Раньше было необходимо вставать за несколько часов до работы, добираться до нее на общественном или личном транспорте в любую погоду. Сегодня это для многих осталось в прошлом. Все больше компаний переводят работников и даже целые команды на дистанционный формат. Это сохраняет время, деньги, делает климат в компании благоприятным. Как организовать контроль удаленных сотрудников? Это главный вопрос статьи.
Направление удаленной разрослось. Разработчики ПО предложили руководителям инструменты для организации работы в таком формате. Например, эффективно мониторить удалённые команды через анализ встреч и предоставление отчетов позволяют алгоритмы сервиса Follow-Up.Tech.
Каким должно быть ПО для удаленной работы
Чтобы организовать работу, требуются специфические инструменты. Благодаря умеренному контролю решается вопрос с эффективностью труда. Контроль можно организовывать только с согласия работника. И в первую очередь руководитель должен следить за вовлеченностью в работу и продуктивностью.
Отслеживание активности сотрудников
В удаленной среде важно отслеживать эффективность сотрудников. Сервисы предлагают определенные функции:
- Самоконтроль через специальный инструмент, который напоминает сотруднику о потере активности за компьютером. Это автоматическая функция, без участия руководителя.
- Сбор данных о периодах активности, эффективности труда и отправка руководителю в формате отчета.
- Удаленный доступ к рабочему столу для своевременной помощи работнику, если задача окажется слишком сложной.
- Обособленный контроль проектов и задач, позволяющий разделять активность на отдельные блоки.
Следующий инструмент для контроля активности сотрудников в рамках коммуникаций в команде предлагает Follow-Up.Tech. Алгоритмы фиксации онлайн созвонов позволяют анализировать взаимодействия внутри команды, определяя наиболее активных сотрудников и тех, кому нужна помощь.
Возможности для аналитики
Практически на половину работа руководителя строится на непрерывном анализе. Важно уметь собирать достоверную информацию и правильно ее анализировать. Мониторинг процессов после перевода сотрудника на удаленку не заканчивается, напротив, становится ключевым методом повышения эффективности. Используя различные инструменты руководитель мониторит степень вовлеченности, продуктивность, учитывает потраченное рабочее время, даже посещаемые во время работы ресурсы.
Контролируйте выполнение работы в команде. Если в ней существует конфликт, анализируя ход и результаты групповой коммуникации руководитель сможет вовремя принять меры:
- распределить задачи;
- перевести в другое подразделение;
- привлечь сторонних специалистов для решения конфликта;
- принять меры наказания или поощрения в отношении конкретных лиц и прочее.
Это достигается за счет мониторинга и анализа. В инструментах сервиса Follow-Up.Tech есть все необходимое, чтобы руководитель получал адекватную обратную связь от своих подчиненных, мог непредвзято судить о происходящем в команде и принимать соответствующие меры.
Примеры популярных инструментов мониторинга
Сервисов много, потому разберем ключевые аспекты на примере двух популярных.
Time Doctor
Распространенная программа учета рабочего времени с расширенными возможностями для среднего и крупного бизнеса. Также есть возможность интеграции с различными сервисами, например Asana, Trello и прочими. В приложении доступен:
- учёт рабочего времени;
- мониторинг активности;
- фиксация опозданий и бездействия;
- автоматические скриншоты экранов сотрудников;
- отслеживание открываемых страниц;
- запись нажимаемых клавиш;
- фото веб-камерой во время работы;
- проверка местонахождения по GPS в мобильной версии;
- оплата труда.
Есть и недостатки. Программа довольно сложно настраиваетсяа интерфейс понятен не всегда и не всем.
Hubstaff
Следующий сервис мониторинга имеет облачный принцип работы, был создан для компаний разного уровня, которым приходится нанимать или сотрудничать м удаленщиками. В нем доступна интеграция со множеством сервисов, например Basecamp, Trello, Github, Asana, Paypal и прочими. Функционал схож с предыдущей программой, но также присутствует возможность почасовой оплаты, встроенный инструмент поиска фрилансеров.
Программа не совместима с Linux, ограничена по функционалу при использовании бесплатной версии. Некоторые пользователи считают сервис очень запутанным и неудобным. Предлагаемые решения от фоллоуап позволяют обратить внимание руководителя на качестве взаимодействия именно в команде. Зачастую довольно продуктивные поодиночке специалисты могут плохо взаимодействуют в команде, что сильно снижает эффективность и является проблемой для любого руководителя.
Мониторинг удаленных сотрудников с помощью инструментов Follow-Up
Сервис предлагает:
- Транскрибация всех онлайн встреч.
- Фиксация задач, сроков, ответственных за выполнение.
- Фиксация договоренности.
- Формирование короткого саммари.
- Рассылка протокола и отчета всем участникам.
Интегрируйте ИИ-секретаря от ФоллоуАп в свой рабочий календарь и доведите процесс до автоматизма. Алгоритмы будут подключаться к встрече автоматически, а после ее завершения рассылать участникам отчеты. Это очень удобно, когда сотрудники работают в удаленном формате, потоково решается сразу несколько задач и необходимо держать все под контролем. Инструмент активно применяется в:
- продажах, для более быстрого заключения сделок;
- рекрутинге, для удобного общения и качественного отбора персонала;
- маркетинге, чтобы выявлять конкурентов, анализировать настроения;
- консалтинге, для составления отчетов;
- менеджменте, чтобы понимать причины проблем в компании;
- образовании, для быстрой записи лекций;
- проектировании, для автоматизации записей.
Через мониторинг коммуникаций руководитель может решать множество проблем, улучшая свой бизнес.
Вывод
Большое количество доступных для мониторинга сервисов открывает возможности для руководителей. В то же время их многообразие усложняет выбор. Стоит опираться, в первую очередь на запросы своей компании в процессе выбора ПО. В свою очередь контроль удаленных сотрудников с использованием алгоритмов Follow-Up – универсальный инструмент, для продуктивного мониторинга.
