В компаниях и организациях для решения проблем, обсуждения важных моментов организуются встречи, собрания, конференции в оффлайн или онлайн формате. Чтобы не потерять основную суть онлайн-собрания, всегда иметь основные тезисы под рукой, составляется специальный акт. Для тех, кто не знает как составить протокол встречи статья будет особенно полезна. Она поможет разобраться в базовых терминах, а также основных принципах оформления.
Что такое протокол собрания?
Чтобы не потерять все важные моменты, которые обсуждались на собрании, нужен протокол. Это краткое содержание заседания, включающее обсуждаемые вопросы, решения, действия. Акт необходим:
- как источник информации для отсутствующих;
- как справочный материал;
- гарант того, что важные моменты не будут упущены, забыты, проигнорированы;
- инструмент отчетности, прозрачности процессов.
Предварительное планирование протокола собрания
В классическом представлении ответственный за формирование акта о прошедшей встрече отвечает отдельный человек. Это пассивный слушатель, который должен присутствовать на собрании и тщательно записывать все, что на нем происходит. Для удобства, составление протокола деловых встреч следует начать с планирования. Это поможет сэкономить время. Учесть необходимо следующее:
- повестка дня;
- план проведения;
- аудио или видеофиксация;
- уточняющие вопросы ведущему;
- отметки о присутствии.
Начинать планирование лучше сразу, как только вы узнали, о чем будет идти речь. Не допускайте ошибок. Записывайте все важные моменты в процессе встречи. Использовать для этого можно сокращения, главное потом понять, что именно вы хотели сказать.
Кто такой хронометрист?
Человек, который назначается ответственным за протоколирование собрания называется хронометристом. Он может быть выбран из действующих административных сотрудников, волонтеров, также на эту должность часто назначаются секретари, менеджеры или помощники.
Важное качество, которым должен обладать хронометрист – умение выделять главное, четко записывать, структурировать информацию. Не всегда такого сотрудника можно найти в штате и компании могут нанимать на должность отдельного человека.
Особенности написания протокола
Сложно понять как оформлять протокол встречи, если ранее с такой работой сталкиваться не приходилось. Всегда придерживайтесь принципов объективизма. Неуместно делать личные пометки и выражать свое узкое мнение на счет обсуждаемых вопросов. Только фактический отчет, без лишней информации.
Четкая структура данных – основополагающий момент. Информация должна подаваться, в краткой форме, полностью в исчерпывающем объеме. Также она должна быть актуальной, легкой для восприятия даже отсутствующими участниками. Далее подробно разберем структуру.
8 основных компонентов протокола собрания
В обязательном порядке любой акт о прошедшей встрече, независимо от формата и повестки, должен содержать следующую информацию:
- Число, время, место проведения.
- Перечень присутствующих, информация по отсутствующим.
- Повестка, цель собрания.
- краткая сводка обсуждений, принятых решений.
- Проведение голосования, его результаты.
- Намеченные действия.
- Назначенное ответственное лицо.
- Любые последующие шаги, действия.
- Заключительные замечания или перерыв в совещании.
Шаги для написания эффективных протоколов совещаний
Не все знают, как написать протокол встречи эффективно и полно. Если вы столкнулись с этим впервые предлагаем следуйте нашим рекомендациям.
Подготовка
В первую очередь стоит подготовиться. Ознакомиться с повесткой, всеми доступными справочными материалами. Проверьте наличие под рукой и исправность всего необходимого, а именно ноутбука, блокнота, ручки, все того, что может пригодиться. Ознакомьтесь с актами предыдущих собраний, чтобы понять на что обратить внимание.
Ведение заметок
В процессе встречи не забывайте делать краткие пометки. В протокол встречи или совещания вносят имена докладчиков, все обсуждаемые вопросы, важные моменты, решения, действия. Нет нужны все записывать дословно, даже если есть такая возможность. В большом количестве информации ориентировать будет гораздо сложнее. Можно указывать отдельные цитаты, если они играют важную роль в контексте обсуждения.
Организация
Изучите все сделанные ранее заметки, поработайте над их структурой. Систематизированные данные помогут кратко, последовательно изложить суть. Используйте вспомогательные инструменты, чтобы привлечь внимание к особенно важным моментам, сделать текст удобным для восприятия. Это могут быть маркеры, другие цвета, заголовки, изменение шрифта и прочее. Не включайте в акт субъективные, личные мнения, излагайте факты и реальные решения, которые были приняты в процессе.
Запись деталей
Удостоверьтесь, что в акт были включены все важные детали собрания. Чтобы проверить себя заранее сформируйте список основных пунктов или воспользуйтесь нашей «шпаргалкой», чтобы наверняка не упустить ничего важного. В последующем документ станет официальным подтверждением того, что все знают порученные задачи.
Действия
Протокол по итогам встречи должен содержать все назначенные действия, имена ответственных исполнителей, крайние сроки реализации поставленных задач. Эта часть особенно важна, поскольку гарантирует, что ответственные осведомлены о своих обязанностях и времени их исполнения.
Обзор и распространение
Готовый протокол обязательно проверьте на полноту, точность, при необходимости внесите корректировки, разошлите готовый вариант всем участникам и заинтересованным лицам. Копию сохраните на корпоративном диске с общим доступом или аналогичной папке, чтобы иметь возможность обратиться к нему при необходимости.
Последующие действия
Акт прошедшей встречи можно использовать как инструмент контроля за выполнением поставленных задач. Он повышает продуктивность и эффективность собраний. Используйте его чтобы проводить мониторинг прогресса, на сколько эффективно и своевременно выполняется назначенная работа.
Содержание и хранение протокола
Важно не только правильно составлять, но также правильно хранить в дальнейшем документ. После того как документ оформлен и надлежащим образом завизирован его передают на хранение с другими документами компании, фиксирующие внутренние совещания, переговоры, заседания.
По истечение срока актуальности он передается на хранение в архив на установленный законом или внутренним актом компании период, но не менее трех лет. После истечения этого срока документ утилизируют согласно установленным правилам.
Заключение
Запись заседаний, собраний, встреч – ответственная задача. Ее некачественное исполнение может привести к очень плохим последствиям, даже финансовым потерям. Искусственный интеллект лежит в основе подхода. Это исключает человеческий фактор и снижает риски. FollowUP – это автоматический инструмент, позволяющий формировать точные резюме встреч.
Плюсы FollowUP:
- отсутствии информационных потерь;
- оптимизация рабочего процесса;
- универсальность.
Сервис предлагает разные тарифы подключения к программе. Это открывает возможности для любого вида бизнеса. В FollowUP знают, как составить протокол встречи без потерь. Простая регистрация, быстрая интеграция в рабочую среду и полная автоматизация процессов.
