Деловая или бизнес-коммуникация – это вид официального взаимодействия между людьми и командами. Она помогает в решении вопросов, оптимизации. В общении нужно быть корректным и компетентным, а чтобы добиваться намеченного – обращать внимание на важное. Если уметь использовать этот инструмент можно существенно преуспеть в бизнесе, наладить общение с подчиненными, партнерами, клиентами.
Ключевые понятия деловой коммуникации
Не стоит путать деловую коммуникацию с общением. Если коммуникацию можно рассматривать с технической, экономической, организационной и других сторон, то общение, более абстрактное, психологическое понятие. Общение, подкрепленное действиями – это коммуникация. Например, если состоялись переговоры, а после был подписан контракт. Вся суть такого диалога заключается в умении донести до собеседника информацию таким образом, чтобы после ее восприятия последовали конкретные действия.
У бизнес-коммуникации есть черты, не присущие другим видам общения:
- взаимодействие с другими участниками;
- достижение определенной цели;
- следование определенной цели
- тщательная подготовка к предстоящей встрече;
- получение адекватного отклика по итогу.
Есть у бизнес-коммуникации и свои функции.
Функции деловой коммуникации
Коммуникация первостепенно является обменом информацией. Но помимо этого есть функции:
- инструментальная, подразумевающая доведение до собеседника значимых сведений, от которых зависит достижение профессиональных целей;
- интегративная, указывающая на то, что собеседники – это часть общего дела, могут рассчитывать на профессиональную помощь и поддержку;
- представительская, в рамках которой участники обсуждения могут примерить на себя различные роли, выполняя задачи различного уровня ответственности;
- контролирующая, в рамках которой руководители мониторят прогресс по задачам.
Выполнение участниками функций, обеспечивает продуктивный результат общения в команде.
Принципы эффективной деловой коммуникации
Выстраивая диалог с партнерами придерживайтесь принципов:
- внимание к окружающим, партнеру, его личным качествам. Собеседник в первую очередь живой человек;
- слушайте доводы партнера, не забывая о ключевой цели встречи, это поможет понять его мотивы, цели, задачи;
- примерьте на себя роль своего оппонента, попробуйте оценить ситуацию с его стороны, это поможет сформулировать более привлекательное предложение;
- проявите эмпатию, постарайтесь быть чутким к чувствам, эмоциям, чтобы адекватно реагировать, действовать о более подходящей тактике;
- соблюдайте временные рамки встречи, не опаздывайте на нее, не растягивайте разговор;
- проявляйте уважение, чтобы климат всей беседы был благоприятным, располагающим к принятию рациональных решений.
Все эти нюансы, конечно, условны. В ходе встречи вам может казаться, что все идет гладко, но собеседником они могут считываться некорректно. Стремитесь к оптимизации коммуникаций со временем, подмечая свои ошибки и исправляйте их.
Виды и формы деловой коммуникации
Выделяют несколько форм коммуникации. С учетом должностных различий различают следующие виды:
- горизонтальная, если общение строится между двумя представителями одинаковых должностей;
- вертикальная, при условии диалога между руководителем и подчиненным.
Также беседа может происходить тет-а-тет или с несколькими собеседниками. Тогда она может быть личной или публичной соответственно. Важно какие средства используются при общении:
- формальное, когда беседа имеет запланированных характер, проходит в заранее оговоренных рамках, каналах для официальных бесед;
- неформальное, подразумевает непринужденное, более личное общение в неофициальных каналах, без заранее оговоренных рамок.
В компании невозможно без диалога, даже если собеседники не испытывают друг к другу теплых чувств. Разделяйте профессиональное и личное, выстраивайте диалог в соответствии со стандартами.
Диалог может строиться в различных формах:
- собрание;
- совещание;
- презентация;
- переговоры;
- обмен деловыми письмами;
- личная беседа;
- телефонный разговор;
- собеседование.
Правила делового общения
В любом коллективе, помимо общепринятых, есть внутренние правила. Стоит придерживаться общепринятых стандартов и внутренних правил, чтобы наладить корпоративную коммуникацию. Важно помнить следующее:
- формулируйте цель взаимодействия для всей команды;
- выражайтесь конкретно в своих обращениях, понятно излагайте мысли;
- учитывайте ожидания, не предлагайте того, к чему команда не готова;
- учитывайте формальные ограничения, такие как деловой этикет, субординация;
- внимательно читайте и слушайте все, что говорят коллеги и клиенты;
- действуйте постепенно, понемногу расширяйте границы;
- учитывайте невербальные сигналы.
Если получится учитывать все эти правила, то общение в команде станет легче, так вы сможете избежать недоразумений.
Проблемы деловой коммуникации
Очень важно уметь правильно выстраивать общение. Хороший управленец замечает проблемы, чтобы потом исправить их. Чаще всего проблемы могут быть следующие:
- Различия в культуре общения провоцируют недопонимание. Преодолеть эту сложность можно, тщательно готовясь к встрече, изучая культурные особенности собеседника.
- Эмоциональные барьеры. Чтобы их преодолеть развивайте эмоциональный интеллект. Разделяйте эмоции и профессиональные отношения, не поддавайтесь мимолетным всплескам.
- Влияние технологий на взаимодействие. Технологии могут испортить диалог, но также могут улучшить ее. Поможет регулярный мониторинг технологических новинок. Внедряйте решения, которые могут помочь. Однако, не перегружайте сотрудников излишними новшествами. Во всем должен быть баланс.
Вовремя подмечая и устраняя проблемы улучшайте коммуникацию в команде чтобы добиться эффективного взаимодействия.
В заключении
Деловое общение от личного отличается наличием цели. Она является обязательной, часто регламентирована, имеет организацию. Это приобретенный навык, который необходимо развивать, совершенствовать, прокачивать. Вести бизнес качественно, не умея выстраивать правильные взаимоотношения с клиентами, партнерами, подчиненными, очень сложно.
Важно следовать негласно установленным правилам. Уметь грамотно и четко выражать свои мысли, чтобы избежать недоразумений бизнес-коммуникации. Чтобы коммуникация была эффективной, соблюдайте простые советы — будьте вежливым, эмпатичным, тактичным, уметь слышать критику, распознавать неконструктивные замечания. Стремитесь к совершенствованию своих навыков, чтобы стать успешнее в бизнесе.
