Как запланировать конференцию в Zoom – подробная инструкция

Сервис Zoom предлагает своим пользователям разные способы планирования онлайн-встреч. В приложении можно менять любые элементы в настройках, за исключением тех, которые заблокированы администратором. Рассмотрим, как запланировать конференцию в Zoom на разных устройствах.

Как спланировать онлайн-созвон на ПК с Windows, macOS или Linux

Воспользуйтесь десктопной версией приложения, войдите в учетную запись и кликните на иконку «Запланировать». В итоге должно появится окно планировщика.

Откройте настройки – некоторые из них будут недоступными для вас. Так происходит, когда их отключают и блокируют в деактивированном состоянии на уровне группы или учетной записи. Следует настроить каждый из предложенных. Рассмотрим их.

Тема

В этом поле нужно ввести тему либо наименовании вашей беседы.

Дата и время

1. Начало. Можно ввести самостоятельно, например, 15 минут, а можно выбрать из предложенного. При этом вы всегда можете приступить к созвону ранее установленного срока.
2. Часовой пояс – по умолчанию от программы будет указан пояс вашего ПК. Если нужно выбрать другой, кликните на меню.
3. Повторяющаяся онлайн-встреча. Ее можно выбирать только в том случае, если планируете провести. Идентификатор в этом случае остается неизменным.

Идентификатор

1. Автосоздание – создание случайного уникального кода онлайн-встречи.
2. Идентификатор личной беседы – использование своего кода.

Безопасность

Состоит из:

1. Кода доступа – вводите перед присоединением к запланированному созвону. При этом он должен подходить под требования сложности, которые установил админ.
2. Зала ожидания – включите.
3. Доступ – если его ограничить, присоединение будет доступно только для авторизованных лиц, которые выполнили вход.

Шифрование

1. Стандартное – ключи находятся в облаке.
2. Сквозное – ключи находятся на локальном устройстве.

Видео

Организатор должен выбрать, включать ли его видео в момент присоединения к онлайн-созвону. Даже при выборе «Выкл» будет возможность включить трансляцию по желанию. 

Аудио

Здесь стоит определиться с доступными вариантами совершения вызовов:

1. Телефон.
2. Звук ПК.
3. Оба варианта/сторонник звук (если есть опция для вашей учетки).

При выборе первого или третьего варианта нажмите на «Редактировать» для выбора стран для набора номера. Их стоит указать в пригласительном уведомлении. Если этого не сделать, то по умолчанию появятся страны для международного набора – с ними можно ознакомиться в настройках.

Календарь

Также стоит определиться с выбором службы календаря, куда вы будете добавлять конференцию. Вот несколько вариантов:

1. Outlook. Достаточно выбрать модель для настольных компьютеров и создать мероприятие. Может быть использован при десктопе для Windows.
2. iCal – для  macOS.
3. Google Календарь – в веб-браузере.
4. Другие. В новое окно вставьте скопированный текст и разошлите. Также вы можете скачать файл ICS, подходящий для многих почтовых приложений.

Расширенные параметры

Если щелкнуть на стрелку, можно увидеть доппарамметры онлайн-собрания.

Разрешение для пользователей на присоединение до начала 

Разрешение уже включено, но есть возможность выбора времени – за сколько участникам можно присоединяться: пять, десять, пятнадцать минут или в любое время. Время онлайн-беседы для базовых учеток – 40 минут.

Выключение звука при входе

Если «Присоединиться до организатора» выключено, то звук не будет включен при присоединении участников. Его можно будет включить после входа. Настройка находится в «Управлении участниками».

Запрос разрешения на включение звука пользователей

Организатор высылает каждому запрос на включение звука. При его отклонении возможность снова отправить это сообщение остается.

Автозапись беседы

Здесь достаточно определить, куда будет производиться запись: на компьютер или в облачный сервис.

Режим фокусировки в начале онлайн-встречи

Он способствует минимизации отвлекающих факторов для каждого, кто присутствует на встрече. Эта функция актуальна для приложения 5.9.0 или более позднего.

Включение регионов допцентров по обработке данных

Владелец либо администратор платной учетки может выбирать регионы для передачи трафика вебинаров в режиме реального времени. Можно либо указать определенные, либо отказаться от них. При этом регион по умолчанию при создании учетной записи будет заблокирован.

Разрешение/запрет на вход участникам из конкретных регионов и стран

У организатора есть право на разрешение присоединиться/на блокировку пользователей из определенных стран. 

Для кого предусмотреть 

Если есть привилегия планирования от имени стороннего участника, можно самостоятельно выбирать из меню, кто будет планировать встречу. Последнюю можно пометить как частную в Outlook. При отсутствии возможности управления частным мероприятием у таких пользователей не будет отображаться ссылка приглашения, а также название онлайн-собрания и перечень присутствующих.

Показ в перечне публичных мероприятий

Здесь необходимо добавить мероприятие в открытый календарь, который связан с запоминающейся ссылкой.

Альтернативные организаторы

Для передачи разрешения начать онлайн-созвон нужно ввести адрес эл.почты другого человека. Главное – он должен быть лицензированным и указан в вашей учетке. Если режим уже активирован, можно установить флажок «Разрешить добавлять/изменять опросы». Но эта функция требует десктопную версию программы либо мобильную Apps 5.8.0 и более позднюю.

Перевод

Включение устного перевода доступно только в десктопе для Windows и macOS.

Чтобы завершить работу с расширенными настройками, кликните «Сохранить». Далее можно открыть календарь и добавить встречу. При планировании повторяющегося мероприятия задайте повторение в сервисе. При выборе «Других календарей» у вас появится возможность копировать, вставлять данные о запланированном собрании.

Как запланировать конференцию в Зуме на телефоне с Android или iOS

В целом создать отложенный созвон на смартфоне можно практически одинаково – как для Андроида, так и для Айфона/Айпада.

Мобильная версия отличается интерфейсом, но есть и другие особенности.

Процесс планирования прост:

1. Используйте нижнюю панель, чтобы попасть на вкладку «Главная».
2. В верхнем углу экрана вы найдете блок планирования. Здесь же есть возможность поменять главные и дополнительные настройки, например, часовой пояс, длительность, автозапись. В мобильной версии отложенное мероприятие отличается своим параметром. Речь идет об упомянутой записи звонка, которая представлена отдельным пунктом, но недоступна для использования.
3. Закончите настраивать и кликните «Сохранить».
4. Разошлите приглашения участвующим, воспользовавшись шаблоном и адресами эл.почты.

Если желаете самостоятельно войти в беседу, в особенности, до установленной даты, перейдите в раздел «Конференции», а затем коснитесь блока с данными о ней и «Начать». В итоге вы подключитесь как организатор и сможете в любой момент выйти и снова войти.

Если хотите отменить встречу до определенной даты, зайдите в карточку запланированного созвона и кликните «Удалить». В появившемся окне подтвердите свое действие – так вы заблокируете доступ для приглашенных. В углу экрана есть надпись «Редактировать», которую можно также использовать для изменения большинства параметров, например, времени проведения.

Стоит отметить, что для двух версий отложенный созвон актуально сочетать с платной внутренней подпиской. Это позволяет полностью охватить максимальные таймеры, воспользоваться доступом к допфункциям по типу записи собрания в облако и расширить число свободных мест в групповом чате.

Как запланировать встречу в веб-портале Зум

Работа с веб-порталом несложная. Для планирования созвона:

1. Открыть Zoom Web Portal, войти в свою учетную запись.
2. Кликнуть «Конференции», а после перейти в блок планирования.
3. Выбрать параметры – некоторые могут быть отключены. В целом они практически такие же, как для десктопной версии. Нужно ввести тему, допописание, применить шаблон, установить временные показатели, продолжительность, часовой пояс и др.
4. Нажать на кнопку «Сохранить». 
5. Отправить приглашение другим людям.
6. Готово. Можно приступать к проведению обучения, тренингов, совещаний в онлайн-режиме.

Отдельное внимание стоит уделить особенностям параметра регистрации. Здесь флажок стоит устанавливать в том случае, если для вашего созвона она требуется. В итоге вместо URL-адреса для входа у вас появится ссылка на регистрацию.

При необходимости регистрироваться и повторяющемся созвоне нужно выбрать один из предложенных параметров:

1. Пользователи регистрируются 1 раз и вправе принимать участие в каждом событии – возможность посещать все созвоны. 
2. Участникам необходима регистрация для каждой встречи отдельно – разрешено выбирать только одну дату и время.
3. Участвующие могут зарегистрироваться 1 раз и посетить одно событие или несколько. Здесь нужно выбрать дату и время для регистрации в определенных созвонах.

Теперь вы знакомы со всеми этапами работы в приложении и знаете, как запланировать конференцию в Zoom на ПК, телефоне и в веб-портале.