Современные системы для организации трудового процесса в компании уже давно вышли за рамки ИТ-сферы. Они применяются в любой компании, где требуется грамотное планирование. Лучшие приложения для проектов выбираются по принципу индивидуального подхода. Необходимо проанализировать потребности компании и на их основе подобрать то приложение, которое максимально отвечает запросам. В статье мы разберем некоторые инструменты, принципы подбора, дадим некоторые рекомендации по использованию.
Как выбрать систему управления проектами
Самое важное, для чего нужен планировщик – упрощение выполнения текущих задач сотрудников. Чтобы выбрать такой, необходимо определить запросы предприятия. Не стоит выбирать инструмент, способный на «все». Чрезмерная функциональность может стать проблемой, а у команды уйдет больше времени на освоение всех возможностей, чем эти возможности смогут сэкономить времени. Словом, необходимо быть рациональным и последовательным в выборе. Вот несколько факторов, на которые следует опираться при выборе:
- количество пользователей;
- роль пользователей (исполнитель, заказчик);
- вариант версии программы (расширенная платная или ограниченная бесплатная);
- наличие дополнительных функций и каких;
- интеграция с какими сервисами может потребоваться.
Придерживаясь инструкции вы сможете подобрать вариант для своей компании, который устроит руководство, сотрудников, клиентов. О самых популярных сервисах далее.
Подборка систем
Чтобы выбрать лучшее приложение для проектов, потребуется учесть многое. Но все равно легко растеряться в том многообразии, которое предлагают разработчики. Мы подготовили небольшую подборку, с которой ориентироваться станет куда проще.
ЛидерТаск
Кроссплатформенное ПО от российских разработчиков. Инструмент объединил в себе таск-менеджер, CRM систему, удобный планировщик. Он может стать альтернативой популярным сервисам, даже зарубежного производства. Используется руководителями для организации четкой структуры процесса, назначения исполнителей, контроля за прогрессом. ЛидерТаск позволяет:
- создавать списки поручений;
- назначать исполнителей;
- вести заметки;
- разделять проект на отдельные поручения;
- перепоручать выполнение;
- отслеживать прогресс и результативность персонала.
Также программа предлагает:
- общий чат сотрудников;
- календарь для проектирования;
- добавление материалов;
- установку уровня доступа;
- «умный поиск».
Удобно, что прогресс сотрудников поименно отмечен в графике для наглядности и удобства контроля. Совместим с платформами Windows, MacOS, iOS, Android, Web. Предлагает помимо бесплатной версии премиум и бизнес тарифы.
Пространства
Отечественный сервис, способный быстро, беспроблемно организовать деятельность команды. Есть только веб-версия приложения, но его удобная навигация, простой интерфейс отлично подойдет небольшим командам, работающим с множеством проектов. Пространства помогут:
- группировать проекты по параметрам;
- создавать неограниченное количество проектов;
- формировать пользовательские вкладки;
- использовать регламенты для создания базы знаний;
- выделять поручения разными цветами или специальными метками.
Версия без оплаты предполагает базовые функции, создание до 3 пространств для небольшой группы пользователей до десяти человек. Платный тариф не имеет ограничений по количеству пользователей.
Wrike
Сервис, созданный для командного планирования, работающий по принципу облачного хранения данных. Предусмотрена возможность планирования проектов, структурирования, распределения нагрузки, отслеживание прогресса и многое другое. Чтобы работать с сервисом необходимо оставаться онлайн. Совместим со всеми платформами. Основные характеристики:
- синхронизация с календарем, почтой, другими инструментами планирования;
- мониторинг работоспособности сотрудников;
- удобный интерфейс;
- шаблоны;
- эффективный алгоритм сбора данных.
Пользоваться программой бесплатно могут до 5 сотрудников. Также есть тарифы профессиональный, бизнес, корпоративный.
Bitrix24
Пожалуй, самый известный отечественный сервис для организации взаимодействия команды. Он уже получил множество наград, имеет полезные функции, инструменты, техсредства. Интерфейс очень удобный, наглядный, разобраться в нем легко. Есть версии для Window, Linux, Android, macOS, iOS, Web. В качестве преимуществ:
- видео созвоны;
- отсутствие ограничений по количеству сделок и клиентов;
- автоматизация работы с документами и других процессов;
- интеграция «1С»;
- IP-телефония;
- внутренняя соцсеть;
- конструктор email-рассылок и лендингов.
В бесплатной версии отсутствует ограничение на число пользователей. Подписка за деньги расширяет возможности пользователей.
YouGile
Еще одна отечественная разработка, которая объединила в себе Trello и Telegram. Поручения оформляются в формате чатов, где также предусмотрена возможность комментирования, прикрепления файлов, ссылок, чек-листов. Также доступен импорт информации из задач в Excel, редактирование, фильтр по нужным параметрам. Преимуществами можно назвать:
- поддержку связи между отделами;
- многофункциональность;
- сортировку заданий;
- возможности персонализации.
Подходит для всех платформ, есть бесплатный и платный тарифы.
Pyrus
Очередное ПО для проектной деятельности, больше ориентированное на документооборот. Есть канбан-доска, для назначения заданий исполнителям. Определяйте приоритеты, прикрепляйте файлы любого формата, анализируйте работоспособность сотрудников с помощью встроенного инструмента. Преимущества:
- интеграция с «1C: Предприятием», Google Drive;
- организация ЭДО;
- оценка KPI;
- опция персонального планировщика;
- широкие возможности настройки.
Есть версии на Android, iOS, а также Web-версия. Любой может пользоваться платформой с ограничением в сотню задач и гигабайтным объемом хранилища. Если приобрести подписку, то возможности расширятся.
Asana
Довольно мощная и многофункциональная платформа, в которой удобно организовывать и регулировать работу. Популярен среди пользователей из России и зарубежья за свою простоту и удобство. Подойдет для управления, ведения проектов, назначения поручений, их распределения. Сотрудники могут общаться в новостной ленте. Устанавливать классификацию можно с помощью тегов, сортировать по срокам, приватности, описанию или другим критериям. Преимущества:
- управление неограниченным количеством поручений;
- организация взаимодействия участников команды;
- персонализация планировщика;
- «шкала времени» для синхронизации.
Есть версии на все популярные платформы. Тарификация стандартная – бесплатная ограниченная по функционалу версия, а также платные пакеты Премиум и Бизнес.
Планфикс
Современная система с удобным интерфейсом. Легко подстраивается под потребности той или иной фирмы. Работа строится на конструктивном принципе, где из отдельных блоков создается необходимая задача. С помощью этого инструмента процессы становятся понятными, прозрачными, их легче контролировать. Преимущества Планфикс:
- конструктор отчетов;
- онлайн-редактирование документов;
- функции планировщика, хроники и аналитики;
- экспорт и импорт данных из баз клиентов.
Бесплатно использовать это проектное приложение можно не более месяца. После пробной версии требуется приобрести один из платных пакетов подписки – Профессиональный, Бизнес, Корпоративный.
Jira
Популярное ПО, созданное для проектной работы, работы в agile-командах. У него облачный (или серверный) принцип функционирования, а также поддержка Scrum и Kanban. В нем удобно составлять дорожные карты, работать на базе готовых шаблонов. Особенности:
- взаимодействие в команде;
- одно место хранения всей нужной информации;
- назначение сроков, приоритета;
- общий чат сотрудников.
Есть мобильные версии ПО, десктопная и веб-версия. Бесплатный вариант позволяет добавлять до 10 пользователей. Также есть пакеты Стандарт, Премиум, Корпоративный.
Weeek
Создано для самостоятельной или командной работы. Принцип такой же, как в Канбан, можно обмениваться файлами, оставлять комментарии, ставить задачи. Их версии сохраняются, поэтому можно вернуться к той, которая необходима. Преимущества:
- совместимость с популярными платформами и сервисами;
- иерархическая шестиступенчатая система формирования папок;
- широкий диапазон настройки параметров;
- адаптивные шаблоны.
Пользователи могут установить мобильное приложение, или применять веб-версию. Бесплатно доступно добавление до 5 пользователей. Платные тарифы предполагают командное использование и индивидуальное с расширенными функциями.
Yandex Tracker
Простой, удобный, легкий для восприятия отечественный сервис. Отлично подходит для малых и средних предприятий маркетинга, дизайна, HR-отдела. Руководители могут отслеживать прогресс по проектам на любом этапе. Преимуществ у программы несколько:
- разные варианты досок для отображения данных;
- совместимость с другими сервисами Яндекса;
- возможность работы с заявками из почты.
Установить приложение можно на компьютер или мобильное устройство. Бесплатно можно подключить до 5 пользователей. Далее действует платная подписка на сервис, с тарификацией за каждого пользователя.
Nifty
С Nifty проект можно вести более детально. Поручения можно сортировать по сроку, контрольным точкам и прочим параметрам. В рамках сервиса есть возможность создания шаблонов, для повторяющихся задач. Внутри сервиса можно быстро переключаться между интегрированными платформами. Помимо простоты сервис обладает и другими положительными качествами:
- несколько вариантов отображения данных;
- применение пользовательских тегов для структурирования;
- настройка шаблонов.
Можно установить десктопную версию на любой компьютер или же мобильное приложение. Разработчик не предлагает бесплатной версии, но есть несколько пакетов подписок: Старт, Профессиональный, Бизнес, Корпоративный.
Trello
Очень популярная платформа, функциональность которой базируется на японской системе Канбан. Отличный вариант для личного пользования или небольших команд. Простой и визуально понятный интерфейс в виде досок, на которых размещены рабочие задачи. Функция drag-and-drop позволяет менять статус одним кликом. Также сервис может предложить следующее:
- наглядная визуализация рабочего процесса за счет досок;
- быстрый обмен файлами;
- мониторинг прогресса;
- интеграция с различными сервисами;
- опция голосования для обсуждения плана.
Есть версии для iOS, Android, Windows, Web. Бесплатно можно создавать до 10 досок. В бизнес тарифе с расширенными функциями оплата производится за каждого участника, тариф Корпоративный предполагает помесячную оплату.
Как пользоваться приложениями для управления проектами
Программой предстоит пользоваться команде, потому и выбирать инструмент стоит опираясь на мнение большинства. Если команда полностью поддерживает инициативу перехода, соберите всех сотрудников, чтобы обсудить критерии, каким должен отвечать сервис.
Когда нужная платформа будет определена организуйте обучение команды, чтобы они могли централизованно познакомиться со всеми нюансами. Должна быть возможность задать интересующие вопросы и получить на них исчерпывающие ответы. Лучше для этой цели нанять опытного пользователя. Это может быть человек из команды, который имеет больше практики с искомым сервисом.
Интеграция должна происходить постепенно. Пусть сотрудники плавно переходят на новый для себя инструмент. Многие из можно персонализировать, сделав более удобным и понятным для пользователей. Если сервис не устроит команду, будет непонятен, слишком сложен пострадают процессы, работа замедлится.
Заключение
Может понадобится некоторое время, чтобы подобрать лучшее приложение для проектов из тех, которые есть в доступе. Это, безусловно, не самое необходимое для компании, но это то, что способно существенно упростить, оптимизировать взаимодействие, сделать его эффективней, продуктивней, централизированней. Делая свой выбор помните – многие зарубежные сервисы сейчас невозможно оплатить. В таких условиях целесообразно выбирать отечественные решения, которые не уступают, а где-то даже превосходят зарубежные.
