Когда и как правильно составить письмо по итогам встречи

Чтобы созвон не прошел зря, а планы не остались планами, стоит фиксировать резюме встречи. Рассмотрим, какую роль играет письмо по итогам встречи, и как его составлять.

Что такое follow-up email

Не каждый руководитель хочет составлять список задач для своих сотрудников после обсуждения вопросов. В итоге в ближайшее время к работе над проектом никто не приступает. С помощью follow-up такие собрания можно сделать эффективнее. Речь идет о способе коммуникации с участниками после встречи, в частности о процессе подведения итогов. Часто их оформляют в follow-up email – письме, где собрана вся итоговая информация по важным пунктам.

Его можно отправить не только внутри организации, но и использовать по завершению встреч с клиентами. Например, поставщик договорился с клиентом о сделке, отправил ему сообщение с благодарностью за сотрудничество, а также план работы. В плане собрана вся важная информация: оплата заказа, сроки доставки, кто сможет помочь при возникновении проблем. Это и есть follow-up email.

Благодаря письмам по итогам встречи удается напомнить о себе клиенту, а также выстроить коммуникацию после завершения деловой беседы.

Зачем нужен

С помощью подведения результатов можно решить одновременно 3 задачи:

1. Зафиксировать важные пункты. Все договоренности лучше фиксировать сразу. Благодаря Follow-up этот результат будет виден всем участникам, а восстановить контекст можно в любой момент.
2. Замотивировать сотрудников. Фиксирование определенных результатов показываем коллегам пользу проведенного собрания.
3. Организовать дальнейшую работу. Если на собрании удалось подготовить план действий, значит, пора приступать к их реализации. Сообщение с указанием ответственных за поставленные задачи – отличное решение, чтобы коллеги приступили к работе по их реализации.

Кто отвечает за подведение итогов собрания

Назначение ответственного позволит вам не остаться без резюме по результатам собрания. Им может стать:

1. Фасилитатор. Речь идет о модераторе, который следит за временем, структурой диалога, а также дает возможность высказаться каждому участнику. Ему можно также поручить задачу по подведению результатов – в конце собрания и после него.
2. Организатор. Если предыдущий участник отсутствует, то итогами занимается инициатор мероприятия.
3. Сотрудник. Делегировать задачу можно коллеге. Главное выбрать человека, который знаком с составлением резюме, и предупредить его заранее.

Когда писать

Подводить итоги нужно заблаговременно. Подготовка собрания состоит из 4-х компонентов:

1. Постановки цели.
2. Определения участников.
3. Разработки повестки.
4. Планирования образа результата.

Последний пункт будет отражать главную цель мероприятия. Например, нужно придумать, как реализовать возможности нового продукта, поговорить о недостатках в работе с прошлым проектом и выстроить шаги по улучшению. Если заранее сформировать образ результатов, то весь процесс можно упростить.

Фиксировать результаты в протоколе лучше по каждому пункту собрания: задачам, выводам, плану действий. Если вопрос пока не решается, сделайте пометку о том, кто должен этим заняться. При своевременных записях к концу собрания вы получите практически готовое резюме и ничего не упустите.

После мероприятия проговорите предварительные итоги, зафиксированные в резюме. Также стоит уточнить, все ли согласны со сделанными выводами. Если есть возражения, выслушайте их.

Как подводить итоги для разных типов встреч

Внутри компании

В рамках простых планерок и летучек вполне подойдут общие принципы. С более сложными собраниями все обстоит немного иначе.

Мозговой штурм

Необходим для поиска идей, выбора из них лучших вариантов. Все это нужно фиксировать. На составление резюме мозгового штурма уходит больше времени – 1-3 недели, иногда месяц. Все зависит от отбора идей, сбора допинформации, а также проведения исследования. В случае с мозговым штурмом лучше предупредить всех участников о том, что результаты будут, просто не так быстро. Обратная связь от организатора очень важна, поэтому не забудьте поделиться ею с участниками.

Ретроспектива

Проводится для подведения итогов проекта, рабочего периода, обсуждения преимуществ и недостатков, проблем или поиска точек роста. Ретроспектива позволяет исправить недочеты, улучшить рабочий процесс. После обсуждения стоит выделить пункты, которые нужно в дальнейшем внедрить в компании. Лучше остановиться на 2-3-х изменениях, чтобы повысить шансы их реализации на практике. Также нужно назначить того, кто будет контролировать этот процесс.

Результаты ретроспектив удобно собирать в папке или на вики-сайте – так все сотрудники смогут открывать их в любое время. Еще можно представить их в виде доклада на корпоративной конференции.

Стратегическая сессия

На ней обычно ставят цели бизнеса, конкретного проекта, команды на будущее, прописывают шаги по их достижению. Результаты этих сессий можно оформить как дорожную карту – это даст возможность каждому сотруднику придерживаться рабочего плана. Самое важное – наметить несколько направлений, а также определить, какие ресурсы будут выделены для развития.

Организационная или командная сессия

Обычно такие сессии проводят для того, чтобы разработать идею по демонстрации продукта клиенту, решить конфликтную ситуацию и др. Главная цель – договориться о том, какие правила и принципы будут действовать внутри команды (между командами) во время работы. 

После разговора с клиентом

С помощью темы follow-up письма можно привлечь внимание получателя. От того, как вы подойдете к ее составлению, зависит, захочет ли человек открывать письмо. Поэтому лучше сделать ее привлекательной и интригующей.

Несколько рекомендаций по составлению темы:

1. Понятные предложения. Получатель не должен гадать, о чем речь. Лучше, чтобы тема точно указывала на цель сообщения. Используйте фразы по типу «Спасибо за продуктивную встречу/за нашу беседу».
2. Персонализация – ваш «друг». С помощью индивидуального подхода сообщение станет особенным. Для этого достаточно указать имя получателя или определенный момент встречи. Пример:, «Джеймс, ваши мысли об актуальных новостях рынка очень интересны». 
3. Делайте отсылки на контекст мероприятия: если оно было частью конференции или другого крупного события, обозначьте это. Чтобы получатель вспомнил контекст, используйте фразу по типу «Приятно было встретить вас на [название собрания]».
4. Используйте краткость и доброжелательный тон: длинные темы могут быть обрезаны, особенно на смартфонах. Краткие, ясные предложения – вот залог успеха. Например, «Спасибо, Джон! Давайте более подробно обговорим [тема]».
5. Небольшая интрига может сотворить чудо. Если написать «Еще один вариант по поводу нашего дела», получатель будет заинтересован.
6. Выделите взаимную выгоду. Особенно актуально тогда, когда обсуждалось сотрудничество. Эффективно можно написать так: «Очень жду возможности совместного развития проекта».
7. Применяйте нужный тон – выбирайте по ситуации.Лучше остановится на деловом и избегать обыденной лексики, сленга. С помощью нашего ИИ-ассистента можно соблюсти этот баланс – поддержать необходимый уровень профессионализма в коммуникации.

Follow-up после проведенных встреч

Персонализация

Персональное обращение  занимает важное место в follow-up письмах. Оно может перевести сообщение из обычного формата в содержательную беседу. Персонализация – это демонстрация неподдельного интереса к партнерству и предмету обсуждения.

Чтобы сделать сообщение персонализированным, нужно:

1. Ссылаться на определенные моменты разговора: отметьте конкретную тему, идеи, проблемы, которые обсуждали. Пример – «Я долго размышлял над рекламной стратегией, о которой мы говорили, и особенно над вашей идеей по использованию социальный сетей».
2. Указать имя собеседника – этот шаг сделает обращение индивидуальным.
3. Поделиться мнением о разговоре, об уникальных моментах беседы.
4. Показать, что вам интересны цели собеседника. Пример – «Я понимаю, что сейчас для вас первостепена – [описание задачи] и мы можем помочь с решением».
5. Предложить допценность. Если вы располагаете ресурсами, информацией, которые связаны с предметом обсуждения, добавьте их в сообщение.

Благодарность

Поблагодарить собеседника – это отличная возможность оставить хорошее впечатление. Главное сделать это искренне, а не формально.

Несколько рекомендаций по составлению благодарственного послания:

1. Избегайте общих фраз – выбирайте конкретику. Просто выскажите за что именно вы благодарны. Это покажет, насколько для вас ценен опыт человека.
2. Укажите на полезность беседы, выразите благодарность за уделенное внимание и потраченное время.
3. Поблагодарите за личные советы по развитию дела или другие моменты, которые тронули вас (если такие были).

Резюмирующее письмо

Чтобы лаконично изложить итоги:

1. Отметьте главные темы. Начинать лучше с краткого изложения основных вопросов.
2. Четко определите решения, которых удалось достичь.
3. Огласите дальнейшие шаги, если они были намечены в ходе беседы. Перечислять действия лучше сразу с распределением обязанностей.
4. Сделайте резюме кратким, но не требующим пояснения и дополнения. Детализация здесь ни к чему – только суть и результаты.
5. Воспользуйтесь маркировкой. Благодаря таким спискам можно четко упорядочить данные.

Призыв к действию или Call to action (CTA)

С помощью призыва к действию можно подтолкнуть собеседника к следующему шагу. Главное делать это тактично и понятно.

Несколько рекомендаций по созданию СТА:

1. Используйте конкретику. Четко пропишите действия, которые ожидаете от адресата.
2. Упростите ответ. Сделать это можно с помощью предложенных вариантов или определенных дат для повторного разговора. Это повысит вероятность быстрого ответа.
3. Примените побудительную формулировку, например, «Я очень жду вашего звонка».
4. Придерживайтесь результатов разговора: стоит убедиться, что ваш СТА соответствует контексту прошедшей беседы. Он должен стать ее продолжением в вашей коммуникации.

Профподпись

Подпись считается последней возможностью, с помощью которой можно положительно повлиять на собеседника. В ней должен сочетаться профессионализм с мягким расположением к себе. 

При выборе подписи:

1. Используйте ту, что подойдет под характер сообщения. Для формального – это официальный вариант, например, «С уважением». Для более дружеского тона подойдет «Всего наилучшего».
2. Добавьте персонализацию. Здесь можно пожелать отличной недели или упомянуть о том, что вы очень ждете продолжения беседы. 
3. Проявляйте профессионализм. Не стоит использовать слишком обыденные подписи.

Что делать, если на письмо не ответили

Если после отправки первого follow-up письма вы не получили ответ, придерживайтесь следующей стратегии. Она включает несколько шагов:

1. Дайте время. Стоит подождать неделю перед отправкой повторного follow-up. 
2. Обращайтесь вежливо, лаконично и по существу. Вполне хватит обычного сообщения с вопросом, было ли у собеседника время прочитать ваше письмо.
3. Не забудьте про предыдущее сообщение. Его можно кратко упомянуть, чтобы получатель вспомнил о чем речь.
4. Не будьте навязчивы. Если после 2-3-х писем нет ответа, стоит остановиться.

Отслеживание корреспонденции:

1. С помощью инструментов по типу CRM можно контролировать отправленные письма по итогам встречи и ответы на них.
2. Календарь follow-up писем поможет вспомнить, когда было отправлено первое сообщение и когда нужно отправить следующее.
3. Порядок в почте. Благодаря папкам или ярлыкам можно навести порядок среди писем.

Заключение

Наше решение подойдет для тех, кто устал заполнять и рассылать участникам резюме встречи. Оно выполняет такие функции, как:

• фиксирование задач, сроков, ответственных;
• транскрибацию разговора (при необходимости);
• фиксирование договоренностей;
• рассылку писем участникам.

Мы готовы адаптировать AI-модели, учитывая специфику вашей работы. Наше решение уже применяют во многих отраслях – от продаж, рекрутинга, консалтинга до проектирования, образования, медиа. С помощью ИИ-решения все процессы выполняются автоматически, быстрее и более качественно.