Как пользоваться Microsoft Teams – подробная инструкция

01 сентября 2023

Способы удаленного взаимодействия развиваются особенно активно после 2019 года. Программы совершенствуются, их функционал становится обширнее. В статье разберем, как пользоваться Microsoft Teams – одной из самых популярных платформ для организации работы в команде.

Описание сервиса

Программа Майкрософт Тимс создана специально, чтобы упростить взаимодействие между членами команды. Бизнес-версия особенно распространена. Она используется, чтобы наладить коммуникацию между разными звеньями: руководителями компаний, подразделений, подчиненными, а также решать важные вопросы. 

Помимо этого MS Teams отлично подойдет и для организации учебного процесса. Функционал позволяет организовывать лекции, конференции, проводить многочисленные собрания с. Все, что должен сделать пользователь – зарегистрироваться и выбрать оптимальный план использования. 

Удобство программы заключается и в ее универсальности. Она доступна на всех популярных платформах. Базовую версию можно использовать бесплатно и в ней достаточно функций для организации офисных процессов. 

Тарифы и стоимость

Тарифы и стоимость

Помимо бесплатного базового тарифа сервис предлагает платные подписки. Ознакомимся подробнее с самыми популярными вариантами тарифов. 

Базовый (бесплатный)

  • вызовы длительностью до одного часа; 
  • встречи на 100 участников; 
  • до 5 Гб пространства в One Drive; 
  • обмен сообщениями без ограничений; 
  • шифрование данных; 
  • общий доступ к файлам. 

Базовый для лицензированного Microsoft 365

Обладатели лицензированной версии Microsoft 365 могут пользоваться расширенными возможностями базовой версии программы, а именно: 

  • встречи на 300 участников; 
  • вызовы до 30 часов; 
  • 1 Тб в облачном хранилище (до 6 Тб для семейной версии, по одному на пользователя); 
  • расширенные возможности Outlook; 
  • подключение до 6 пользователей по семейной подписке. 

Microsoft Teams предлагает пользователям и платные варианты подписки. 

Базовый

Базовый тариф обойдется в 288 руб/мес. В него входит: 

  • 30 часов собраний; 
  • до 300 участников встреч; 
  • объем облачного хранилища на 10 Гб; 
  • круглосуточная техподдержка. 

365 бизнес базовый

Стоимость тарифа 360 руб/мес. Помимо возможностей базовой версии доступно: 

  • записи и расшифровки собраний; 
  • мобильные и веб-версии приложений office; 
  • по 1 Тб пространства в облачном хранилище; 
  • корпоративный почтовый ящик. 

365 бизнес стандарт

В тариф, стоимостью 900,10 руб/мес, помимо возможностей предыдущей версии, входит: 

  • классический Office с расширенным функционалом; 
  • возможности проведения вебинаров; 
  • инструменты отчетности; 
  • регистрация участников; 
  • инструменты управления встречами с клиентами. 

Как пользоваться MS Teams

Использование MS Teams в целом не должно вызывать сложностей у опытных пользователей. Интерфейс интуитивно понятен, а функционал достаточно обширен, чтобы максимально упростить работу. Тем не менее стоит более подробно разобрать весь процесс, чтобы вопросов по использованию больше не возникало. 

Программа для ПК

Десктопная версия программы – верный помощник в организации собраний, встреч и конференций. Чтобы начать ее использование и овладеть всем многообразием функциональных возможностей, нужно с ними подробно познакомиться.

Скачивание на компьютер

Скачивание на компьютер

Загрузите клиент на свой компьютер через официальный сайт. Браузерная версия не так корректно работает, поэтому для более стабильного функционирования лучше скачать программу. В ней не возникнет проблем с организацией конференций с большим количеством участников, демонстрацией экрана и прочими функциями. Для скачивания понадобится пройти авторизацию, после чего программа станет доступной для скачивания. Когда загрузка завершится установите софт и запустите его. 

Подготовка учетной записи

Подготовка учетной записи

Профиль пользователя не потребуется создавать заново. Учетная запись будет та же, что и при авторизации на сайте. Чтобы начать пользоваться программой настройте ее под собственные нужды. Для этого нажмите на свою аватарку. Можно подключить и другой профиль, для чего предусмотрена отдельная функция в выпадающем окошке настроек. 

Вход

Пользователь имеет возможность задать подпись к статусу, которая будет отображать важный тезис, род деятельности или другую актуальную информацию, которую необходимо сразу донести до других участников. Для этого нажмите «Задать подпись к статусу» справа от надписи «В сети». Чтобы перейти в раздел настроек нажмите «Управление учетной записью». Во вкладке «Учетные записи» доступен просмотр подключенных профилей и управление ими. 

Настройки программы

Настройки программы

Настроек в десктопной версии Microsoft Teams не так много, но они могут сделать работу в ней гораздо более комфортной. Вызвать меню настроек можно нажав на три горизонтальные точки рядом с иконкой профиля. Здесь доступно управление масштабированием, просмотр списка горячих клавиш, проверка обновлений, скачивание мобильной версии. 

Другие настройки можно посмотреть во вкладке с аналогичным названием. В разделе с общими настройками пользователь может выбрать тему оформления и настроить некоторые параметры в режиме «приложение». Используйте параметр «конфиденциальность», чтобы управлять заблокированными контактами, устанавливать ограничения на контактные данные. В разделе «звук» отрегулируйте параметры в чатах и звонках. 

Поиск контактов

Поиск контактов

Поскольку Microsoft Teams создана для общения, функция поиска контактов одна из ключевых. Чтобы упростить связь организатора с конкретными участниками используйте строку поиска. Вводить можно как номер телефона, так и адрес электронной почты. 

Действия с собраниями и чатами

Чат

Большую часть времени пользователи проводят в чатах, или собраниях, где обсуждают важные темы и решают текущие вопросы. Чтобы найти необходимую беседу или создать новую откройте вкладку «чат», где будет выводится весь список последних бесед. Просто кликните на нужную и напишите сообщение участникам. 

Создайте новый диалог, нажав на иконку в правом верхнем углу чата, пригласите в него новых участников через окошко поиска внизу диалога. Любому диалогу можно присвоить оригинальное имя. Сформировать из индивидуального чата групповую беседу можно через иконку в правом верхнем углу «добавить контакт». В этом же разделе («чат») отображают и входящие приглашения. 

Просмотр ленты уведомлений

Лента

Раздел «Действия» находятся все входящие уведомления, адресованные непосредственно пользователю, а также системные обновления, будущие собрания или встречи и некоторые действия контактов. 

Ведение календаря

Календарь

Еще одна удобная функция Teams – календарь, в котором отображаются все запланированные события. Чтобы добавить встречу кликните на кнопку «создать собрание» в верхнем правом углу. Рядом есть кнопка, позволяющая запустить встречу сразу. Для добавления предусмотрены все нужные функции, в том числе возможность повторения в определенные дни, добавления локации и прочее. 

Личные звонки или собрания

Личные звонки или собрания

Начать встречу можно в формате текстового, видео или аудиообщения. В разделе чата, в правом верхнем углу выберите подходящую иконку, которая позволит начать видео, аудиозвонок, или начнет презентацию с демонстрацией экрана. Для управления в процессе конференции используйте иконки вверху экрана

Мобильное приложение

Далее разберем как пользоваться MS Teams для мобильных платформ. Большинство предпочитает именно такой формат, поскольку позволяет находиться на связи постоянно. 

Скачивание и установка

Скачивание с мобильного

Установить приложение можно через официальный магазин Google Play или App Store. 

Регистрация и вход

Регистрация и вход с мобильного

Регистрация не вызовет сложностей. Достаточно ввести данные уже существующей учетной записи или создать новую. Даже при отсутствии аккаунта можно присоединиться к конференции как зритель. Установите фото профиля, настройте функции приложения под собственные нужды. 

Пользовательские настройки

Пользовательские настройки с мобильного

В гостевом режиме управлять большинством функций нельзя. Они становятся доступными только после полноценной регистрации. В десктопной версии возможностей кастомизации меньше, тогда как приложение готово порадовать пользователя обширными возможностями. 

Задать подпись к статусу

Чтобы открыть настройки кликните на значок иконки своего профиля. Здесь вы сможете установить статус, который укажет другим участникам на месте вы или отошли. Во вкладке «настройки» можно изменить настройки интерфейса, управлять уведомлениями, хранилищем и переводом. Другие возможности персонализации находятся во вкладке «личная».

Поиск и создание текстовых чатов

Чат с мобильного

Начните общение, создав текстовый чат. Если вы скачали приложение по приглашению, то оно уже будет отображаться в уведомлениях, останется только принять его. Откройте доступ к своим контактам, чтобы добавлять участников было проще. Дополнительные возможности общения можно просмотреть во вкладке «панель мониторинга». 

Организация собрания

Организация собрания с мобильного

Пришло время организовать встречу. Для этого в разделе «собрание» нажмите «Быстрое незапланированное собрание» или найдите готовое незапланированное событие в списке. Назначьте имя вашему событию, а сгенерированная ссылка позволит пригласить других участников. Чтобы стать участником потребуется подтвердить свое намерение кнопкой «присоединиться». Через меню дополнительных действий можно управлять беседой. 

Дополнительные действия

Дополнительные действия с мобильного

В правом нижнем углу можно обнаружить раздел «дополнительно». В него разработчики поместили функции, которые используются реже, а именно: 

  • звонки для совершения  вызовов из приложения на номер телефона при наличии соответствующего тарифного плана; 
  • календарь позволяет планировать встречи на определенные даты, в дальнейшем его функции будут расширены; 
  • сейф создан для хранения некоторого количества данных защищенных особым алгоритмом шифрования; 
  • файлы – место облачного хранения документов и различных объектов, которые можно быстро отправить другим пользователям; 
  • в «сохранено» отображаются сохраненные пользователем файлы, которые можно редактировать; 
  • Tasks – записная книжка, куда можно вносить заметки, намечать датированные планы, о которых нельзя забыть. 

Подробно разобрав как пользоваться Microsoft Teams у вас больше не возникнет вопросов, а функционал программы будет использован на максимум. 

Автоматическое резюме встреч в Zoom / Google Meets / Microsoft Teams

Подробнее