Как устранить неэффективное использование рабочего времени в компании

24 июня 2024

Согласно Трудовому Кодексу РФ, рабочее время – это 8-часовой промежуток, в течение которого лицо, заключившее договор с работодателем, обязано находиться на рабочем месте и выполнять свои профессиональные обязанности. С нахождением на месте у большинства сотрудников проблем не возникает: за явное отсутствие могут уволить. А вот оценка продуктивности в течение трудового дня выходит за рамки правового поля, что и порождает неэффективность использования рабочего времени. Редко встречаются сотрудники, которые на протяжении всех 8 часов выполняли бы исключительно профессиональные обязанности.

На что сотрудники тратят рабочие часы

Рабочие часы

Соцопросы независимых агентств выявили, что:

  • 64% респондентов тратят время в зависимости от нагрузки, т. е. иногда они задействованы плотнее, но бывает, что по независящим от них причинам появляются перерывы;
  • 20% устраивают себе перерывы 2-3 раза в день (обеденный перерыв сюда не входит);
  • 12% прерываются по личной инициативе раз в день;
  • 4% отметили, что на работе у них практически нет работы, они отдыхают все 8 часов.

На самом деле краткосрочный перерыв в течение дня законом не запрещён. 85% опрошенных отмечают, что после кофе-брейка у них повышается работоспособность. Обычно микроперерывы регламентируются внутри предприятия. Отследить их соблюдение не сложно: руководителю достаточно пройтись по отделам.

Гораздо сложнее выявить бездельников, если они сосредоточено сидят за компьютерами. На этот счёт также проводились исследования, которые выявили, что:

  • постоянно «сидят» в соцсетях 20% работников;
  • чтением новостей занимаются ещё 17% сотрудников;
  • на посещающих виртуальные магазины приходится 15%;
  • на букмекерских сайтах «висят» 11%;
  • 10 работают дополнительно;
  • 9% играют;
  • 6% подбирают туры для отпуска;
  • 8% откровенно «убивают» день – смотрят фильмы, ролики на Ютубе, читают, заглядывают на порносайты.

Каждый служащий отвлекается в течение трудового дня на 60-180 минут, что выливается в среднем в потерю 25% времени.

Причины неэффективного расходования рабочего времени

Опоздание

Потеря времени происходит по многим причинам, которые можно объединить в две группы: личные и рабочие. К личным относятся:

  • опоздания;
  • частые перекуры или кофепития;
  • преждевременный уход с работы;
  • профессиональное выгорание, при котором работнику становиться сложно собраться, сосредоточиться и т. п.;
  • «зависание» в интернете;
  • семейные проблемы;
  • несобранность, низкий уровень самоорганизации.

К рабочим относятся:

  • перебои с электричеством;
  • нарушение поставок ресурсов;
  • частые совещания;
  • перегруженность;
  • отвлечение для решения вопросов, не связанных с выполнением должностных обязанностей.

Для чего нужен контроль рабочего времени

Чтобы снизить временнЫе потери, а с ними и производственные потери, необходимо рационализировать распределение часов работы, т. е. исключить всё, что приводит к пустой его трате.

Мужчина за ноутбуком

А сделать это можно, установив жёсткий контроль за тем:

  • когда служащие приходят в офис, уходят домой, покидают ли кабинеты в течение дня;
  • как часто и на что работники отвлекаются;
  • соблюдаются ли дедлайны или постоянно срываются;
  • задерживаются ли служащие сверхурочно и по какой причине;
  • кто и сколько часов тратит на решение задач, не связанных с работой или исполнением своих обязанностей.

При этом контролировать придется каждого служащего.

Методы контроля

Их можно разделить на две группы:

  • контролирующие дисциплину;
  • контролирующие детальное наполнение трудочасов.

Отследить нарушения дисциплины помогут:

  1. Организация пропускной системы. Её можно сделать автоматической, при которой сканер считывает данные пропуска или биометрию работника. Но можно посадить вахтёра, который будет отмечать часы прихода и ухода в журнале под роспись.
  2. Установление видеонаблюдения на проходной, в коридорах, на входе в отдел. Этот приём также хорошо фиксирует появление на рабочем месте и уход с работы. Камеры в коридоре помогут установить, как часто человек покидает своё место и для каких целей.
  3. Табели, в которых отдельный клерк (обычно из бухгалтерии) отмечает отсутствие человека на работе (больничные, отпуска, прогулы), а также фиксирует общие отработанные часы.
Контроль рабочего времени

Другая группа контролирующих методов позволит установить, чем персонал занимается на местах в течение дня. К ней относятся:

  1. Электронные системы учёта времени. Это ПО, собирающее данные о рабочем процессе, анализирующее их и выдающее результат в форме отчёта.
  2. Хронометраж (таймлайн). Сотрудник в течение дня ведёт подробную запись (например, раз в полчаса) того, что делал, например: писал отчёт, звонил клиентам, проводил исследование. Хронометраж можно проводить в ручном или электронном режиме. Однако назвать метод высокоэффективным сложно, поскольку он основан на честности служащего, а на это можно рассчитывать не всегда. И второй момент – у персонала появляется дополнительная отвлекающая нагрузка: составлять таблицу, заполнять её, вовремя отправлять начальству.
  3. Ежедневные утренние планёрки. Каждый сотрудник с утра получает задачу на день, а на следующее утро должен отчитаться о выполнении. Метод действенный при условии, что задачи ставятся разумные и выполнимые.
  4. Программы-шпионы. Метод эффективный, но спорный с точки зрения закона. С одной стороны он позволяет отслеживать поведение работника в сети, включая переписку, удалённо делать снимки экрана монитора, записывать переговоры, включая личные. Но такие программы нарушают право личности на конфиденциальность личной переписки, что чревато судом для работодателя.

Контролирующих методик много, однако каждая из них имеет недостатки, снижающие эффективность. При этом внедрение одного метода не поможет. Например, если только автоматизировать проходную, можно увидеть, когда персонал приходит и уходит, но нельзя отследить, чем он занимается в течение дня. Если разметить везде камеры, это может создать психологическую напряженность в коллективе: работникам сложно будет сосредоточиться, когда за ними повсюду следят. Если заставить людей вести хронометраж, сложно проверить достоверность информации.

Автоматический учёт

Внедрение технологий, автоматизирующих контроль за распределением рабочего времени, – это выход из положения, решение проблемы контроля без побочных трудностей. Автоматизированные системы контроля:

  • обеспечат качественный мониторинг, поскольку одновременно работают по многим направлениям;
  • обеспечат объективность данных;
  • позволят не тратиться на внедрение нескольких методов;
  • освободят персонал от составления дополнительных отчётов.

Что может программа автоматического контроля

Время
  1. Отслеживать начало и окончание работы человека на основании данных о включении и выключении компьютера.
  2. Выявлять перегруженных работников. Эти сведения также можно получить из мониторинга выполняемых задач на компьютере.
  3. Определить, чем каждый работник занимался в течение дня. Для этого программа проанализирует, какие приложения, а также интернет-страницы открывались.
  4. Фиксировать, находится служащий за компьютером или отсутствует.
  5. Делать периодические скриншоты экрана, что рисует объективную картину того, чем занят сотрудник.
  6. Снимает необходимость ведение табелей.

Применение полученной информации

Поскольку программа автоматизированного мониторинга не только отслеживает, но и сводит полученную информацию в готовый отчёт, легко установить:

  • насколько загружен персонал;
  • сотрудников, которые постоянно нарушают трудовой регламент;
  • что отвлекает людей от работы;
  • общие временнЫе затраты сотрудника или отдела при выполнении задач;
  • тех, кто успешно справляется с нагрузкой.

На основании полученной информации руководитель может:

  • принять решение о наказании или поощрении отличившихся работников;
  • установить личности, имитирующие деятельность (такие люди склонны в буквальном смысле саботировать трудовой процесс, вводя в заблуждение коллег и руководство, подделывая данные, создавая ложные отчёты, подтверждающие их деятельность, маскируя упущения, недостатки и просчёты)
  • выяснить, какие сотрудники перегружены и почему (за всё берутся или просто не хватает квалификации);
  • выявить недостатки в организации работы отделов и оптимизировать их, например, неправильная организация делопроизводства затягивает поиск нужных документов;
  • отказаться от частых планёрок, сдачи бумажных отчётов, которые также отнимают по несколько часов в неделю.

При этом внедрение автоматического контроля не оказывает на персонал психологического давления из-за постоянной слежки, не нарушает тайну их личной жизни, переписки, телефонных переговоров. Также она позволяет каждому взглянуть на себя со стороны: многие даже не догадываются, сколько часов тратят впустую на службе. Данные, полученные при помощи автоматической системы, порядочного сотрудника не обидят, а, напротив, мобилизуют. Одновременно позволят вывести на чистую воду тех, чей КПД приближается к нулю, и избавиться от них.

Чем может помочь FollowUP

FollowUP

Наша компания на основе искусственного интеллекта разработала удобный сервис – Al-секретаря (программу-секретаря), а теперь адаптирует её под любой тип бизнеса. Al-секретарь:

  • транскрибирует разговоры (переводит из аудиоформата в текст);
  • фиксирует договорённости, задачи, сроки и ответственных лиц;
  • рассылает материалы онлайн встречи её участникам.

Интегрировав наш продукт в свой календарь, вы будете получать саммари через 15 минут после окончания каждой встречи, где будут выделены:

  • все ключевые моменты переговоров;
  • участники и их роли;
  • предложения;
  • вопросы, на которые пока не найдены ответы.

Точность транскрибации составляет 98%, что гарантирует сохранность всей информации.

Наши адаптированные разработки уже применяются в сфере:

  • образования, помогая записывать лекции с выделением важных моментов;
  • медиа для создания транскрибов и субтитров к видео;
  • рекрутинга, облегчая подбор наиболее перспективных кандидатов;
  • проектирования для записей совещаний и принятых решений;
  • маркетинга для эффективной реализации профильных задач.

Наша компания гарантирует полную конфиденциальность ваших переговоров: транскрибация и саммаризация производятся на наших серверах и хранятся в защищённых базах данных.
После каждой видеовстречи или конференции сотрудники компании вынуждены тратить несколько часов на составление письменных отчётов. Внедрение Al-секретаря позволит ликвидировать одну из весомых причин неэффективного использования рабочего времени.

Автоматическое резюме встреч в Zoom / Google Meets / Microsoft Teams

Подробнее