Практика удаленных собраний достаточно давняя, но лишь недавно такие встречи стали повсеместно применяться в различных компаниях. На это во многом повлияла обрушившаяся на весь мир пандемия. Теперь онлайн-встречи – это стандартный инструмент любой компании, который помогает наладить связь между подразделениями и отдельными сотрудниками, где бы те не находились.
Что такое онлайн-встречи
Онлайн-встречи представляют собой собрания в удаленном формате, которые проводятся при использовании вспомогательных программ и позволяют людям обмениваться любой информацией, независимо от того, где они находятся. Платформ, для организации таких собраний сегодня довольно много, самые популярные из них это Zoom, Microsoft Teams, Skype, Google Meet и другие.
Онлайн против оффлайн: ключевые различия
Можно считать что мероприятия в онлайн и оффлайн формате похожи, но в то же время сильно отличаются друг от друга. Например:
- Место и мобильность. Если для участия в офлайн событии все участники должны собраться в одно время в одном месте, то к собранию в удаленном формате могут подключиться участники из любой точки мира.
- Время и ресурсы. Чтобы провести очное собрание, организаторы должны затратить определенные ресурсы, например организовать за, предоставить воду, наглядные материалы и прочее. Участники, в свою очередь, должны потратить средства и свое время, чтобы прибыть на мероприятие. В отличие от дистанционного формата, где достаточно просто подключиться, находясь при этом дома.
- Интерактивность. Очно можно провести различные активные взаимодействия между участниками, чтобы сплотить команду. Однако удаленка позволяет использовать технологии в свою пользу, также обеспечивая наглядность информации при такой необходимости.
- Организационные вопросы. Чтобы собрать сотрудников на встречу онлайн не потребуется много сложных действий, достаточно выслать приглашение и сообщить детали. В отличие от очных мероприятий, которые зачастую требуют аренды просторного зала, обеспечения продовольствием и прочим.
- Сохранность данных. Когда завершается мероприятие в очной форме, если участник не делал записи в процессе, то он не сможет освежить в памяти важные моменты. Чего нельзя сказать об удаленных, где можно сделать запись всего происходящего и обратиться к ней при необходимости.
В итоге каждое предприятие определяет лично, какой именно формат позволяет закрыть все потребности.
Форматы онлайн-встреч
Проводить собрания можно в различных форматах, в зависимости от цели, которую преследует организатор:
- Семинары. Подразумевают выступление перед публикой одного или нескольких спикеров, вариант взаимодействия с аудиторией чаще всего односторонний, общение организуется через чат.
- Собрания. В этом случае участники активно взаимодействуют между собой, дискутируют, обмениваются мнениями.
- Конференции. В рамках конференций, которые могут длится несколько дней, как правило проводятся мероприятия разного формата. Например сессии, дискуссионные панели, выступления спикеров, даже выставки.
- Мастер-классы и рабочие группы. В рамках таких мероприятий группа людей решает общий вопрос или поставленную задачу, получает новые навыки, под руководством более опытного куратора.
- Беседы. Обычные беседы могут быть организованы с неформальной целью. Быстро обсудить насущные темы, провести планерку, совместно поработать над одной задачей в непринужденной обстановке.
- Сессии мозгового штурма. Когда перед группой стоит новая задача они могут организовать подобную встречу, чтобы найти способ реализовать проект, через совместную работу и общие идеи.
Мероприятия могут быть личные и рабочие, индивидуальные и групповые. Организовать рабочую встречу часто сложнее. Этот формат требует внимания к деталям. Мероприятие должно быть осмысленным, а значит заранее нужно готовить материал.
Если при общем собрании сотрудники совместно могут обсуждать вопросы с руководством, то личные созвоны позволяют с глазу на глазу обсудить острые темы, которые не должны доносится до широкой общественности.
Подготовка и организация
Подготовка встречи заранее существенно сокращает вероятность того, что возникнут сложности. Мы подготовили несколько практических рекомендаций, которые помогут лучше организовать событие.
Выберите платформу
Выбор стабильно работающей платформы – половина дела. Она должна отвечать требованиям безопасности, иметь вспомогательные функции, мультимедийное разнообразие, чтобы обеспечить наглядность. Протестируйте сервис. Изучите инструменты и выставите настройки, чтобы не тратить на это время после. Хорошо, если будет возможность записи мероприятия.
Подготовка и планирование
Чтобы все прошло хорошо, уделите время планированию. Составьте четкий план, которому будете следовать во время сессии. Краткий план отправьте всем участникам как минимум за день до события, чтобы они также имели возможность подготовиться и составить свои графики.
План, помимо тем для бесед, должен иметь тайминг, что не позволяет выйти за временные рамки. Закладывайте время на неформальное общение и обсуждение деталей после всех основных вопросов.
Формирование норм поведения
Благодаря правилам удается соблюдать порядок. Для проведения онлайн мероприятий это также подходит. Когда все приглашенные подключились уделите несколько минут на краткое введение в правила поведения во время сессии. Это может быть словесное представление или же оформленный слайд с кратким описанием норм:
- участники должны представиться в начале, актуально для малознакомых собеседников;
- попросите быть всех взаимовежливыми, если это совместное обсуждение, то собеседники не должны перебивать друг друга;
- пусть участниками отключат на время гаджеты, не отвлекаются на личные звонки и прочие дела, которые не касаются собрания;
- отметьте для всех, что для подключения желательно найти тихое место, где никто не побеспокоит и не будет шума.
Вовлекайте ваших участников в процесс
Активность участников не стоит игнорировать. Чем активнее участники участвуют в обсуждении, тем плодотворнее получится собрание. Чтобы вызвать активность собеседников можно использовать следующие приемы:
- распределить задачи для каждого до того как встреча начнется, пусть каждый расскажет про конкретную тему, представит презентацию, кто-то может делать пометки;
- задавайте вопросы аудитории, чтобы они имели возможность высказаться, поделиться своим мнением после каждой разобранной темы;
- используйте визуальные инструменты, которые помогут удержать внимание участников, особенно это актуально при обсуждении сложных тем и процессов.
Поддерживайте взаимодействие после собрания
Для продуктивной работы мало провести собрание, необходимо чтобы в итоге оно дало результат, а для этого взаимодействовать с командой нужно и после созвона. Проще всего наладить ненавязчивую связь через рассылку электронных писем. В них можно указать:
- инструкции для каждого участника по итогам;
- четкие сроки исполнения поставленных задач;
- расписание будущих звонков с кратким тезисным планом.
Попросите команду поделиться впечатлениями от созвона, чтобы сформировать понимание о том, что вы сделали верно, а что стоит доработать.
Рекомендации по проведению
Далее еще несколько советов:
- время собрания должно быть удобно всем участникам, особенно если они из разных часовых поясов;
- за несколько минут до начала сделайте чек-ап всего оборудования, наглядных материалов;
- назначьте руководителя собрания, если сами планируете выступать в роли спикера, так вы не будете отвлекаться;
- все необходимые материалы разошлите участникам до начала собрания, чтобы они могли ознакомиться;
- во время выступления говорите по существу, будьте кратки в своих высказываниях, старайтесь не использовать в речи слова-паразиты;
- перед началом исключите внешние раздражители, место должно быть тихим, без лишних шумов, попросите окружающих вас не беспокоить;
- обозначьте участникам правила, которых они должны придерживаться, например уведомлять о желании высказаться, отключать микрофон и т.д.;
- применяйте интерактив во время объяснений сложных тем, инструменты для обмена мнениями и прочее.
Составление грамотного фоллоу-ап
Письмо по итогам необходимо грамотно оформить. Оно должно содержать:
- дату, тему проведения;
- четкие итоги пройденного собрания;
- список ответственных за выполнение поставленных задач;
- призыв делиться мнением и задавать вопросы в случае неясности.
Письмо должно иметь понятную структуру, списки, выделения в важных местах, чтобы все участники легко ориентировались.
Приложения для проведения онлайн-встреч
Программ для онлайн общения много. Они подходят для разных мероприятий. Мы подробно остановимся на нескольких, самых популярных.
Zoom
Лидер среди пользователей. Клиент с понятным интерфейсом и обширным функционалом. Установить можно на любое устройство. Требования к девайсу небольшие, обеспечивает стабильное соединение. Есть платные и бесплатный тарифы. На платных больше функций и возможностей. Можно планировать события заранее, есть встроенный календарь, администратор может управлять участниками, регулируя их возможности и подключение к мероприятию. Чаще всего используется именно Зум, как для рабочих собраний, так и в обучающих процессах.
Skype
Скайп – один из «долгожителей». Приложение подходит для создание бесед численностью до 50 человек. В нем также присутствует возможность записи собрания, демонстрации экрана, а бесплатный период одной сессии звонка составляет 240 минут, в отличие от Зума, где звонок на бесплатном тарифе прерывается принудительно каждые 40 минут. Пользователи часто жалуются на плохое качество связи, что, скорее всего, связано с более высокими требованиями к устройству.
Google Meet
Инструмент, который изначально разрабатывался исключительно для бизнеса уже стал достоянием буквально всех пользователей gmail. Достаточно иметь действующий аккаунт гугл. Пользователям доступна только веб-версия, которую можно использовать на любых устройствах. В Google Meet можно бесплатно создавать мероприятия до 100 человек, использовать такие инструменты как запись видео, общий чат, интерактивная доска.
4 правила онлайн-встреч: как не потратить время команды впустую
Чтобы мероприятия не тяготили ваших собеседников рекомендуем придерживаться нескольких базовых правил.
Собрание по факту
Лучше всего, когда встреча спланирована заранее, как минимум за сутки до назначенной даты. Но могут возникнуть ситуации, когда созвон необходим в моменте и в таком случае на это должны быть веские причины. Например, появился новый проект, по которому требуется срочно обсудить стратегию. При рассылке приглашений необходимо четко обозначать ее причину, чтобы необходимость созвониться была понятна не только самому организатору, но и остальным участникам.
Только заинтересованные сотрудники
Плодотворной и эффективной встреча станет только если в ней будут участвовать заинтересованные лица. Если мероприятие подразумевает обязательное участие специалистов разных подразделений, лучше распланировать все поступенчато. Пусть спикеры, уже представившие свое выступление и не участвующие в дальнейших обсуждениях, покидают собрание. Так они не будут скучать сами и отвлекать других участников.
Подготовьте план
Структурированное обсуждение – важная необходимость. Составьте план, где будут прописаны темы с таймингом. На него смогут ориентироваться присутствующие в процессе, что сделает ее более эффективной, исключит хаос и сэкономит время. Обязательно приложите к плану материалы для ознакомления.
Краткие итоги
Чтобы закрепить то, о чем шла речь на онлайн-встрече, подведите ее итоги сразу после завершения, разослав соответствующее письмо. Приложите к нему запись созвона, чтобы сотрудники могли освежить в памяти важные моменты и выполнили поставленную задачу эффективнее.
