Эффективное управление рабочим временем – стратегии для лучшего тайм-менеджмента

12 июня 2024

Для успешного развития бизнеса владельцам необходимо уделить внимание управлению рабочим временем – своим и команды. Если правильно выбрать метод, то можно продуктивнее работать, оптимизировать затраты своей компании и больше успевать. Рассмотрим, какие методы существуют и как они помогают.

Определение тайм-менеджмента

Часы

Тайм-менеджмент предполагает определенные методы, которые помогают управлять своим временем – планировать его и экономить ресурсы.

Его главные цели:

  1. Помочь в достижении целей.
  2. Распределить усилия и повысить продуктивность.
  3. Улучшить самоорганизацию.

Принципы эффективного управления рабочим временем

Многие методы и техники основаны на 3-х составляющих:

  1. Приоритизация. Для выполнения чего-либо определите срочность, сложность и важность. Только после этого процесса можно начинать выполнять задуманное.
  2. Планирование. Перед выполнением, важно понять, когда сделать и сколько времени на это придется потратить.
  3. Структурирование. Стоит заранее решить, как будете отслеживать прогресс и результаты.

В большинстве случаев основными считаются структурирование и приоритизация, комбинацию сразу 3-х принципов используют очень редко.

Управление рабочим временем руководителя

Руководитель

Руководству и владельцам бизнеса необходимо распределять время так, чтобы работа в итоге получалась эффективной. Например, чтобы успешно охватить участие в разработке стратегии по развитию бизнеса, контроль работы подразделений, определенных сотрудников.

Для более удобного выполнения трудные дела делят на простые, выделяя для их выполнения определенный период.

Хорошо, если задачи руководства будут:

  • детализированные, реалистичные;
  • системные, структурированные;
  • преследующие определенный результат;
  • измеримые;
  • с ограниченным сроком.

Управление рабочим временем предполагает регулярный анализ задач. Так вам удастся переходить от целей к плану действий. Например, для увеличения прибыли владелец бизнеса сам или с командой должен дать оценку тому, что происходит на рынке, в компании. Затем выявить, что необходимо предпринять дальше – от повышения качества выполнения проектов до создания новых услуг.

Чтобы проанализировать ситуацию, как руководитель воспользуйтесь открытыми и экспертными данными, результатами исследований от подчиненных. При этом любое действие должно быть ограничено конкретным сроком.

Составляя план, руководство определит:

  • длительность периода;
  • цель;
  • объем затраченных ресурсов;
  • очередность;
  • список делегируемых действий;
  • подготовительные мероприятия;
  • способы отслеживать прогресс;
  • критерии результата.

Планирование времени сотрудников

Девушка

Управление рабочим временем сотрудников должно выстраиваться на основе составленного плана, + в обязательном порядке руководителю необходимо контролировать выполнение задуманного. При этом на основные должно уходить 60% времени, 20% – на непредвиденные, 20% – на ситуативные. В этом случае сотрудники будут эффективно выполнять свои обязанности.

Чтобы директор мог своевременно указывать ошибки в деятельности сотрудников, они должны регулярно сдавать отчеты о результатах. Здесь большую роль играет периодичность их предоставления, а также формат с обратной связью.

Для повышения производительности персонала, нужно:

  1. Использовать систему управления рабочим временем в отделах.
  2. Оценить эффективность применения системы с точки зрения структурированности и оптимизации.
  3. Оценить эффективность труда.
  4. Сравнить рабочий процесс с деятельностью в других фирмах.
  5. Всегда быть в поиске новых приемов тайм-менеджмента, если что-то из старого не работает.

С помощью стандартизации можно увеличить продуктивность, рационально подойти к использованию трудового дня, соблюдать все сроки, а также снизить риск репутационных и денежных потерь своей организации.

Лучшие методы управления рабочим временем

Интеллект-карта

С ее помощью можно выстроить удобную структуру данных и список дел. Интеллект-карта наиболее актуальна для тех, кто занимается генерированием большого количество идей, а также устраивает мозговые штурмы, визуализирует гипотезы. Карта представляет собой древовидную схему, где в центре находится основная тема/проблемы, а вокруг – ресурсы для достижения цели. Ее еще называют mindmap, ментальная карта, диаграмма связей.

Подготовка с вечера

Планирование задач

Эту подготовку по достоинству оценят те, кто трудно встает по утрам. Если записать все рабочие и личные моменты с вечера, то вы будете знать о своей нагрузке заранее и утром не придется спешить с ее распределением. 

N минут

Если нет желания ничего делать, лучше начинать хотя бы с пяти-десяти минут. Так у вас останется возможность передумать, а, значит, повысится чувство контроля ситуации. Вы не будете думать, что обязаны это делать, поэтому процесс пойдет легче.

Дедлайны

Сроки подталкивают работать оперативнее и помогают в борьбе с откладыванием «на потом». Даже если для себя установить дедлайны, процесс уже поможет сдвинуться. Хотя этот вариант хуже в сравнении с внешними дедлайнами от руководителя.

Автофокус

Подходит для тех, кто не придерживается дедлайнов. Достаточно выписать на лист всё списком, а после прочитать его. Делать это лучше медленно, чтобы захотелось остановиться на каком-то из дел. Объем не имеет значения, важно сделать его сразу. Если удалось закончить сегодня – вычеркивайте из списка, если нет – переносите в конец и читайте заново.

Техники фиксированного времени

Если привить привычку работать по таймеру, можно научиться продуктивности, натренировать силу воли. Также это хорошее решение, чтобы не выгорать.

Техника Pomodoro

Техника Pomodoro

«Система 25 минут» от Франческо Чирилло предполагает получасовой временной отрезок, где 25 минут нужно что-то делать, а пять минут – отдыхать. После пятиминутного перерыва можно снова работать. При этом после каждых 4-х повторов перерыв должен быть не менее получаса.

Техники «90 на 30» и «52 на 17»

У этих двух методов схожий принцип: первое значение – это рабочее время в минутах, второе – перерыв. Благодаря таким коротким перерывам вы «разгружаете мозг». Чтобы эти методы успешно работали, важно не пропускать отдых и приступать снова к делу.

Принцип девяти 

Техника базируется на иерархическом расположении задач. В течение дня необходимо «закрыть» самую большую задачу, 3 поменьше и 5 самых маленьких. В результате все дела не пропадут из вида и войдут в расчет нагрузки.

Канбан

С ним удается выполнить перераспределение нагрузки между сотрудниками и выполнять все точно в срок. Также его можно использовать тогда, когда требуется оценка нарастающего темпа в работе.

Принцип следующий: список запланированного в виде карточек/стикеров необходимо внести в столбик «Нужно сделать» (название можно проставить свое). Доску со столбиками можно сделать осязаемой или в эл.виде. 

После того, как работа над определенным делом начата, карточку с ним нужно переместить в столбец «В процессе», а в конце в «Выполнено». 

Так можно легко отследить прогресс работников, команды, а также временные затраты.

Хронометраж

Хронометраж

Техника нужна для анализа личной продуктивности и оптимизации ресурсов. Она отличается от других своей длительностью.

Все начинается с наблюдения за собой – делать это необходимо 14 дней. Записывать дела в этот период нужно не более двух-трех минут. Анализ проводить сразу не стоит – только планомерная фиксация всего происходящего.

Последующие 14 дней нужно добавлять отметки об эффективности потраченного времени. Например: дело полностью выполнено/результат есть, но не окончательный/время потрачено впустую.

Также можно указать причину. Таким образом, спустя месяц вы сможете провести анализ полученных результатов и найти определенные закономерности – на что затрачиваете больше/меньше ресурсов. После этого оптимизировать свой график будет в разы проще.

Хронотип

Метод актуален для тех, кто стремиться составить идеальное расписание дня. У каждого человека свой пик продуктивности, время пробуждения, а также режим сна:

  1. «Медведи». Просыпаются с 7 до 11, продуктивны с 11 до 18, ложатся спать – не позже 23 часов.
  2. «Львы». Встают с 5:30 до 10 утра, эффективно работают с 10 до 17, переходят ко сну до 22:30.
  3. «Волки». Предпочитают вставать по утрам с 7:30 до 12, пик продуктивности до 20 часов, сон – в 12 ночи.
  4. «Дельфины». У них беспокойный режим сна, поэтому ранний подъем с 6 до 10, при этом могут лечь спать обратно. Активничают с 10 до 18 часов. Ложатся спать к полуночи, но перед этим обязательно нужно убирать гаджеты за 2 часа до сна. 

SMART

В постановке целей важно соблюдать несколько правил. Согласно методу SMART, цели должны быть:

  1. Конкретными. Пример – увеличить чек. Формулировку цели должны понимать все, кто будет работать над ее достижением.
  2. Измеряемыми. Нужны конкретные показатели, например, увеличить чек на 30%. 
  3. Реалистичными. Недостижимые цели будут только снижать мотивацию сотрудников, поэтому перед постановкой цели оценить положение в компании и ресурсы.
  4. Актуальными. Не следует тратить силы на устаревшие проекты, цель должна быть актуальной и дальновидной.
  5. Ограниченными по времени. Дедлайн также должен быть реалистичным, например, увеличить чек на 30% за полгода.

Матрица Эйзенхауэра

Управление временем

Метод используется для расстановки приоритетов, составления ежедневных и долгосрочных планов. Необходимо все дела разделить на 4 категории:

  1. Важные и срочные – долгосрочные, которые влияют на работоспособность бизнеса. Например, отключение телефонов, поломка сервера. Если их не исправить сразу, работа встанет.
  2. Важные несрочные – отложенные «на потом» без дедлайна. Например, создать базу данных. Над ними необходимо работать регулярно.
  3. Неважные срочные. Из-за них подчиненные много работают, но результата нет. Лучше с ними повременить, так как в дальнейшем что-то может утратить актуальность. Остальные же можно поручить подчиненным.
  4. Неважные несрочные – тратят время впустую. Они как отдых от основных дел. Лучше их вычеркнуть из своего списка.

Для идеального баланса ежедневно нужно выполнять 60% важных и 40% срочных. 

Закон Парето

Суть закона заключается в том, что 20% труда приносят 80% результата, а 80% труда – 20% результата. Достаточно определить 20% и сконцентрироваться на них.

Закон построен на нескольких правилах:

  1. Имеет значение только текущая ситуация – в дальнейшем задачи, приносящие хороший результат, могут измениться.
  2. Могут происходить случайные события.
  3. Закон касается только материальных дел. Например, если вы наполните базу знаний, то сразу не получите деньги, зато обучите новых сотрудников, сохраните опыт.  В итоге такое решение будет полезным в долгосрок.
  4. Не стоит игнорировать мелкие детали, особенно, если применяете закон к сложной системе. Иначе это может повлечь за собой убытки.

Распространенные виды задач и способы их решения

В тайм-менеджменте принято называть задачи в честь животных, с которыми они ассоциируются. Каждые из них необходимо решать по-своему.

Лягушки

Лягушка

Маленькие неприятные действия, которые многие не любят выполнять. Например, посетить стоматолога, побеседовать с трудным клиентом. Их часто откладывают, но это большое заблуждение. Лучше решить вопрос с лягушкой в начале дня и спокойно заниматься другими делами.

Слоны

Большие действия, на которые уходит много сил и времени. Например, создание сайта компании, изучение иностранного языка. Слона принято «есть» по кусочку – то есть разделить на небольшие подзадачи и регулярно выполнять.

Мамонты

По-другому это слоны, которые вымерли – не актуальные задачи, которые у людей не выходят из головы. Например, старое желание научиться чему-либо. Всегда нужно проверять актуальность своих целей и вычеркивать мамонтов. Так вы не будете впустую тратить свою энергию.

Обезьяны

Дела, выполнение которые сотрудники пытаются переложить на руководство. Например, вы поручили что-то сделать, но из-за возникшего вопроса выполнение приостановлено и зависит от вашего ответа. В такой ситуации поможет инструкция, откуда подчиненные всегда смогут брать информацию.

Единороги

Мечты, которые не превратились в цели – это и есть единороги. Здесь стоит подумать, актуально ли еще ваше желание, и если да, перевести его в слонов, мамонтов.

Приложения-помощники планирования

Планирование задач в приложениях
  1. Focus To-Do – синхронизирует данные между телефоном и компьютером, поэтому вы получите доступ к своим записям отовсюду.
  2. Todoist – позволяет настраивать записи.
  3. Trello – фиксирует планы и работу команды.
  4. Notion – хранит и систематизирует входящую информацию. 
  5. Forest – таймер для мобильного;
  6. SingularityApp – позволяет переводить информацию из эл.почты в рабочие задачи. 

Другие приемы работы со временем

  1. Диктофон. Помогает коллекционировать идеи и быстро их сохранять. Так вы донесете их до расписания и не забудете по пути. 
  2. Повторяющиеся задачи. Контролировать регулярные дела, события помогут напоминалки и повторы в календаре. 
  3. Совместные обеды. На обеде можно общаться с коллегой, партнерами.
  4. Чтение в дороге. Если нет времени на чтение, но есть большое желание, изучайте профконтент в пути.
  5. Планирование вне работы. Сон и отдых очень важны – они влияют на дееспособность. Если вне офиса у вас хаос, то он точно в скором времени проникнет в работу. Поэтому стоит управлять и личными делами.

Ошибки планирования

  1. Неверные приоритеты. 
  2. Особое внимание к мелким задачам. 
  3. Отсутствие отдыха. 
  4. Бесконтрольное выделение времени на выполнение. 
  5. Многозадачность на постоянной основе. 

Управление рабочим временем – навык, который полезен как для владельца бизнеса, так и его подчиненных. Он позволит соблюдать дедлайны и свести количество ошибок к минимуму.

Автоматическое резюме встреч в Zoom / Google Meets / Microsoft Teams

Подробнее