывами по компании и руководству, задачам. Предназначаются для мотивирования персонала.
- EDMS (Electronic Document Management System) – данными системами выполняется электронный документооборот с хранением, обработкой и пересылкой документации в цифровом виде.
Из перечисленных систем отдельные могут комплексно управлять бизнесом, другие выполняют отдельные задачи.
Как CRM-системы управляют бизнесом, их значение
CRM создавались для управления продажами с воронками, привлечением лидов, отслеживанием заказов, и идеально с этим справляются. Они управляют этапами сделок от начала до конца, могут следующее:
- Вести и сохранять историю отношений с клиентами. По покупкам, оплатам, заявкам, способам доставок
- Повышать эффективность работающим менеджерам, подразделениям и компании.
- Автоматизировать бизнес-процессы, распределяя нагрузки по сотрудникам и отделам.
- Создавать и управлять воронками продаж – маркетинговым инструментом, ведущим клиентов от предложений до покупок.
- Повышать продуктивность работы сотрудников. С получением данных, контролем запасов, коммерческими предложениями, выставлением счетов.
- Анализировать и визуализировать маршруты клиентов: откуда пришел к компании, какими ресурсами пользовался, какую продукцию просматривал, покупал или оставлял в корзине.
Кроме торговли, современные CRM работают в услугах, финансах, недвижимости, образовании. Самой популярной и распространенной сейчас в России является Битрикс 24.
Плюсы и минусы автоматизации бизнес-процессов
Автоматизируется планирование и управление, достигаются преимущества:
- Экономятся время и ресурсы. Исчезают рутинные повторяющиеся задачи для сотрудников, выполняются роботами. Электронный документооборот.
- Нивелируется человеческий фактор. Исчезают ошибки и дубли. Минимизируются риски.
- Повышается скорость и качество в обслуживании. Быстрые реакции по запросам, рост числа заказов. Точность и производительность вычислений
- Прозрачные процессы. Динамика проектов демонстрируется сотрудникам в реальном времени. Автоматизированная отчетность.
К ситуативным недостаткам относится следующее:
- Большие вложения на старте – для оборудования, программ, обучения.
- Сложно внедрять и обслуживать при низкой квалификации.
- Нужно защищаться от несанкционированных интернет-доступов, кибератак. Возможны внутренние утечки. Требовательность к сотрудникам с допусками, особенно при загрузке системы.
- Зависимость от энергии питания.
- Отдельные системы недостаточно гибкие и адаптивные.
- Нужно постоянно обновляться.
Из значимых минусов только стоимость внедрения. Но правильная настройка и эксплуатация должна окупить инвестиции, и приносить прибыль.
Как внедрить автоматизацию: этапы
Запуск системы требует квалифицированных специалистов. Поэтому необходимо или приглашать команду разработчиков в штат для разработки и ввода, или нанимать подрядчика по контракту. Подбор сотрудников – часто необходим, когда процессы в компании имеют высокую конфиденциальность. Приглашая персонал с проверками, можно минимизировать утечки.
Выбирая подрядчика (вендора), вы тратитесь на оплату услуг, лицензионное программное обеспечение. Зато получите профессиональную разработку, постоянную техподдержку. Они не будут увольняться, требовать оплату больничных, и отправляться в отпуска.
Для внедрения автоматизации:
- Определитесь с целями и задачами, бизнес-процессами, которые нужно автоматизировать. Какие проблемы требуется решить. Нужно описать текущие процессы, и то, что хотите от них получить после внедрения.
- Составьте техническое задание для подрядчика. Включить ваши пожелания и требуемые параметры.
- Выберите версию продукта, учитывая свое направление, структуру, набор показателей.
- Протестируйте систему, опросить сотрудников – насколько она удобная и легкая для использования.
- После приобретения потребуется обучение персонала – от рядовых сотрудников до топ-руководителей, соответственно их допускам.
В процессе эксплуатации система будет обновляться и обслуживаться подрядчиком в соответствии с контрактом.
Автоматизация каких бизнес-процессов не рекомендуется
Автоматизировать можно все, написав алгоритмы. Но ряд нестандартных оригинальных процессов подвергать этому не стоит, в силу не описываемой привычными законами динамичности. Например, таких:
- Творческих и креативных. Не каждая такая задача вписывается в машинные шаблоны. Эти процессы как раз и призваны для оригинальных решений, когда дождаться результатов от стандартных приемов невозможно. Пример из жизни – от компании Лего. Родители жаловались на проглатывание детьми мелких деталей в конструкторах. Детали стали покрывать видимым для рентгена материалом. Это позволяло врачам быстро видеть детали, и извлекать их.
- Завязанных на эмоциях. Командные поздравления, выезды выходных дней не поддаются формализации. Люди ценят личное внимание, не отождествляемое должностными инструкциями и графиками мероприятий. Также увольнение по каким-либо причинам в личном общении будет более человечным, чем от бота в чате.
- Когда требуется критическое мышление. Формально тестирует навыки и анализирует резюме уже машина в соответствии с алгоритмами. Но подобрать специалиста или руководителя можно только в личных беседах. Критическая и адекватная оценка претендента последует только от работника по кадрам.
С искусственным интеллектом уже сейчас автоматизируются любые процессы. Но уникальные процессы творческих индивидуальных разработок пока остаются прерогативой человека.
Измерение эффективности в автоматизации
Для реальной оценки каждый процесс необходимо измерять по свойственным ему критериям. Результаты автоматизации принято оценивать по аналитике таких параметров:
- Произошла ли окупаемость к запланированному сроку.
- Циклы сделок сократились.
- Сотрудниками выполняется больше заданий. По ним меньше возвратов для доработки из-за допущенных ошибок.
- Рост доходов и продаж, при одновременном сокращении расходов.
- Значительное снижение стоимости бизнес-процессов, и сокращение времени на их реализацию.
Яркий пример положительной оценки автоматизации – когда были потери заявок и звонков, согласование документации по сделкам длилось неделями, то внедренная CRM присылает напоминания по забытым контактам, готовит быстро документацию по заготовкам, подает на утверждение. Срок исполнения – один-два дня.
Частые вопросы
Автоматизация каких процессов в управлении возможна?
Отлично поддаются автоматизации следующие направления:
- стратегического планирования;
- управления кадрами и HR-процессов;
- маркетинга;
- поддержки сайтов;
- управления задачами и документооборота;
- бухгалтерии;
- складского и производственного контроля;
- различных форм обратных связей.
Как подбирать набор инструментов под автоматизацию процессов управления?
Необходимо следующее:
- Определение целей и задач.
- Оценить предложение программ по рынку. Изучить, какими продуктами пользуются компании партнеров, конкурентов, подрядчиков или клиентов.
- Выбрать по своим потребностям.
- Протестировать, обучить сотрудников, и пользоваться.
Какое влияние автоматизации на продуктивность работы в команде?
Наблюдаются такие результаты:
- не влияет человеческий фактор;
- менеджерам отводится больше времени для творческих задач;
- нет ошибок и потерь данных, с ними полный порядок;
- сотрудникам удается соблюдать баланс между работой и личной жизнью, чего часто не наблюдалось без внедрения системы.
Каких ошибок и недопустимых действий во время автоматизации управленческих процессов следует избегать?
Не допускать следующего:
- Когда не соблюдаются этапы с дедлайнами. Это приводит к хаосу, сдвижению сроков по проектам. Нужна дорожная карта с ответственными за сроки.
- Автоматизация сразу всего приводит к неразберихе. Нужно действовать последовательно по направлениям и этапам.
- Персонал противится переменам. Нужно показать примеры успешных внедрений, показать их выгоды от автоматизации. Предоставить условия комфортно обучаться.
- Отсутствуют оценки, несмотря на работу процессов и удовлетворение сотрудников. Полагаться нужно на реальные отчеты аналитики, чтобы оценивать фактическую динамику развития и доходность.
Каков итог
Автоматизация процессов управления помогает в развитии любому бизнесу – и малому, и крупному, во всех направлениях. Выбрав правильно программы, вы уберете рутину и разгрузите персонал. Сделки станут своевременными, вместе с зарплатами ко времени. Документооборот будет занимать секунды по региону, стране, или между государствами.
