Когда и как правильно составить письмо по итогам встречи

08 июня 2023

Follow-up email – это письма по итогам встречи, которые помогают улучшить результаты от взаимодействия. Чтобы они приносили пользу, важно уметь их правильно составить. Рассмотрим, как подобные письма максимально комфортно внедрить в работу компании.

Зачем нужны follow-up письма

Зачем нужны follow-up письма

С помощью Follow-up можно выразить благодарность, подтвердить договоренность, проинформировать о допнюансах по теме коммуникации. Их содержание всегда касается той темы, которая ранее уже обсуждалась. Перегружать письмо лишними сведениями не стоит.

Follow-up email помогут:

  • выразить интерес в разговоре;
  • напомнить о прошлом диалоге и привлечь внимание;
  • повысить лояльность аудитории, выразив благодарность;
  • замотивировать адресата к продолжению коммуникации.

Как писать follow-up письма

В написание следует придерживаться некоторых рекомендаций:

  • писать кратко и по существу;
  • выражать благодарность за общение;
  • сообщать дополнительные данные;
  • придерживаться официально-делового стиля и формального тона;
  • форматировать текст – использовать такой же стиль, вид, размер шрифта, что и в первом письме.

Рассмотрим подробнее структуру follow-up письма. Последовательность может быть другая, но в тексте должна быть вся нужная информация.

Поприветствуйте адресата

Поприветствуйте адресата

Обращаться к получателю нужно по имени. В диалоге придерживайтесь такого же стиля, как при общении в прошлой переписке. Главное, чтобы он оставался официальным.

Представьтесь

Будет хорошо, если вы кратко расскажите о себе и своей деятельности. Это поможет получателю вспомнить о вас, если вдруг он забыл.

Напомните тему

Напомните тему

В разговоре укажите, о чем шла речь ранее. Так вы избежите неловких ситуаций, если тему забыли.

Поблагодарите

Стоит выразить признательность за успешное партнерство, приятный диалог и уделенное время.

Уточните предмет разговора

Уточните предмет разговора

Отметьте, зачем вы отправили это письмо, что хотите этим сказать. В своем изложении придерживайтесь краткости и отражайте только факты. Основная задача – заинтересовать адресата.

Укажите ожидания и действия получателя

Стоит уточнить, что вы ожидаете от адресата, а также что будете делать вследствие появившихся новых сведений.

Добавьте контакты

Добавьте контакты

Не забудьте указать свои адрес эл.почты, телефон или иные способы для связи.

Как придумать тему

В написании особое значение стоит уделить теме. В идеале она должна состоять из:

  1. Краткого содержания. Вполне хватит одной фразы, чтобы объяснить, о чем будет речь. Например, «Данные о послепродажном сервисе».
  2. Указания действия, ожидаемого вами от получателя. Например, «Поделитесь обратной связью и сделайте нас лучше».
  3. Основного предложения. Поделитесь тем, что хотите предложить. Например, «У нас новое обновление сервиса», «Мы знаем, как решить [какую-то проблему получателя]».

Когда нужно отправлять письмо?

Когда нужно отправлять письмо?

Четкой инструкции, которая бы ограничивала отправление таких писем нет. Но в деловой коммуникации чаще их высылают в следующих случаях.

После собеседования

Такой вариант можно отправить в знак благодарности за потраченное время. Здесь стоит указать самые запомнившиеся элементы встречи, а также показать свою значимость. Рассказывая о наличие знаний и опыта, будьте лаконичными – оставьте попытки впечатлить работодателя для резюме.

Письмо клиенту по итогам встречи

В этом случае ваша главная цель – показать клиенту, что вы понимаете его проблемы и можете помочь их решить. Здесь стоит описать дальнейшие шаги вашего сотрудничества и обозначить сроки для всех этапов.

После мероприятия

Этот вариант предполагает отправку письма большой аудитории. Он подойдет, если вы, например, провели вебинар в онлайн формате и хотите поблагодарить всех присутствовавших. Так обычно делают, когда пытаются направить зрителей на новый этап пути от предложения до покупки. Только не забывайте о персонализации – без нее построить доверительные отношения с клиентом будет трудно.

Заключение

Заключение

Письмо по итогам встречи выступает в роли незаменимого инструмента, усиливающего ваше предложение. Также это хорошая возможность показать свое стремление к достижению определенного результата.

Чтобы упростить ваши задачи, мы предлагаем автоматический сервис, который будет фиксировать все важные решения и идеи. При этом вы не столкнетесь с информационными потерями – текст поймут даже те, кто не пришел на встречу. 

Кроме того, решение позволяет оптимизировать рабочий процесс. На проверку протокола, сделанного нашей программой, вы потратите минуту вместо получаса, который ушел бы на самостоятельную подготовку письма. Также сервис прост в использовании и универсален – подойдет для любых встреч: от планерок до переговоров с заказчиками.

Автоматическое резюме встреч в Zoom / Google Meets / Microsoft Teams

Подробнее